面接後のお礼メールの書き方とポイント｜簡潔に感謝と熱意を伝えよう

面接後のお礼メールは必要なのか

面接した後に、お礼メールをする必要があるのでしょうか。答えは、「お礼メールをすることで、場合によっては評価を得ることもある」になります。ただ、お礼メールは人によって意見が分かれており、送るタイミングや作成ポイントがよくわからないという人も多いようです。

この記事では、お礼メールの合否への影響、お礼メールを送るときの注意点や作成のポイントなどを紹介し、さらに例文を記載しています。ぜひ、お礼メールを作成する際の参考にしてください。

面接のお礼メールは合否に左右するのか

気になるところは、面接のお礼メールを送らなかったら合否に影響するのだろうかということ。もし、影響を与えるとしたらどのような場合かをみてみましょう。

直接採用結果に影響することはない

面接後にお礼メールを送るのは、担当者への感謝の気持ちを表すものです。たとえお礼メールを送らなかったからと言ってビジネスマナーに反してはいませんし、合否に関係することもありません。企業の合否は、面接した人のスキルや人間性、その人の強みなど多方面で総合的に判断するので、お礼メールではあまり左右されないと考えて大丈夫です。

ただ、感謝のメールが来たら、面接担当者はその面接者に対してよい印象を持たれることは確かです。お礼メールが来たことに対して熱意も感じるでしょう。そのため、第1志望の就職先の場合は、お礼メールで少しでも印象良くして企業に入りたいという熱意を示すのがおすすめです。

採用結果に影響が出るケースもある

面接後のお礼メールが影響あるケースは、人事担当者が2人のうちどちらを採用しようか迷っているときです。担当者は、お礼メールを見て、その人の意欲や感謝の気持ちをみて採用される可能性があります。感謝の言葉を贈られたら、担当者は悪い気はしないものです。

また、大手企業だと非常に多くの人が面接に来るので、お礼メールまでは見られないかもしれません。しかし、中小企業やベンチャー企業だと少人数から選ぶので、お礼メールがあったことも評価の対象になる可能性があります。

中小企業やベンチャー企業は、個性的な創造性ある人材や意慾のある人材を欲しているので、メールから光るものを見いだしてもらえるかもしれないということは覚えておきましょう。

よく考えてお礼メールを送ろう

お礼メールは感謝の気持ちがこもっていて、人事担当者に好印象を与える場合が多いですが、担当者によっては計算高いと思って悪い印象になることもあります。また、大手企業のように採用人数が多い場合は、人事担当者がお礼メールをすべて見られないことも考えられます。

一般のメールの数だけでも多いのに、お礼メールまできたら煩わしく思われることもあります。企業へ面接後のお礼メールを送るときは、企業の規模も考慮に入れて送るといいでしょう。大手企業へお礼メールを送る際は、下に述べているように件名で内容と誰からのものかわかるようにし、シンプルなメール内容にします。

面接のお礼メールを送るときの注意点

面接のお礼メールを送るタイミングや送る相手、メール以外の方法も考慮するなど、担当者の印象をよくすることに注意してメールを送りましょう。

面接後すぐに送る

担当者にお礼メールを送るタイミングは、面接日の翌日までに送信することがベストです。それ以上遅れると担当者の印象が薄くなります。できるのであれば面接が終わった後、少しでも早く送る方がいいでしょう。早ければ早いほど、面接官は面接した人と話した内容やその人の特徴を覚えています。

お礼メールの内容に、面接で逆質問された内容や面接官と話した内容も少し盛り込むと、より鮮明に面接した様子が鮮明に残るかもしれません。面接担当者に送信する際は、仕事時間内にメールが届くように気をつけましょう。

メールはパソコンで作成する

メールの作成はパソコンで作成しましょう。スマホで作成すると、送信した際に改行がバランスが崩れていたり、初期設定されているスマホの署名が入ったりします。

企業の担当者は、パソコンでメールを管理していることが多いので、相手とメール環境が近いパソコンで送るようにしましょう。

企業の採用担当者あてのメールなので、絵文字や「○○さんと意気投合しましたね」などの話し言葉でメールを送ることはマナーに反します。必ず、「です」「ます」調の丁寧な文章を作成し、担当者に対して敬語や謙譲語を用いて表現します。

