仕事を段取り良くこなすことで効率が上がり気分もスッキリ
段取りがわかれば仕事が楽しい
仕事を効率よく進めていく上で、大切なのは仕事の「段取り」です。例えば、これから車で自宅から目的地に速く到着するために、最短距離で行こうとします。この「最短距離」を探す道筋を考えることが「段取り」です。この段取り力を身に付けることにより、仕事が楽になり、余裕が生まれ、今の仕事が楽しくなります。ではどうすれば「段取り力」を身に付けられるのか？順を追って見て行きましょう。
仕事は「段取り８分」でうまくいく
段取り８分とは、与えられた仕事を効率よく終わらせる上で、段取りさえできてしまえば「仕事の8割は完了しました」という事を意味します。仕事にとりかかる前に、あらかじめ作業を早く終わらせるための「仕事の手順書」を作っておくことで、無駄に残業をすることも無くなります。時間が出来ることでトラブルなどの不測の自体にも慌てることなく対応することもでき、自分を守る武器にもなります。また、プライベートでも自分の好きな事や趣味に時間を費やすことができるというメリットも生まれます。
仕事の基礎は段取りにあり
どんな仕事に関しても、あなた自身が「段取り」を、きちんと組み立てるスキルがあれば、今与えられた仕事を大局的な見方が出来るようになってきます。スケジュールに沿って作業を効率よく進めることで時間的な余裕を持てるようになり、不測の事態に備えられる「リスク管理」にも対応できる力が自然と身についてきます。
また「５Ｗ１Ｈ」を身につけることで、作業を効率的に進めていく上での力が身についてきます。この5W1Hとは、「いつwhen・どこでwhere・なにをwhat・なぜwhy・誰がwho」の５W、「どのようにしてhow」の１Hを指します、この6つの要素を使いこなすことにより、相手に対して情報や要件を分かりやすく伝えることが出来ますし、段取り作りをする為の大切な土台となるでしょう。
段取り上手は仕事上手で生き上手
実は仕事以外にも、知らず知らずの内に段取りを行っています。例えば、料理を作る際には「どう食べる人を喜ばせるか」そのたまに「必要な材料は何か」「料理の手順は」「完成した材料の盛り付けは」という工程を無意識で段取りしているのです。休日のデートでも「待ち合わせ場所を決める」「どこに行くか目的地を決めておく」「途中食事をどこでとるか」など、あらかじめデートプランを決めておくという行為もこれに当たります。工程の先にあるのは、相手を喜ばせること。喜んでもらうために、何をどうしていくのかという段取りを考えることで、スマートに物事をこなせるようになります。
段取り力をチェックシートで確認
段取り力を身に付ける前に、今のあなたの段取り力はどれくらいのレベルなのか、チェックシートを用いて点検してみましょう。まずは自身が気づいていない弱点をあぶりだすことで、現時点で自分に足りない部分が見えてくることで何を改善すべきかという事が自然と見えてくるのではないのでしょうか。その弱点を一つ一つ克服することで、少しずつ段取り力もアップします。以下のサイトに段取り力が分かるチェックシートを貼り付けていますので、ご自分の段取り力を調べるために、活用されてみてはいかがでしょうか。
また、段取り力を身につけていくために、TODOリストや、やることチェックリストを作成することもおすすめです。段取りは習慣なので、チェックシートを自分で作っていくうちに段取りの仕方が自然と身につきます。慣れれば、頭の中で無意識的に段取りを組めるようになるので、面倒でも最初のうちは自分でチェックリストを作りましょう。
段どり下手でもあきらめない
誰しもがいきなり段取り上手になれることはありません。いろんな経験をし、失敗をしながら、それを修正することにより、段取りのスキルは磨かれ光るように洗練されていきます。現時点で段取りが下手でも「あきらめない気持ち」を持ち続け、弱点項目を一つ一つ改善し克服していくことが大切です。
一度、段取りの組み方を習得してしまえば、仕事もプライベートも効率よくスマートに進められるでしょう。諦めてしまったら、それ以上には成長できません。苦しいときは登っているときと信じて、段取り力を身につけていきましょう。
仕事の段取りができない人のクセ
段取りが上手な人とそうでない人との大きな違いは、自分が今どういう行動をとれば、効率よく作業を行えるのかというノウハウを知っているかどうか。段取りができない人は、知らず知らずのうちに陥っている悪いクセがいくつかあります。段取り上手になることは、大局を見極める目を育てる力を養うことでもあります。
