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効率の正しい意味を理解して正しく使おう|能率との違いを知る

仕事をしていると効率という言葉をよく聞きませんか。効率という言葉は特に費用やエネルギーなどに対して使われることが多い言葉ですが、その使い方を正しく理解せず使っていることも多いです。効率の意味を正しく理解して使えるようになりましょう。

効率の意味と類語との違いを理解しよう

効率という意味には物事に使った労力に対する得られた結果の割合を言います。どれだけの作業量がどれだけの成果を産んだかの割合は作業量を減らすことにより効率を上げたことになります。似た意味を持つ言葉に能率という言葉があり、これは一定時間内にどれだけのことができるか、その時間内の仕事のはかどり具合の割合を言います。

効率という意味を正しく理解しよう

効率と葉成果を得るためにどれくらいのエネルギーが使われたかということで、エネルギーが少ないほど効率がよいということです。その成果を得るためにそのエネルギーをいかに減らすことができるかということが効率化を図るということです。

そもそも効率とはどういう意味なのか

効率とは自分が使った労力に対して得られる成果のことを言います。自分が使った労力とは時間であったり、費用であったり、移動した距離であったりします。例えば、簡単に言うと自分がこなした仕事量に対してどれだけの結果(売り上げの増加や顧客数の増加)が得られたかということです。効率を上げるには、成果を一定に保ったまま、どれだけ要領よく時間や投資額を減らして成果を出せるかとうことが求められます。また、労力(時間、投資額等)を一定に保ったまま成果を増やすことでも効率を上げることができます。

仕事量とそれに消費されたエネルギー量との比率を表す

効率とは機械のエネルギーに対して使われることが多く、例えば、機械は同じ作業を正確に同じ時間でこなし一定のエネルギーを消費します。この時、仕事量が多いほど高率の良い機械と言えます。より効率の良い機械とは、仕事量に対する消費されたエネルギー量の比率がより少ないものが良いとされています。このように、効率の良い仕事の仕方とはいかに少ないエネルギーでどれだけの仕事量をこなすかということになります。

費やした労力に対して得た成果の割合を表す

あることをするために費やした労力とそれによって得られた成果の割合を表すものも効率です。例えば、投資だと投資した金額でだす利益の割合ということになります。大きな利益をだすほど効率がよい投資ということになります。例えば、500万円の投資に対して売り上げが1200万円と、100万円の投資に対して売り上げが1000万円だと前者の方が売り上げ自体は高いですが、相対的にみると後者の方が利益が大きく効率が良いことになります。

類語の能率との違いと使い分け

能率は時間を基準にした成果に対して用いられ、効率は要するコストやエネルギーを基準にした成果に対して用いられます。

能率は時間を基準にした成果に対して用いる

能率とは一定時間内でできる仕事の割合を表し、その時間内の仕事のはかどり方がよいと能率がよいということになります。例えば、文字数で考えると、ある時間内に入力できる文字の入力数の割合だと、文字の入力数が多いほど能率がよいと言えます。この場合、能率をよくするには、入力方法を変えることや単語登録することなどで能率を上げることができます。そして、「単語登録をすることで仕事の能率を上げることができた」のように使うことができます。

効率は要するコストを基準にした成果に対して用いる

効率とはコストを基準にして使われることが多く、費やした金額の中でどれだけの成果がだせるかという時によく使われます。コストパフォーマンス(対費用効果)という言葉も効率を表す言葉で、費用が安く、効果が高いほどコストパフォーマンスが高いと言います。成果に対しそれに要するさまざまなコストを相対的に比較してどれだけ仕事ができるかの割合になります。例えば、「仕事の効率を上げるために名刺はスキャナーで読み取るサービスを使うことにした。」と使うことができます。

つまり分かりやすく言うと

能率とは一定の時間内にできる仕事の量であるのに対し、効率とは仕事の成果に対してそれに要するコストや仕事量との相対的な比較を表すことが多いです。つまり、能率を上げるにはその仕事の方法をより効率の良いものに変える必要があります。また、効率を上げるには労力に対する成果を上げるか、成果に対する労力を減らす必要があります。

仕事を効率的にこなしたい!どのようにすればいい?