お礼メールは担当者のアドレスに送る

面接のときに、採用担当者からいただいた名刺にメールアドレスが記されていたら、採用担当者のメールアドレスあてにお礼メールを送るのが基本です。もし、メールアドレスが分からない場合は、ホームページや資料に記載されている採用窓口のメールアドレスあてにお礼メールを送信します。

複数の面接官の場合は状況によって送り分ける

面接官が複数いる場合は、誰にメールを送ろうか迷うものです。全員のメールアドレスが名刺に書いてあったら、担当者全員に送っても構いませんが、一般的には採用実務担当者のメールアドレスに送るだけでいいでしょう。

そして、メールの文章内に、他の面接官に対して「他の面接官の方（名刺の肩書や名前がわかればそれを入れる）にもくれぐれもよろしくお伝えください」と記載します。面接のときに、他の面接官と長い時間かけて話が弾んだなら、その面接官のメールアドレスにお礼メールを送って感謝を伝えてもいいでしょう。

電話や手紙は避ける

手紙でお礼状を出したいと思われるかもしれませんが、その日に出しても面接先に到着するには数日かかります。すると、面接の印象が薄れるだけでなく、忙しい仕事の時間を割いても担当者が手紙を読む時間が必要です。

すぐに届くメールの方が相手に感謝を伝えるのに適しています。また、電話はすぐに相手に感謝を伝えられますが、忙しい採用担当者の時間をとるので基本的に電話も避けるようにしましょう。

面接のお礼メール作成ポイント

では、面接後のお礼メールを作成するポイントをチェックしましょう。感謝の内容だけでなく、FAX送信と同様、会社名等を忘れないようにしましょう。

お礼メールはシンプルで丁寧な文章で書く

採用人数が少ない企業だと、お礼メールは採用担当者の負担になりませんが、採用人数が多い企業だと担当者がメールを見るだけでも大変な手間です。そのため、お礼メールは、挨拶と結びの言葉以外の本文だけで6～7行以内にしましょう。簡潔な文章で、だらだらした文章を書かないように気を付けます。

さらに、丁寧な文章で企業への熱意や意欲が文章の中に盛り込まれていると、担当者は入社したいという想いを感じることができます。まず、面接をしていただいたことへの感謝を伝えてから、企業への想いを伝えるといいでしょう。

件名は短くても内容がすぐわかるように書く

採用担当者は多くの仕事で忙しくしているうえに、毎日、数百件ものメールをチェックしています。そのため、メールの件名には「面接のお礼　●●（名前）」として、内容が件名だけで判断できるようにします。せっかく、お礼メールを出しても、担当者が見逃しては意味がありません。

忙しい担当者も、件名を見ただけで誰から来たメールでどんな内容かがわかるなら、担当者の印象に残りやすく、読んでもらえる可能性も高いです。

和やかな面接でもお礼メールは丁寧に

面接をする企業によって、緊張する企業もあれば和やかに打ち解けて話せる企業もあります。注意する点は、たとえ打ち解けて話せた企業だとしても、お礼メールの文章は砕けた文章にすることはNGです。どの企業相手に出す場合でも、丁寧に「です」「ます」調の文章で作成しましょう。

担当者が知り合いで平素から付き合いがある相手で、面接も和やかに行われたとしても、お礼メールは丁寧な文章にします。内容は感謝だけでなく、志望している企業への熱意や想いを込めると、担当者はメールの相手を気に留めやすくなります。

誤字脱字がないか送信前にチェックする

メールの文章に誤字脱字が多いと、お礼メールを送ったことで、かえって注意力が散漫な人だという評価を受けてしまいます。お礼メールを送信する前に、必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。面接での評価がよくても、お礼メールで評価を下げてしまうことになりかねません。

文章の中で助詞の使い方や敬語の使い方も正しいかどうかをチェックしましょう。担当者やそれ以外の面接官へは尊敬語を使い、自分のことを述べるときはへりくだって謙譲語を用います。

