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退職願の封筒の選び方や書き方について。正しいルールを知っておこう

退職願の用紙については、会社側で指定し記入用に渡されることがあります。その場合でも用紙のみで提出することはルール違反です。封筒にいれて提出することが一般的です。退職願を同封する封筒の選び方や書き方など正しいルールについて知っておきましょう。

退職願の封筒にも決まりがある

退職願を提出する場合、書式や、書き方は会社独自のものや、指定されたものがあり、それにならって書いていけば失敗はありません。またネットにも、いろいろなパターンの書き方が細かく説明されています。

ですが退職願を入れる封筒についての情報はあまり多くありません。退職願をいれる封筒にもルール(マナー)があることをご存じでしょうか?ここでは正しい封筒の選び方や書き方、封筒への折り方などをご紹介していきますので、確認していきましょう。

退職願の封筒の選び方

退職願をいれる封筒を用意する際になにを基準に選べば良いでしょうか?封筒のサイズや色。またこれらの購入先はどこかを知っておきましょう。

?退職願のサイズに合わせる

退職願の封筒は、なかに入る用紙のサイズによって決まります。退職願は、会社より特に指定がなければ、3つ折りにして入れるのが一般的です。3つ折りにしたサイズに合う封筒を選びましょう。会社指定の用紙がある場合でも、封筒は自分で用意するところが多いので、事前に用紙のサイズの確認がとれる場合は確認してから用意しましょう。

  • 退職願がA4の場合…長形3号
  • 退職願がB5の場合…長形4号

またサイズがわからない場合や、サイズが異なり一般的な封筒のサイズではいらなかった場合は、大きめな封筒より、少し小さめな封筒を選びましょう。退職願は手渡しすることが多いので、相手がすぐ確認してポケットにしまえるという理由から、用紙にあった封筒か、少し小さめを用意しましょう。

無地で白色の封筒を選ぶ

退職願を入れるための用意する封筒は「白色」が基本です。可能であれば身が透けない二重構造の封筒がいいでしょう。また直接渡すことが多いので、郵便番号欄がないものがあるといいでしょう。退職願は公式な書類で記録として残りますので、事務処理や領収書などを入れるための日頃の事務的な茶色い封筒は不適切ですので使用しないように注意しましょう。

購入場所はどこでもいい

購入場所は特に指定などない会社がほとんどです。最近ではコンビニなどにも用紙とセットのものが売られていたり、100円ショップなどにもおいてあったりすることがあります。文房具の専門店やネットでも構いません。封筒だけで探すのが難しい場合は、用紙セットや書き方の指南書についていることもあります。

退職願を出すことがきまりましたら、早めの準備をしておきましょう。購入場所を確認されることも、購入場所によって受理を断られることもありません。正しい封筒を用意しておきましょう。

退職願の封筒の書き方

退職願の用意ができたら、退職願をいれる封筒にも書くことの決まりがあります。どのような筆記用具を用意して表、裏にどのようなことを書けば良いのかをきちんと知っておきましょう。

黒いペンを使う

退職願の封筒で使用するペンには特に決まりはありませんが、色は「黒色」を使用します。できれば黒のボールペンや、万年筆など細めなもので記載することが望ましいといわれています。退職願自体が会社にとっては、あまりよいイメージではないので、筆ペン、マジック、サインペンでは、文字が太く目立ちすぎてしまうことがあります。退職願をいれる封筒に書く場合は細めの黒のペンを用意しましょう。

表面の中央に書く

封筒の表面の中央には黒色のボールペンか万年筆で、一般的には縦書きです。まず「退職願」と書きます。そのときに目安としては、中央の少し上よりに書くとバランスよく見えます。気をつける点は、文字の大きさです。あまり大きく書かないこと。また書く時には、必ず中になにもはいっていない状態で書きましょう。退職願に跡がついてしまうことがあります。

先に封筒に(表、裏)書いてから中に入れるようにしましょう。また書き間違えてしまった場合には、新しいもので書き直しをすることが必要です。決して修正ペン等は使用しないようにしましょう。

裏面は部署名と氏名

封筒の裏面左下には、表面同様に縦書きです。所属部署名と名前を書きます。最初に所属部署名を書きます。次の行に名前をフルネームで書きます。手渡しする場合は住所などを書く必要はありません。こちらも黒色のボールペンか、万年筆で、大きすぎないように注意して丁寧に書くことを心がけましょう。

