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効率よく仕事をこなす方法とは?簡単にできる方法と工夫したい事柄

「どうしたら効率よくできるのか」「効率のよい人は何をしているのか」そんな仕事上での悩みを抱えている人はきっと多いでしょう。そのような人のために、効率のよい人が実際に実践していることをまとめてみました。すぐにできる、簡単なものばかりです。

仕事を効率よくこなすには

毎日のように仕事に追われ、帰宅後はいつもクタクタ。そんな忙しい日々を過ごしてる人はきっと多いでしょう。「自分は仕事の効率が悪い」と感じていたり、上司に「効率よくやってほしい」と言われたりと、悩みを抱えている人も多いです。

効率のよい仕事は昇進につながったり、作業時間が減ったりとメリットな部分がたくさんあります。ひとつひとつの努力で改善することも可能です。人生において、仕事をしている時間はとても大きな割合を占めます。「仕事を効率よくこなす」ということは、人生を有意義に過ごすために、とても大切なことなのです。

効率よく仕事をする人が実践していることを知ろう

同じ職場にいる、仕事のできる人や尊敬している人などの、仕事の進め方を参考にしてみることが、仕事を効率よくこなせようになる一番の近道といえます。参考にする事項は、すぐに始められるものが多いので、色々と試しながら、自分に合ったもの探してみましょう。

目標をしっかり定めている

効率よく仕事をこなす人は、「何をしたらよいのか」ではなく、「なぜそうするべきか」を考えて仕事をおこないます。また、ルーティンをただこなすのではなく、長期的なゴールにつながる、短期的なゴールをコツコツとこなしています。

長期的なゴール、つまり大きな目標は仕事の方向性を作ってくれ、短期的な、小さなゴールは、日々のモチベーションアップへつなげてくれます。半年後や一年後に達成する目標だけでなく、毎日の小さな目標が仕事をする上ではとても重要です。

まずは、達成したい目標を明確にし、最初にしっかりと定めます。そうすることで、自然と集中力ややる気が高まり、よりよく働くことができるでしょう。

得意な仕事から片付けている

意外だと感じる人もいるかと思いますが、苦手なものより、得意なものや好きなものから片付けることで仕事の効率がよくなります。「好きこそものの上手なれ」という言葉があるように、得意な仕事は気持ちが乗りやすく、パフォーマンスもよくなります。

そのような仕事の後であれば、苦手な仕事でも気持ちよく取り掛かりやすくなります。苦手な仕事から始める人であれば、得意な仕事を終わらせてから苦手な仕事に取り掛かるようしましょう。きっと気持ちのもちようや仕事の進み方の違いを感じることができます。

ひとつのタスクに集中している

一日の仕事量が多くても、効率よく仕事をこなすためには、ひとつのことにとことん集中し、完璧にこなしてから、次に取り組むことがとても大切です。複数の作業を並行しておこなう「マルチタスク」は、多くの研究結果でも「仕事上においては効果的ではない」と証明されています。中途半端な仕事は増やさないように、ひとつのタスクに集中して仕事をおこないましょう。

整理整頓ができている

デスク周りが汚れていると、作業するスペースが少なくなるだけでなく、ものを探す時間もかかってしまい、とても仕事の効率が悪くなってしまいます。ですので、常に整理整頓を心がけることが大切です。

また、デスク周りだけでなく、パソコンの中も同じく整理整頓が必要です。フォルダを整理し、資料などが常にどこにあるのかを把握することで、時間短縮につながり、結果的に効率のよい仕事ができるようになるでしょう。

作業時間を区切って行っている

毎日おこなうルーティン作業は、時間を区切ったほうが集中して仕事をすることができます。また、他の仕事に回せる時間を増やせるなどのメリットもあります。しかし、仕事内容によってさまざまですので、仕事に合わせて自分のルールを決めていきましょう。

作業を効率良くさせる仕事術

現在おこなっている仕事に無駄がないか見直したり、改善や廃止をすることは、企業の利益を上げることにもつながります。いかにして短い時間で仕事を終わらせるかが、仕事の効率化には欠かせないポイントです。

そのために、どの部分が効率化できるのかを見直す必要があり、また、どのような手段があるのかも知ることが大切です。改善の道筋に使用できそうなもがあれば、ぜひ実践してみましょう。

メールチェックの時間を決める

作業を効率的にこなすためには、タイミングに合わせた作業をおこなうことが大切です。メールが届くたびに対応していると、集中力が途切れ、結果的に他の仕事に追われてしまう恐れがあります。

朝や退社する前など、「メールチェックは決まった時間のみおこなう」とルール決めをし、それ以外はなるべく見ないようにします。毎回他の仕事を中断してメールを返信する作業から、まとめて返信する作業に変わるため、同じ仕事に集中でき、効率的に時間が使えるようになります。

