仕事の悩み

要領が悪い人と思われないために。効率良く仕事をこなす方法

同じことをする場合でも、無駄なく短時間できっちりできる人もいますし、時間ばかりかかったうえにミスが多いような人もいます。両者には、どんな違いがあるのでしょうか?ちょっとした工夫で解決できることもあるので、詳しくみていきましょう。

要領が悪い人について知ろう

何でもさくさく進められる人を見ると、頭がよいなと思うものです。しかし、中には簡単なことでも長く時間がかかってしまったり、ミスが多かったりする人もいます。

そして後者を見た時に、多くの人が要領が悪い人と認識します。心当たりがある方は、ちょっと工夫してそんなレッテルをはがしてしまいましょう。

要領の悪い人の特徴

要領が悪い人によく見られる状況。それは、なぜかいつも慌てていたり、焦っていたりする姿です。無駄なことをしているために、遠回りになっていることもありますし、こだわり過ぎて、必要以上に時間がかかっていたりすることもあります。決して頭が悪いわけではないのです。ただ、仕事するうえで、さまざまな面においてセンスがないのです。では、容量の悪い人の特徴を詳しく解説します。

整理整頓が苦手

よく「デスクの上と頭の中は同じ状態である」と言われています。つまり、デスクの上がすっきりと片付けられていれば、頭の中もすっきりとしていますし、デスクの上がごちゃごちゃしている人は、頭の中も不必要な思考がいっぱいある状態ということです。これでは、スムーズに作業が進むわけがありません。

心当たりがある方は、机や周辺の片づけをしてみましょう。こうすることで、必要なものがいつでもすぐに取り出せる状態になり、あちこち探すことがなくなります。たったこれだけのことですが、積もり積もれば、かなりの時間の節約ができます。

強いこだわりがある

要領が悪い人は、なぜか自分のやり方を、かたくなに守ろうとする傾向があります。もちろん、それで良い結果が出ていればよいのです。しかし、そうではないのに他者の意見を聞かずに、自分のやり方に執着しているのであれば、それはよい方法とは言えません。

自分のやり方よりも、もっと効率よく進められる方法があるなら、ぜひ積極的に試してみるべきです。とくに、うまく行っている人からアドバイスをもらったときなどは、素直に試してみることをオススメします。

業務に要する時間を把握できない

仕事に限ったことではありませんが、何かをするときには、イマジネーションが必要になってきます。つまり、想像する能力が必要ということです。要領がよい人は、この能力が高いことも少なくありません。

新しい仕事をするときには、作業の内容を把握するために、イメージすることが必要になりますし、他にもおおよその必要時間を、予想することも必要になります。現在の自分の能力やキャパをイメージしつつ、目の前の作業時間を想像し、納期から逆算すれば、スタート時期や時間配分なども想像できます。

要領が悪い人は、業務に要する時間を把握できない人が多いようです。また、あらかじめ要する時間を把握する必要性に、気付いていない人も少なくありません。

要領が悪い人が要領よく仕事をする方法

要領が悪いことで悩んでいる方は、まずはデスクを使いやすくするために、きちんと整理整頓をしましょう。そして、他者の意見を柔軟に受け入れる姿勢を大切にしてください。他にも、ちょっとしたコツがあります。

仕事の優先順位を決める

仕事には、それぞれ納期があります。場合によっては、あとから来た仕事のほうが急ぎ案件で、すぐに取り掛かる必要があることも。こういったケースも多いので、臨機応変に仕事の優先順位を決定することが大切です。

まずは、自分の仕事に優先順位をつけてみましょう。リストアップすれば把握しやすくなりますし、スケジュールが立てやすくなります。

そして、自分一人でできる仕事なのか、それとも誰かと一緒に進めるものなのかを見極めて、考えることも必要です。誰かと一緒に進める案件であれば、相手と自分のスケジュールなども、確認して段取りをしなければなりません。場合によっては、相手が休みをとることもあるので、早めに相談してスケージュールを組むことが大切です。