こちらも書き間違えてしまった場合には、新しい封筒を用意して最初からです。修正ペンなどは使用しないことが重要です。

縦書きで書く

退職願が縦書きでも、横書きでも、封筒は縦書きで書くことが基本です。これは一般的にビジネスマナーとして会社に提出するもの(公式、正式なもの)は、縦書きのほうがより丁寧な印象を相手にあたえるといわれているからです。
退職願が受理されて、手続きを順調に進めるためにも、封筒は縦書きで書くことが大切です。ただし会社より指定があった場合はその指示に従いましょう。

封筒への退職願の入れ方

退職願を封筒に入れる時の折り方にもマナーがあります。3つ折りにする入れ方が一般的です。受け取り側がすぐに確認できるためです。またあまり折ジワをつけないことなど一般的なビジネスマナー(ルール)のひとつとして知っておくことが必要です。

文面を内側に折る

退職願を封筒に入れる際には、文面を内側にして3つ折りがとても一般的です。またそのときに、上部(書面の裏側右上)が封筒裏の右上裏面に重なるようにします。これは受け取り側がすぐに確認することができて、しまえるための配慮です。

封筒にきちんと入らない場合には、4つ折りでも構いません。ただしこれ以上折らないといけない場合は、封筒のサイズを変える必要があります。これは折る回数が多くなりますと退職願に折ジワが多くなり読みにくくなってしまいます。また封筒に厚みが出てしまいます。

折り方が心配な場合は、定規を使用して、きれいに折ることや、何度か違う用紙で練習をしてから折るようにしましょう。

【参照リンク:http://career-theory.net/how-to-fold-letter-of-resignation-3743?】

折れないように入れる

退職願は内側の端と外側の端を合わせて軽く目印がわりに折ってから、それにあわせて丁寧に折っていきます。心配な場合は定規などをつかって折ってもいいでしょう。封筒の裏側右上に、退職願の書き出し部分がくるように封筒にいれていきます。これは受け取り側が、封筒を開けたときに冒頭部分が最初にきていて読みやすくするためです。

また封筒にいれるときには、強く押しこんで、余計なしわや折れがつかないように注意しましょう。途中でひっかかってしまったり、上手く入らなくなってしまったりした場合には、一度取り出してから、入れ直してみてください。無理にいれようとしますとせっかく丁寧に書かれた退職願いが汚れたり、折れたり、しわが寄ってしまったりする場合があります。

封筒に入れたものは提出前に汚れたり、折れたりしないようにクリアファイルなどにいれて保管しておくことが必要です。

のり付けはしない

退職願の封筒は基本的には、のり付けは必要ありません。手渡しが一般的な提出方法であるということと、受け取り側が内容をすぐに確認するために、のり付けは不要です。ただしその場合も封筒のフラップ部分は必ずおりまげておきましょう。

もともとのりがついている封筒を用意した場合は、見栄えを考慮して封をしても構いません。ただし封をした場合は、必ず「〆」マークを書くことがビジネスのマナーになっています。

また郵送で退職願を出す場合にも封をして「〆」マークを書いておくことがマナーとなっています。郵送で送る場合には「添え状」を同封することがマナーです。また退職願を入れた封筒より一回り大きな封筒(白)にいれて出すことも覚えておきましょう。

ストレスと疲労

円満退社をするためには封筒にも気を配ろう

退職願は会社によっては、会社独自の書式が既に用意されていることがあります。一方自分で用意する際には、ネットや書籍などいろいろなところにひな型や見本がのっています。それらを参考にして、きちんと記載すれば何も問題はありません。

また提出する際の封筒にも、いろいろなマナーやルールが存在することをみてきました。サイズや色、書き方に適した筆記具、そして封筒への入れ方など、細かいところで社会人としての常識が問われると言ってもよいでしょう。封筒に関しても会社独自のもの、書式等の有無は事前に確認しておくことが必要となります。

退職願は会社に提出する公式な書類です。会社にとっては少なからずいいイメージのものではありません。提出する際の配慮やマナーを守り、封筒にも不備のないよう気を配りたいものです。それまでお世話になった会社に対しては、きちんと最後まで対応してスッキリと円満退社できるように、前もって準備を進めていきましょう。

LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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