何も考えずに、すぐ作業に取り掛かると、作業に追われて思うように進まずに残業になってしまうことも。いきなり作業に取り掛かるのではなく、作業の優先順位を決めることで、作業効率もよくなり、早く仕事を終わらせることができるようになります。
この仕事は面倒くさいからと、後回しにしてしまうと、結局ツケがたまってどんどん仕事が増えて、効率が悪くなりがちです。多少時間が掛かったとしても、後回しにするのではなく先に片づけておくことで、後の作業もスムーズになってきます。
仕事をするスペースが、片付いていないと、必要な書類が見つからず、書類を探すという工程が生まれ、効率が悪くなりがちです。身の回りの整理整頓がしてあれば、必要書類を探す手間も時間もかかりません。作業する場所を整理することで、頭の中も整理されます。常に整理整頓を心がけ、不必要なものは処分していく習慣をつけましょう。
段取り下手を解消するコツ
目先のことで頭がいっぱいだと、周りに目を向けられません。周りに目を向け、納期が遅れたらどうなるか、この仕事が終わるのを待っている人がいるのかどうかを考えれば、自然と果たすべき役割、スケジュールが見えてきます。
無理のないスケジュールを組んで、思いやりを持つことが段取り下手を解消するコツ。仕事の量を見きわめて、納期に合わせて少し余裕を持たせてスケジュールを組みましょう。全てのスケジュールを納期ギリギリにしてしまうと、何か問題が起きたときに対応できる時間が取れず、あとの仕事に響いてしまいます。不測の事態に備えて、少し余裕を持ったスケジュールングをするようにしましょう。
段取り力をあげるメモやアプリの活用
段取り力を上げるための、マストアイテム。アプリや、メモをうまく利用することで、今やるべきことや、必要のない無駄な作業が明確になります。また情報の可視化だけではなく、思考やアイデアの着想にもつながり、今やっている仕事のレベルも自然とあがっていきます。
スケジュールや要件はメモやアプリで管理する
最近では、仕事の効率化をアップさせるためのアプリも登場しています。効率的に仕事をすることができる「Any.DO To-do list」やGoogleが提供している『Googleカレンダー』は、いちいちメモを取るのは面倒と思う方にはおすすめのツールです。
段取りにおすすめなメモの取り方
メモを取るときは、焦らずに丁寧に書くということを心がけましょう。せっかく優先すべきことをメモに書きだしたのに、内容が見づらく理解できなければ意味がありません。落ち着いてきれいな文字を書くよう意識しましょう。
そのメモに色付けすることで、一目で優先すべき業務を見分けることができ、仕事の効率性もグンと上がります。一通り書き終えたメモを確認することも大切です。修正すべき点も見えてきますが、回数を重ねるごとに質も向上してくるはずです。
仕事の段取りがわかるお薦め本
[wpap service=”with” type=”detail” id=”4480422781″ title=”段取り力―「うまくいく人」はここがちがう (ちくま文庫)”]
それでも仕事の段取りがうまくできるのか自信がないなら、参考となる本を探してみましょう。実際の自分の実践方法に照らし合わせて、自分自身が段取りを学ぶことができる本を選ぶことが大切です。
1人で考えてもラチがあかないときは、先人の知恵に頼りましょう。自分であれこれ考えている時間は無駄ではありませんが、誰かの考えを実践してみて、自分に合っている方法を見つけるというのも効率よく仕事を進めるには必要です。
段取り力でハッピーに
段取り力は仕事でもプライベートでも活きるスキルです。慣れないうちはTODOリストなどを作成して、段取りの組み方を試行錯誤しましょう。うまいやり方がわからなければ、先人の知恵を借りましょう。デスク周りは常に整理整頓を心がけて、余裕のあるスケジュールを組むようにすると、自然と仕事の効率や能率も上がります。
段取り力を身に付けることで、時間の無駄をなくし、仕事も時間内に終わらせることで「空いた時間」が生まれてきます。そしてこの空いた時間を利用することで更なる仕事のスキルアップを身に付けることもできます。プライベートで趣味や好きなことに費やせる時間が増え、充実したライフスタイルを送れること間違いなしです。
