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封筒とボールペンの正しい使い方。一目置かれる送付のテクニックとは

書類や手紙を送付する時、封筒の種類が意外とたくさんあって迷ってしまったことはありませんか?ボールペンの色・太さ・書き方は?ビジネスシーンでもう迷わないように、封筒とボールペンの正しい使い方を覚えてしまいましょう。

封筒やボールペンの特徴を知ろう

パソコンでの作業が圧倒的に増えた現代においても、封筒やボールペンを扱う機会はまだまだあります。とくに事務などの職場では、書類を送付したりするのに封筒やボールペンの扱いを知っておかなければ困る場面も。

封筒やボールペンの特徴を知識として頭に入れておけば、どの書類にどんなサイズの封筒を使うのか、またどんなボールペンが適しているのかが分かります。普段あまり使わないものだからこそ、さっと対応できるように準備しておきましょう。

封筒の種類と用途

封筒は、封入する内容に合わせたサイズ規格があります。よく使われる封筒のサイズと、使用用途に応じた封筒の種類を見ていきましょう。

よく使われる封筒の大きさ

封筒のサイズには次の三つの規格があります。サイズによって郵便料金が変わってくるので、覚えておくとスムーズに書類の送付ができるようになります。

長形(なががた)封筒

長形封筒は、細長い長方形の封筒で、書類や手紙などを折り畳んで封入するのに使用されています。サイズが大きいものから順に長形1号~4号・30号・40号に分類されるのですが、一番使用率が高いのは長形3号と4号です。

長形3号は、A4サイズを横に三つ折りにしたものがちょうど入るサイズになっており、各種伝票や書類の送付などに適しています。長形4号は、B5サイズを横に三つ折りしたものやL判写真がちょうど入るサイズになっているので、少し小さめの書類や伝票、写真などを送付するのに適しています。

また、長形3号以下のサイズは定型郵便で送ることができますが、2号以上のサイズですと定型外になって料金が変わってくるので注意が必要です。

角型(かくがた)封筒

角型封筒は、長形封筒に比べて正方形に近い形をした封筒になります。角型も0号~8号、およびその他のサイズに分類されており、使用率の高い角型2号はA4サイズがそのまま入るサイズ、角型3号はB5サイズがそのまま入るサイズになっています。

折り曲げたくない書類、書籍、パンフレット、ポートフェリオなどを封入する場合は、角型封筒を使用しましょう。

洋型(ようがた)封筒

洋型封筒は、長辺に封入口のある長方形の封筒です。デザインが豊富なので、簡単なお手紙や結婚式などの招待状を封入するのに適しています。また、封入物が取り出しやすく、全てのサイズが定型郵便で送ることができるため、請求書やダイレクトメールなどの大量送付にもよく使用されています。

一般的なお手紙や、招待状を封入するのにおすすめなのは、A5サイズを二つ折りしたものがちょうど入る、洋型1号・2号です。

使用用途に応じて使い分けよう

使用用途に応じた封筒のサイズの例を少しあげてみましょう。まず、社会人のマナーとして特に印象が大切になってくる履歴書や職務経歴書を送付する場合です。履歴書や職務経歴書のサイズは、基本的にA4サイズです。

折り曲げるのはマナー違反なので、A4サイズがそのまま入る角型2号(角2)の封筒を使用します。送付状を添えてクリアファイルに入れて封入してもちょうどよいサイズ感です。

次に、反省文や謝罪文など、相手に誠意を見せなければならない書類を提出する場合です。まず書類のサイズはA4かB5サイズが基本になります。改まった書類の場合は折り畳んで送付するのがマナーなので、封筒は長形3号もしくは4号を使用します。

さらに、色は白無地で、中が透けないように二重になっているものか少し厚めの封筒を選ぶようにしましょう。

相手に失礼がないように気を遣うような重要な場面では、封筒のサイズや種類も慎重に選んでいきましょう。

封筒の大きさとボールペンの関係

封筒のサイズと密接に関係しているのがボールペンです。封筒のあて名を書く時にはボールペンが一般的なのですが、封筒のサイズによってボールペンの太さを選ぶ必要があるのです。

封筒の大きさに応じてボールペンの太さを選ぼう

書類などの細かい書き込みによく使用されているのは、0.5ミリのボールペンです。例えばこの0.5ミリのボールペンで封筒のあて名を書いてしまうと、細すぎて頼りない印象に見えてしまいます。

