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仕事術

【効率のいい仕事の進め方】効率的に仕事がデキル人になろう!

仕事を効率よく進めるコツはあるのでしょうか?ミスが多く、同僚や上司に迷惑をかけてしまう。そんな悩みを持つ人も多いのではないのでしょうか?仕事をうまく進めるコツを知れば、仕事ができる人になれるのです。仕事をうまく進めるコツを紹介します。

仕事をうまく進めるコツを知ろう

仕事をする上で、うまく仕事を進めることができない、仕事に取り掛かるまでに時間がかかるなど、仕事がうまく進まず困ったことがある人は多いのではないでしょうか?効率よく仕事を進めるためにはどのようにすればいいのでしょうか?

仕事の進め方の基本

いくら仕事を早く終わらせようと努力しても、段取りが悪かったり、探し物に時間を取られたりすれば、なかなか仕事ははかどりません。仕事の前の準備を入念にしておくことで、仕事の効率は変わってきます。どのように準備すれば、仕事をうまく進めることができるのでしょうか?

仕事に取り掛かる前にすること

まず仕事に取り掛かる前にすることは、ツールやデスクは常に整理整頓しておきましょう。探し物はかなりの時間を浪費しますので、ペンなどの道具は定位置を決め、使ったらすぐに元の場所に戻すを徹底すると効率がよくなります。

メモを取ろうと思ったら、ペンが見当たらなくて内容を忘れてしまった。メモが見つからず、そこにあった紙の片隅にメモをしたが、どこに行ったか分からない。などなど、探してる間に時間がたって時間が無駄になってしまいます。道具を探す時間を大幅に減らして、仕事に費やす時間を増やしましょう。

準備をしてから仕事を始める

仕事に取り掛かるにあたって、何の準備もないまま仕事をスタートさせるとかえって余計に時間がかかってしまいます。まず、その仕事に必要な書類・資料・連絡先など必要であろう物は一通りそろえておくことが必要です。 
 

仕事の全体像を把握する

仕事の全体像を把握するには、自分がしなければいけない仕事を整理し、全体的な流れをイメージします。「誰が何を担当する?」「自分はどう関わるのか?」「注力するべき課題は?」など、大事なポイントを見つけていかなくてはいけません。
  

目的を明確にする

達成すべき目的が何であるか、具体的に明確にしましょう。仕事の目的が明確になることで、何をすべきかも明確になります。必要・不必要がはっきりわかるので、無駄な作業をすることがなくなります。また目的意識を高めることもできますので、仕事への意義が見出しやすくなり、モチベーションが上がります。

スケジュールをたてる

スケジュールを立てる際には、もちろん期限の設定に余裕を持たせてスケジュールを立てます。そして、「いつから始めるのか?」「いつまでに終わらせるのか?」をタスクごとに決めます。自分の作業のスピードを把握していれば、ペース配分も決めやすくなります。事前に作業時間を確保しておくことで、確実にタスクを終わらせることができ、早い時間で終わらせる努力をすれば、次の仕事に取り掛かるのも早くなり、早く仕事が終わります。 
 

作業をリスト化する

どのような作業が必要なのかリストアップしていきます。例えば、「資料を作る」これだけでは、何がどのくらいの時間がかかるのかもわかりません。細かくしていくと、「資料作成のための情報収集に1時間」「目的の明確化のための打ち合わせ30分」「パワポで資料作成2時間」など資料作成にかかる時間や作業が細分化され目的が明確になるので、作業しやすくなります。  

優先順位をつける

仕事の優先順位をはっきりさせ、優先度の高いものから仕事に取り掛かります。大事な仕事を後回しにしたことによってその仕事にかけられる時間が減ってしまったり、周りに急かされ集中できなくなり、仕事の完成度が落ちてしまうことになります。

仕事をしながら気をつけること

仕事を進めながらも気を付けて行かなくてはいけないことがあります。仕事を進めるばかりに集中せず、気を付けていく点を上げていきます。

仕事の進み具合を確認する

仕事を進めるばかりではなく、常に仕事の進み具合を確認することも大切です。「ミスはないか?」「これで十分か?」を確認しながら進めましょう。ミスを防ぎ、より良い成果を目指して再確認することで、仕事の質も上がります。  

