ビジネスメールの返信マナーで気をつけたいポイントを抑えよう
ビジネスメールの返信マナーが合っているか不安
ビジネスメールは、仕事を円滑に進めるために欠かせないツールです。職場の上司や取引先の相手などに送る場合は、メールの良し悪しによって仕事に影響を及ぼすため、簡単なメールでも慎重になってしまうことでしょう。
しかし、正しいルールやマナーを身につけると自信がつき、不安を取り除くことができます。どのような返信の仕方をすれば、ビジネスマナーを弁えていることになるのでしょうか。返信のタイミングや改行の仕方など、細かいポイントについて見ていきましょう。
ビジネスメール返信の基本マナー
意外と知らない件名の書き方
件名は、メールの本文よりも先に目が留まる項目であり、メール全体の印象を左右する重要な役割を担っています。そのため、返信メールを送る際は他のメールと区別するためにも、返信メールを意味する「Re」マークをつけるようにしましょう。
あらかじめ件名がつけられたメールに返信する場合は、なるべく元のタイトルを変更せずに、そのまま先頭に付け加えるだけにしましょう。
件名がつけられていないメールの場合は、単に「Re」マークのみでも問題はありませんが、メールの概要を表す件名を加えた方が、メールの内容が分かりやすくなります。もし、件名が何も思い浮かばない場合は、日付や宛名を入力するだけでもいいでしょう。
返信は24時間以内にしよう
家族や友達とするメールと違って、ビジネスメールはできるだけ迅速な返信が求められます。では、一体どのくらいで返信するのがマナーなのでしょうか。
2017年に、日本ビジネスメール協会がおこなったアンケート調査によると、全体の7割以上の人が「24時間以内に返信が来ないと遅く感じる」という結果が得られました。このことから、メールの返信は一般的に24時間以内におこなうのが目安です。
あまりにもメールの返信が遅いと、誠意を感じることができず、信頼関係に影響する恐れがあります。そのため、ビジネスメールは24時間以内の返信を心がけ、遅れた場合はお詫びの言葉を添えるようにしましょう。
メールのやりとりは長くしすぎない
ビジネスメールでは、要点を分かりやすくまとめた文章が求められます。要点が分かりづらい文章の場合、読解に時間がかかったり不明点を尋ねたりしているうちに、メールのやりとりが増えていきます。
やりとりが多くなると仕事の進捗率が低下するだけでなく、長時間相手を拘束することにより、嫌悪感を抱かれてしまう可能性があります。そうなると、仕事や取引に悪影響を及ぼすと言っても過言ではありません。このような事態を避けるため、メールのやりとりが少なくなるように、スマートな文章を心がけていきましょう。
忘れてはいけない引用の使い方
多くのメールには、引用機能が備わっています。メールにおける引用とは、返信の元となるメールの文章を、本文中にそのまま盛り込む機能です。引用には、大きく分けて2種類の方法があります。
1つ目は、全文引用です。全文引用は、元となるメールの文章の最初から最後までを引用する方法です。この場合、宛先や件名を含める場合もあります。2つ目は、部分引用です。部分引用は、文章の一部を引用する方法で、引用した文章に対する返答を明確に記すことができます。
複数の質問に回答するような場合は、質問と回答を記号で区別したり、質問ごとに改行を加えたりすると、より読みやすい文章になります。
メールは自分から止めずに最後まで返信する
ビジネスメールのやりとりをする場合は、自分からメールを止めずに、最後まで返信するようにしましょう。相手のアクションに対して自分のリアクションを返すことで、相手よりもへりくだった印象を与えることができます。また、返事をおろそかにしない様子から、相手や仕事を重んじている姿勢を感じ取ることができます。
逆に、メールの返事が返ってこないような人は、相手に対する敬意や仕事に対する誠意を感じ取ることができません。このように、メールのやりとりからも人柄が判断されてしまいがちであるため、些細なメールでもこまめに返信するのが賢明だといえるでしょう。
知っていると便利な返信メールの例文
基本中の基本のお礼のメール
本日はお忙しい中、打ち合わせに時間を割いてくださり、誠にありがとうございました。
普段は耳にすることのできない貴重なお話を伺えて、大変勉強になりました。
貴社から提案していただいた新規プロジェクトの件について、○○様のアドバイスを参考にしながら、プロジェクトを進めていきたい所存でございます。
メールにて恐縮ですが、今後ともよろしくお願い申し上げます。
お礼のメールを送るタイミングは、できるだけ当日中に、少なくとも24時間以内に送るのがいいでしょう。長い時間が経ってしまうと、感謝の気持ちが伝わりづらくなります。
ビジネスでよく使う報告メール
お疲れ様です。営業部の○○です。
本日、●●商店を訪問した件についてご報告いたします。
経理担当の◇◇さんと相談した結果、今シーズンは当社の商品の納入が難しいとのことでした。また、今後の納品スケジュールについても変更依頼がありましたので、納期を調整する必要があります。
詳細は、後日ミーティングにてお伝えしますので、ご都合のいい日時を教えていただけると幸いです。何卒よろしくお願いします。
報告メールでは、事実を正確に伝える必要があります。そのため、具体的な日時や取引先の名称、担当者の名前などの細かい情報も記載するようにしましょう。余計な情報はのせずに、シンプルな文章を心がけることが大切ですが、敬語や書き出しの一言など、最低限のビジネスマナーを忘れないようにしましょう。
文面が難しい催促メール
お世話になっております。○○会社、営業部の◇◇です。
先ごろは、突然の訪問にもかかわらず丁寧に対応をしていただき、誠にありがとうございました。