封筒のあて名に適切なのは1.6ミリ以上の極太のボールペンです。封筒のサイズが大きくなればなるほど、ボールペンの太さも太い方が見栄えがよくなります。

ちなみに0.5~0.7ミリのボールペンは書類全般の書き込みに、1.0ミリは強調したい部分の書き込みにおすすめの太さです。書類の送付を日常的にされるかたは、ボールペンのバリエーションも揃えておくと印象がよくなるでしょう。

雨に滲みにくい油性を使うのがおすすめ

封筒のあて名でもう一つ気を付けなければいけないことは、雨です。郵便途中で雨に濡れてしまっても滲まないように、油性インキのボールペンがおすすめです。サインペンや万年筆などは、丁寧な印象もあり悪くはないのですが、滲んで文字がつぶれてしまう可能性もあるので注意しましょう。

ボールペンの色に関して

公的文書を書く際に求められるボールペンの色は、「黒か青で…」となっていることが多いですがほとんどのかたが黒のボールペンを使用していると思います。はたして黒以外のボールペンを使用してもよい場面は本当にあるのでしょうか。

黒ボールペンが一般的

公的文書など大事な書類においては、やはり黒のボールペンが一般的です。「青でも可」と書かれているのは、万年筆のインクの色のような、少しブルーがかったブラックのことを指している可能性もあります。また、海外ではサインをする時にコピーと差をつけるため、青のボールペンを使用しているそうです。

日本で青のボールペンを使用する機会があるのは、伝票に後から書き足す場合や、写しと区別するために使う場合のみ。大事な書類を書く時は、迷いなく黒のボールペンを選択しましょう。

朱書きに関して

朱書き封筒という言葉を耳にしたことはあるけれど、使い方や書き方がよく分からないという人もいらっしゃるのではないかと思います。書類を送付する際のちょっとしたテクニック、「朱書き」を覚えていきましょう。

朱書きは封筒の中身が重要であることを相手に知らせたい時などに使います。たとえば、「履歴書在中」など、特定の書類が入っている場合は朱書きで「〇〇在中」と書いて知らせます。他には、「速達」や「簡易書留」など、郵便配達の種類を朱書きで表すこともあります。

朱書きの書き方

朱書きは必ず封筒の左下に書きます。印刷物の朱書きは赤い枠で囲っているものが多いですが、手書きの場合は無理して枠を描く必要はありません。どうしても描きたい場合は、定規を使ってきちんとした枠を描くようにしましょう。

「速達」や「簡易書留」などの朱書きが、「〇〇在中」の朱書きと重なる場合は、「〇〇在中」は封筒の左下に、「速達」などは切手の少し下あたりに書きます。

朱書きは重要書類のお知らせ

朱書きは最初に目につくお知らせのようなものです。重要書類であることを示すことによって、開封や、郵便配達を迅速に促す効果があります。

しかし、誰にでも目につく場所に記すため、書類によっては配慮する必要が出てきます。中身を知られたくない書類の場合は特定する文言を使わずに、「重要書類在中」など間接的な表現に変えましょう。内容に合わせて、臨機応変に朱書きを書くことが大切です。

祝儀袋やお悔やみなどに関して

祝儀袋やお悔みなど、特別な場所での封筒の書きかたはより複雑なマナーがあります。封筒の選び方は、祝儀袋の場合は包む金額によって、お悔みは相手の宗教によって変わってくるなどいろいろありますが、ここでは書き方についてだけ少し触れていきます。

祝儀袋は毛筆や筆ペンで書くのが一般的

祝儀袋は、普通の封筒のあて名とは逆で、ボールペンで書くのはマナー違反になってしまいます。お祝いの気持ちが表れるように毛筆や、筆ペンで書きましょう。

また、濃い墨(黒色)を使うことも忘れずに。薄墨はお悔みを書く時に使用されるものなので、失礼にならないよう濃くはっきりした色で書きましょう。

封筒の使い方とボールペンの関係を理解し、スマートに日常作業をやりこなそう

封筒とボールペンの扱い方ひとつにも、さまざまなマナーや注意点がありますね。すぐに覚えるのは難しいかもしれませんが、礼儀のある送り方ができれば、送った方も送られた方も気持ちよく接することができるはず。スマートに日常作業をこなせるように、ぜひ知識として覚えておきましょう。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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