仕事を効率的にこなすには目標を決めて、自分の中で段取りを決めることが大切です。また、デスク周りやフォルダ内を整理整頓しさまざまなツールを駆使することで作業効率を上げることができます。そして、複雑で面倒な仕事は先に済ませるようにしましょう。仕事で行き詰った時には一人で考えこまず上司や同僚に相談することでスムーズに仕事が進み効率化を図ることができます。

初めに目標を定めよう

効率的に仕事をこなす人は、まず仕事を始める際に目標を定めます。目標を定めることで、するべきことを整理し時間どおりに動けるようになります。何をしたらよいか、なぜそうするのかを明確にすることで集中力が上がりより効率よく動けるようになります。また、ゴールを設定することで、最終的なゴールにたどりつく過程にある短期的なゴールを1つずつ潰していくことにより、時間配分やゴールへの最短ルートを辿れるようになります。このように考えて行動することにより、効率よく仕事をこなすことができるようになります。

嫌なことや大変なことほど早めに済ませよう

仕事をしているとすべてが自分にとって楽にできる仕事ばかりではありません。時間がかかったり、複雑な作業が必要だったり、面倒だったりと嫌だと感じる仕事は多々あります。このような仕事をいつするかというのは仕事の効率に大きく影響します。例えば、午前中の朝、早い時間だと来客も少なく電話の鳴る回数が少ない時だと複雑な仕事でも集中でき、時間も短縮できるはずです。これが午後の遅い時間になると、不測の事態が起こったり、来客や電話などで集中力が途切れたりして効率が悪くなります。嫌な仕事ほど早いタイミングで終わらせることで後の仕事の効率もアップします。

デスクや資料を整理整頓する

整理整頓は仕事を効率化することの中でもとても重要なことです。また、集中力も上がり忘れ物やミスも減らすことができます。整理整頓とは不要なものを捨て、必要な物を必要頻度に応じて適切な場所にわかりやすく配置することです。デスク周りやパソコンのフォルダの中などを整理整頓することにより、必要な資料がどこにあるかわかっていると、探す時間も短縮され作業効率が上がります。

わからないときはすぐ質問!長考はしないようにする

仕事をする時には結果を出さなければなりません。1人で仕事をしていると行き詰ってしまったりして考え込むこともあるかもしれません。そんな時にはすぐに上司に指示を仰ぎましょう。自分で考えるよりも上司に尋ねたほうが仕事もスムーズに進みこれからの仕事の仕方にも役立つはずです。自分で考えて行動することも大事ですが、あまりにも時間をかけすぎると、期日をオーバーしたり結果を出すこと自体ができず評価が下がることにもつながります。仕事は周りの人と協力してすることで、効率よくスムーズに進む仕事もあります。

必要なツールを覚えよう

SFA(Sales Force Automation)やCRM(Customer Relationship Management)といったシステムを導入することで、営業活動や顧客管理を効率化することができます。また、社内でスケジュールなどを共有することでメールする手間も省けます。個人の作業の中でなら、ショートカットキーを覚えて利用したり、仕事に役立つソフトを入れることで仕事の効率化をはかることができます。

効率よく仕事ができる人ってどんな人?

効率よく仕事をこなしている人は仕事の一日の目標を決めて優先順位を決め、時間配分をして進めている人です。単に仕事を早く進めているだけの人ではありません。また、個々の能力に応じて適切な量をこなし、一人で抱え込まないで周りの人と協力しながら仕事をすることで効率化を図っています。

効率化=仕事が早いではない

仕事を効率化するというのは単純に作業を早く終わらせるということではありません。作業のマニュアル化、モジュール化、パターン化を行い、考えなくても早く正確にこなせるようにすることです。マニュアル化することにより、途中で作業工程が正しいか考えることもなくなり結果スムーズに作業を進めることができるようになるので時間が短縮され作業効率が上がります。

自分のキャパを自覚できている

自分の仕事ができる量を理解して、時間配分することは仕事上ではとても重要です。一人で仕事を抱え込んでも仕事が進まないだけでなく、期日までに仕事が終わらないこともでてきます。そんな時には周りの人に仕事を振り分けて協力することで仕事の効率を上げることができます。仕事をマニュアル化することで、仕事を振り分けることができ効率的に進めることができるようになります。

効率の意味を理解して正しい使い分けをしよう

効率と能率という言葉は使い方も使う場面も似ていることから違いを理解しにくい言葉です。しかし、効率や能率と言った言葉はビジネスシーンでは度々、使われる言葉で仕事をしていく上でその言葉を理解することはとても大切です。上司の言葉や会議でもよく使われていますよね。この言葉を正しく理解することで、仕事も上司とのコミュニケーションもスムーズにこなせるようになるでしょう。


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