その際にご案内いただいた商品サンプル送付の件、その後いかがでしょうか。本日は予定より3日経過していますが、まだ到着を確認できておりません。
もしかしたら、宛先や住所に不備があったのではないかと思い連絡に上がりました。既にご送付いただいており、行き違いのメールでしたら申し訳ございません。
もし送付が難しいようでしたら、こちらから貴社にお伺いすることも可能ですので、遠慮なくお申し付けくださいませ。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いします。
催促メールを送る際に気をつけたいのが、相手に不快感を与えないことです。そのため、いきなり本題から入るのではなく、最初に何かお礼の言葉を述べるようにしましょう。
このお礼は、近々お世話になった出来事など、必ずしもメールと関連がある話題を選ぶ必要はありません。最初にお礼を述べることで、文面に角が立つのを防ぎます。
また、相手の不備だと決めつけるのではなく、自分に不備がある可能性を示すことで、相手よりもへりくだった印象を与えることができます。さらに、送付以外の選択肢を掲示することで、不測の事態にも柔軟に対応できる姿勢がうかがえます。
低姿勢が大事な断りのメール
先程、懇親会のお誘いメールをいただき、誠にありがとうございました。入社して間もなく未熟な身の上の私ですが、先輩方の温かいお心遣いに、痛く感動しております。
せっかく誘っていただいたのですが、あいにくスケジュールの都合が悪く、今回の参加は断念したいと思います。皆さんとの親交を深める貴重な会に参加することができず、非常に残念な気持ちでいっぱいです。
スケジュールの都合があう会食などは、ぜひ参加したいと考えておりますので、また機会がありましたらお声掛けくださいませ。
先輩方のご期待に沿えない返答となってしまいましたが、今後も変わらぬお付き合いのほどお願い申し上げます。
断りのメールは、相手や内容に関わらず誰もが送りづらいと感じる内容です。そのため、言葉を慎重に選んで、相手の気分を損ねないようにすることが大切です。カジュアルな言葉は慎み、尊敬語や謙譲語を意識した文章を心がけましょう。また、断りの文面だけでなく、自分の感情や意見を交えた文章にすると、気持ちの伝わりやすい文章になります。
ビジネスメールを返信するときの注意点
言葉は慎重に選んで返信しよう
メールは、電話と違って文章のみのコミュニケーションであるため、感情が伝わりにくいという特徴があります。そのため、言い回しや言葉尻などの一言一句に、細心の注意を払いながら文章を作成する必要があります。
例えば、自分から相手にメールを送る場合は、敬語や丁寧語を正しく使い分けなければなりません。もし、使い方や使いどころを間違えてしまうと、相手に対して失礼に当たるだけでなく、社会人として正しい日本語を身につけていない人物だと思われてしまいます。
また、メールの場合、話し言葉よりも書き言葉の方が適しています。このように、社会人として恥ずかしくない文章を作成するためには、正しい日本語を身につけ、尊敬語や謙譲語を正しく使い分けることが大切です。
フォーマットは崩してはいけない
ビジネスメールには、典型的なフォーマットがあります。まず、本文の一番上に宛先を記入し,団体宛ての場合は「御中」を、個人宛ての場合は「様」という敬称をつけましょう。また個人宛ての場合は、名前の前に企業名や所属部署、役職なども忘れずに。
そして、本題に入る前に簡単な挨拶を述べてから、そのあとに自分の名前を名乗ります。フルネームである必要はありませんが、宛先と同じように会社名や部署名も添えると誤解がありません。
そして本文の最後は、結びの言葉で締めくくるようにしましょう。さらに本文の下に、差出人の名前やメールアドレス、会社の所在地や連絡先などの基本情報をのせれば、マナーを弁えたビジネスメールの完成です。
メール本文に自信がなければ二重確認をしよう
メールを返信する前に、1度自分で文章を読み返してみましょう。誤字や脱字、不自然な日本語がないかチェックします。この時、少しでも違和感のある表現を見つけたら、調べて確認することをおすすめします。
もし1回だけの確認で不安な場合は、再度読み返してみましょう。2回読み返すことで、より文章の精度を高めることができます。また、自分の公正に自信がない場合は、自分以外の人にチェックしてもらうという手もあります。
自分では気づけなった間違いを発見できたり、有益なアドバイスがもらえたりするなど、文章スキルの向上にもつながります。
携帯での返信はパソコンだと読みづらい
メールを返信するときに気をつけたいのが、スマホとパソコンの画面表示の違いです。当然ながら、スマホの画面はパソコンよりも幅が狭いため、スマホの表示では読みやすい文章でも、パソコンで見ると不自然な改行や段落が多くなってしまいます。
パソコンでも読みやすい文章にするポイントは、適度な改行を入れることです。文章のまとまりごとに1行分のスペースを空けると、パソコンで読みやすい構図となります。しかし、パソコンからスマホに返信する場合も、同様に読みづらくなってしまうため、こちらは改行が多くなり過ぎないように注意しましょう。
相手に好印象を持たれるメール返信を心がけよう
メールは、あくまでコミュニケーションツールの1つです。自分の他にもう1人相手がいることで成り立っています。円滑なコミュニケーションをおこなうには、言葉遣いやマナーに配慮した相手にとって読みやすいメールを心がけることが大切です。
こうしてお互いがマナーを守ったビジネスメールを送り合えば、円滑に仕事を進めることができるでしょう。その第一歩として、本記事で紹介したポイントや例文を参考にしてみてください。