正式な会社名と担当者名を明記する

お礼メールを会社への正式なFAX通信と同じだと考えてください。FAXを送信するときは、一般に右上に日付、次の段の左側に相手企業名、担当者名を入れて、その下の右側に自分の会社名や名前を入れて送信します。

それと同じように、メールの書き出しは、面接先の会社名と採用実務担当者名（○○様）を間違えしないように正確にいれます。名前がわからないなら、「採用担当者様」とするといいでしょう。会社名は、（株）○○ではなく、○○株式会社と略さずに会社の正式名で記入します。

メールの署名をきちんと書く

感謝と企業への想いを伝える文章を入れた最後に、自分の署名をきちんと入れます。どこかの会社から宣伝メールなどが入ってくるときに、下部にはその会社名、住所、メールアドレス、電話番号が記されていることを見たことがあると思います。

お礼メールでも、自分の署名には「自分の名前」、「住所」、「メールアドレス」、「電話番号」を順に入力して、お礼メールを締めくくります。

返信不要の旨を記入する

担当者へのお礼メールをもらうことで、意欲や熱意が伝わりますが、担当者には返信の手間ができて負担に感じるかもしれません。忙しい担当者の負担にならないようにするためにも返信不要の旨をメール内容にいれるようにしましょう。

そのように入れておけば、担当者の負担にならないようにするだけでなく、返信がないと悩むこともありません。文章としては「なお、このメールへのご返信は不要でかまいません」とか「ご多忙のことと思いますので、メールの返信には及びません」などと丁寧な柔らかい言葉遣いにします。

返信が来たらすぐに返す

お礼メールを出して、たまに面接先からメールの返信が届くことがあります。その時は、返信に対するお礼のメールをすぐに返すようにします。メールをすぐに返すことで、その企業へ入社したいという気持ちの現れとみなされます。

企業とのメールのやり取りでは、企業からのメールで終わるのではなく、自分が送ったメールでやり取りが締めくくられるようにしましょう。その方が好感度があがります。

オリジナリティを盛り込んだメールを書く

お礼メールは、面接先の企業への感謝と意欲や熱意などを示すためのものなので、例文をそのまま利用しては無難な文章で伝わり方が弱くなります。文章には、面接を受けさせていただいたお礼、その企業に対する想いや自分が入社したいと強く思っていること、面接でさらに伝えたかったことなどを、オリジナルの文章で個性を強くアピールしたものにしましょう。

簡潔でいてかつ自分の想いを入れたお礼メールだと、読んだ担当者が誰からのメールかをチェックし、しっかりと印象に残るでしょう。

面接後のお礼メールの例文

では、面接後のお礼メールの例文を3種類あげますので、それを参考にしてオリジナリティあるお礼メールを作成してください。

【1】一般的な面接後のお礼メール例文

面接先へのお礼メールを書く順番は、

の順が一般的です。書き出し文の挨拶や感謝を伝える部分、結びの文と署名はしっかりと丁寧に記入します。

【2】複数の面接官のうち一人に送る場合

面接官が複数いる場合には、その中の一人にメールを送り、最後に他の面接官にも「くれぐれもよろしくお伝えください」の言葉を入れます。

【3】採用窓口のアドレスに送る場合

採用担当者の名前が分かっている場合は、宛先に担当者の肩書と名前を入れますが、わからない場合は採用担当者様と入れます。そして、最後の結び文に「面接担当者様にもよろしくお伝えいただけると幸いです」と入れます。

面接後のお礼メールで感謝の気持ちを伝えよう

面接後のお礼メールは合否に直接影響するものではありませんが、中小企業などや2人のどちらを採用するか迷っている場合は、お礼メールが影響を与えるケースもあります。お礼メールは、面接をしていただいたことの感謝の気持ちを伝えて、面接先に入社したいという意欲や熱意を感じ取れる内容にしましょう。

それでいて、簡潔で採用担当者に手間をとらせないことが大切です。お礼メールで感謝や熱意などがあると、担当者は悪い気はしないでしょう。