また、メールチェックの遅れが心配な人は、チェック回数を増やしたり、重要な案件をスケジュールにいれたりするなど、それぞれ自分に合った対策法を取り入れるとよいです。仕事の優先度を守りながら、集中できるタイミングで効率的に仕事を進めていきましょう。 

システムやツールを有効活用する

社内に導入されている場合もあるので今一度確認し、使いこなせていなかった人は、これを機にぜひ活用してみるとよいでしょう。自分に合ったシステムやツールを活用することは、仕事の効率化にとても効果的です。

よく使う挨拶や長い文章、通常では出しにくい漢字などは、単語登録をおこない、「おつ」と記入すれば「お疲れ様です。-でございます。」、「せん」と記入すれば「先日はお問合せの件、ありがとうございました。」などと出せるようにします。

また、ショートカットキーも日常的に使うことで、作業時間を削減することができます。「すべて選択」は「Ctrl+A」、「切り取り」は「Ctrl+X」、「コピー」は「Ctrl+C」、「貼り付け」は「Ctrl+V」、「保存」は「Ctrl+S」、「検索」は「Ctrl+F」が代表的な例です。

システムやツールは分かっているつもりでも、忘れていたりする人が意外と多いです。一つの作業で短縮できる時間は数秒ほどでも、ちりも積もれば膨大な時間になるので、ぜひ自分の仕事内容を見直し、活用してみましょう。

紙を減らす

紙ベースの作業を減らし、データ化をおこなうことで、資料などを探す手間がなくなり、パソコンなどで情報の共有や閲覧を高速化することができるとともに、情報をさまざまな観点でグラフ化することができるので、分析に役立つなどの作業の効率アップにつながります。

また、紙を使用しないので、印刷や保管にかかるコストを削減することもできます。紙ベースの作業では、作成や共有に時間がかかったり、保管のために物理的なスペースが必要だったり、形式の統一化が難しかったりと、思っている以上にデメリットな部分は多いです。

紙ベースの作業を減らすことは、手間やコストの削減につながるため、個人で減らせれる部分はなるべく減らすことがとても大切です。

全体のスケジュールを把握する

業務全体を意識することで優先順位がつけやすく、業務の無駄を減らすとともに、計画して仕事を進めることができるため、効率よく仕事をおこなうことができます。

優先順位がうまくつけられないと、段取りが悪くなってしまったり、集中力が途切れてしまったりと、効率の悪い仕事へとつながってしまいます。抱えている仕事は一旦全て書き出すことにより、一つ一つに優先順位がつけやすくなるでしょう。

仕事の重要度や、期日が近いものを見極めることもとても大切です。

信頼できる仲間を見つける

どんなときでも効率よく仕事をこなすためには、いざという時に助け合える、信頼できる人たちを周りに置く必要があります。しかし、お互いに信頼できる関係を築くためには、相手を尊重する気持ちがなによりも大切で、ただ仕事をこなしたいからと助けを求めるだけではよい関係は築けません。

相手の実力や経験、考え方などを認め、それに対して自分から先に敬意を示すことで、相手もきっと信頼を置いてくれるようになります。お互いの刺激的な関係が仕事への意欲につながり、結果的に効率のよい仕事ができるようになるでしょう。

決断する速度をあげる

決断を迫られた際は、必ず同じ質問をするようにします。例えば「これは目標を達成させるために必要なことなのか?」という問いの答えがノーであれば、これはやらなくていい仕事なのです。それだけで、会議などの時間を短縮することができます。

また、なかなか決断ができないのであれば、一歩下がって全体像を見ることも大切です。そうすることで、すべきことが明確になり、決断力を磨きあげることができます。

メリハリで仕事効率はグッとあがる

その日の仕事が終わったら、シャットダウンする習慣をつけます。明日しなければいけない仕事を、考えてしまうのは仕方ないですが、メールや仕事関連の確認や閲覧はなるべく避けるようにします。仕事から離れて、趣味や自分の好きなことを楽しむ時間にすることで、脳にもしっかりと仕事が終わったとインプットさせます。その時間管理が、次の日での仕事の集中力を高めてくれ、効率のよい仕事へとつなげてくれます。

一日の終わりにご褒美の時間があると、仕事を早く終わらせる意欲にもつながります。自宅での仕事関連のアプリケーションをすべて閉じることが難しくても、自分へのご褒美は忘れないようにしてあげましょう。

時間を上手く使い仕事の効率化を図ろう

仕事の効率がよくなると、残業が減り、自分の時間や家族の時間を増やせるだけでなく、周りにフォローする時間ができるため、人事評価がよくなったり、重要な仕事を任せられたりと、公私ともにメリットだらけです。

自分の時間は、休息や趣味にあてるだけでなく、仕事のスキルアップにつながる時間にあてることもできるので、使い方次第で、より仕事への効率化を図ることも可能です。時間の使い方や仕事の効率は、意識して変えていくだけで改善できるものばかりです。限られた時間の中で、少しでも有意義に過ごせれるように、今からでも簡単なことから習慣づけていきましょう。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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