作業リストを見直す

思うように仕事が進まないのであれば、もう一度作業リストを見直してみましょう。「もっと注力すべき課題はどこなのか?」を考えて、もう一度上司と話し合い、原点に帰って見直してみることも必要です。自分でどんどん仕事を進めて、最終的に上司に報告し、上司の求めるものや顧客の求めるものとのズレが生じ、また一からやり直さなくてはいけなくなると、時間も労力も無駄になってしまします。仕事のフィードバックは定期的に上司から受けるようにしましょう。  

仕事が達成してからすること

一つの仕事が達成出来たら、その仕事に対しての自己評価をしてみましょう。良かった点・悪かった点・改善点など次の仕事につながる新たな目標や改善点など洗い出してみましょう。次への成長にもつながります。


 

効率的に仕事を進めるために重要なこと

仕事の進め方が非効率だと生産性が悪くなり、無駄な残業が発生したり、上司からの評価を落としたりとなにもいいことがありません。効率的に仕事を進めるために重要なこととは何でしょうか?

スケジュールの管理

スケジュールは自分のできる範囲で組む必要があります。自分がこなせるペースで予定を組むようにしましょう。あまり過密に詰め込みすぎると、かえって実行できないタスクができてしまい、計画倒れになってしまいます。また、予定がずれてしまうこともありますので、最初から完璧にスケジュールを組まず、後で作り替えることができるようにおおまかに組んでおきます。そして、スケジュールを整理し、常にチェックしながら仕事を進めていきましょう。  

仕事に携わる人とコミュニケーションをとる

仕事に携わるすべての人とのコミュニケーションも大切です。仕事に行き詰った時に、周りに助けを求めることも重要です。常に周囲の人と情報を共有しておくと、最初から説明する手間もなく仕事がスムーズに進みます。

同じチームの中で会話がないと、情報やノウハウの共有化が進まず、隣の人が何をしているのか、さらにプロジェクトの進行具合がわからず、チーム内の信頼関係が薄らぎ、業務が遅延・停滞することになります。コミュニケーションは、「仕事の効率化」に繋がるのです。
  

報告・連絡・相談をする

仕事がうまく進まないときは、早めに上司や関係者に相談しましょう。コミュニケーションの一環として、報告・連絡・相談(報・連・相)がビジネスでは欠かせません。「報告」とは、上司からの指示に対して、部下が経過や結果を知らせることです。「連絡」とは、簡単な情報を関係者に知らせることです。「相談」とは、判断に迷う時や意見を聞いてもらいたい時などに上司や先輩、同僚に参考意見を聞きアドバイスをもらうことです。

的確な「報・連・相」は、仕事を正確にスムーズに運ぶためだけではなく、ミスやトラブルを防ぎ、仕事の効率アップに欠かせません。  

継続的に仕事の品質を高める

仕事の進め方の基本は、英語でいうとPDCA【Plan(計画)・Do(実行)・Check(検証)・Action(改善)】といい、4段階を繰り返すことによって業務を継続的に改善して行くことなのです。このPDCAを意識した結果、ミスが極端に減り、ミスをしても次の成果に繋げることができ、自己成長に繋がっていくのです。

ビジネスにおいて「P=(計画)」は重要です。無計画ならまずしっかりとした計画を立てましょう。残業が多いなら「D=(実行)」のクオリティに問題があるのかもしれません。ただ動けばいいというものではないので、優先順位をもう一度見直してみましょう。

ミスを防ぐなら「C=(検証)」を徹底します。ミスが起きるには、ミスが起きる原因があるので、その原因を特定し同じ失敗を繰り返さないようにしなければなりません。成果を上げたいなら「A=(改善)」をしっかりします。常に「もっと良いやり方」を探しながら成長していかなければなりません。

仕事の進め方のコツを知って実際の仕事に活かそう

仕事の進め方のコツを知れば、仕事に行き詰った時や改善のヒントを得る上でも役に立ちます。その人の立場や経験、業種、職種によって内容や難易度は様々です。しかし、仕事の進め方の基本はほとんど同じといってもいいと思います。
仕事はひとりで行うものではありません。取引先やお客様、上司、先輩、後輩、部下など多くの人の関りによって仕事は進んでいきます。コミュニケーションを大切にし、仕事の進め方のコツを活かして自己成長に繋げていきましょう。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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