また、もしどちらを先に始めたらよいのか迷ってしまった時は、場合によっては上司などに相談して、指示を仰いだほうがよいこともあります。「報・連・相」は積極的にしましょう。

人に頼ることもよいこと

人に頼ることが苦手…。これも、要領が悪い人によく見られる傾向です。頼ることと、迷惑をかけることは違います。むしろ、一人でできる保証もないのに意地を張り、結果的に納期に間に合わず、周囲に迷惑をかけるほうが周りは困ります。

納期に間に合わないことが分かったら、早めに他者にサポートをお願いしましょう。申し訳ないとか恥ずかしいと思うのであれば、次の機会に、今度はあなたが誰かの力になればよいのです。

上手に休憩する

集中力は、それほど長く続くものではありません。そのため、集中できていないことを知りつつ、無理に続けることは逆効果で、ミスしやすくなるといったデメリットもあります。こういったことを避けるためには、上手に休憩しながら、効率アップを目指すのがオススメです。

何か飲んでみるのもよいですし、座り仕事であれば立って少し歩いたり、肩や首を回してみたりするのもよいでしょう。こうして小休憩をとることで、効率よく作業できるようになります。

便利なツールやグッズを活用する

世の中には、便利なアイテムがたくさんあるので、自分に合ったものを見つけて利用することもオススメです。また、無料で使用できるパソコンのツールなども多数あるので、こういったものを試してみるのもよいでしょう。

たとえば付箋一つでも、使いやすいと思うものとそうでないものがあります。ここは、吟味して選んで使ったほうが、作業効率を上げることにつながります。

要領が悪い人が成長できるポイント

要領が悪いことで、自分に自信が持てなくなってしまったり、人の目が気になったりしている人も多いのではないでしょうか?しかし、素直に弱点を受け入れて、本気で改善する気持ちがあれば、必ずよいほうに変えていくことができます。

真面目な性格

意外に思う方もいるかもしれませんが、要領が悪い人は、むしろ真面目な性格の場合が少なくありません。ただ、努力する方向が間違っているのです。そのため、改善すべきポイントを理解し、それを積極的に行うようにすれば、真面目さが評価されます。これは、職場でも信頼されるアピールポイントになってくれることでしょう。

今は不安も多いかもしれませんが、ぜひできるところからどんどん改善してみてください。そして、自分ができないことや苦手なことを認め、効率よく行う方法を、どん欲に探してみましょう。また、信頼できる人に相談することも、もちろんよい方法です。

かわいがられる

要領が悪いからと言って、途中で投げ出すことは止めましょう。たとえスムーズにできなかったとしても、一生懸命に仕事をしている姿を見てもらえば、そこが可愛らしいと見られることもあります。

もちろん要領が悪いまま、10年経ってしまうようではいけませんが、努力していることが周りに伝われば、手を差し伸べてくれるような人も出てくるものです。

学ぶ機会が多い

他者に何かを教えることがうまい人は、要領がよい人ではなく、むしろ要領が悪くて、たくさん苦しんだ人である場合も少なくありません。なぜなら、自分ができなかったことが多かったり、ミスをしたことが多かったりしたため、失敗しやすい場所に気付きやすいのです。

要領が悪い人は、失敗やミスが多いので、その分学ぶチャンスもたくさんあります。それは、自分の財産になりますし、いつの日か部下の教育に生きてくることもあるかもしれません。つまり失敗は必ずしも、デメリットだけではないということです。

要領が悪い人もやり方次第で克服できる

要領が悪くても、落ち込むことはありません。それに気づくことができたのですから、あとは改善しながら、自分が理想とする人間に近づいていけばよいのです。まずは、できるだけ仕事がしやすい環境づくりをしましょう。

次に、しっかりと自分の仕事を把握して、優先順位をつけてください。そして、一人で何でもしようとせずに、難しいと思った時にはどんどんサポートを求めて、納期に間に合うように努めましょう。

一番大切なことは、確かなものを納期に間に合わせることです。たくさん学び、真剣に仕事をすれば、あなたにぴったりな仕事のやり方が見つかりますし、あなたを見る周りの目も変わってくることでしょう。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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