仕事を効率化して無駄なく働くには？効率アップの便利ツールも公開

効率よく働くために必要なこと

あなたの周りには“デキる”女性はいますか？たくさん仕事を抱えているはずなのに残業はしていない。仕事とプライベートを両立して、ミスがないから上司からも部下からも信頼され、存在感がある…。彼女たちは仕事の効率を上げる方法と、上手な時間の使い方を知っているのです。

仕事の効率を上げる方法

「無駄に気づく」ことができれば、仕事の効率は上がります。効率を上げる具体的な方法をピックアップしてみました。

自分の中でスケジュールを作る

まずは、仕事量と優先順位を把握しましょう。いつまでに何を終了しなければいけないのか、そのために今日は何をするのか。プライベートも含めて、作業の順序や休憩の時間など、自分の中で一日のスケジュールを決めて行動することで無駄を減らすことができます。

ただ、イレギュラーが起こることも想定して、無理のないスケジュールを立てましょう。また、確認・ダブルチェックのための時間は必ず取りましょう。ここを怠ると、ミスを誘発してやり直しに時間がかかり、効率が悪くなるという悪循環にはまってしまいます。もちろん、はじめから残業ありきのスケジュールは立てないでくださいね。定時で上がるための時間配分を考えましょう。

1日の目標を決める

何時までに何を終わらせるか、長期・中期・短期的な目標を決めましょう。終わりの目標時間が決まったら、逆算して始める時間を決めることができますね。自分の目標に合わせて仕事のスケジュール管理をすると、「やらされている」ではなく、「やってる」意識を持って、効率良く仕事ができますよ。

作業スペースはしっかりと整理整頓

“デキる”人のデスクは必ず整理整頓されています。資料などをいちいち探す時間が無駄だし、紛失の危険があると知っているからこそ、どこに何があるか分かりやすく整理整頓しているのです。

それは、PCの中も同じことが言えますね。データの保存場所を探す時間が少ない人は、無駄な時間が少ない人だと言えます。作業スペースが整理整頓されていれば、大事なメモを見落としたり、伝達や確認すべきことを忘れたり、資料を紛失したりというミスも防ぐことができますよ。

動線の無駄を見直す

細かい時間短縮方法を見つけることも大切です。例えば上司チェック。一つひとつ細かく確認した方が良い場合と、まとめて判断を伺った方が良い場合がありますよね。仕事の基本である「報告・連絡・相談」をスムーズに行い、「やり直し」によるタイムロスを最小限に抑えるために、仕事運びの動線を見直しましょう。

また、コピーを取りに行く時も、回数を最小限に抑えたり、移動ルートを見直したりすることで、無駄を少なくできます。

仕事を一気に抱え込まない

仕事を一気に抱え込むと、なぜ効率ダウンするのでしょうか？仕事は一人で完成できるものではありません。多くの人が携わっているのですから、どこかでイレギュラーが発生することは当然ありえます。

一つの仕事でイレギュラーが起こるとスケジューリングに無理が出てきます。すると別の仕事にしわ寄せがきて、確認不足によるミスの誘発などでタイムロスが生じ、さらに効率ダウンしてしまいます。仕事は無理・ムラ・無駄をなくすことを目指しましょう。

仕事の効率アップにつながる習慣

何気なくやっている習慣を少し変えるだけで、仕事の効率がよくなります。どのようなことを習慣にすればよいのかについて、アドバイス例をみてみましょう。

休日でもだらけ過ぎない

休日は、日がな一日寝ていたい。ネコがうらやましい…。その気持ちはとてもよくわかります。でも、いくら寝ても疲れが取れないのに、ちょっと散歩するとスッキリするということがありませんか？しっかり休むことも大切ですが、だらだらし過ぎないことを心がけるだけで、休日明けのスッキリ感が違ってきますよ。

体力と集中力・記憶力は比例します。体調管理は仕事のうちと言いますが、休日に体調を整えることで、効率よく無駄のない働き方ができるようになり、プライベートの時間をしっかり作ることができると嬉しいですね。

出勤までの時間を無駄にしない

通勤中はどんなことをしていますか？出勤前の時間を無駄なく使うことで、仕事の効率化を図ることができます。今日は何をするのか、優先順位は？仕事の手順は？部下への指示は？確認事項は？一日の仕事についてシミュレーションしてみましょう。

出勤してデスクに座ってから考えるのではなく、出勤前に考えておくことで、一日のスタートダッシュをかけることができますよ。また、新人の頃ならメモの見直しがオススメです。ただ、自動車通勤の方は、安全運転に徹するためにも、ちょっと早めに起きて、出勤時間前にシミュレーションタイムを作ってくださいね。

休憩時間でしっかりとリフレッシュ

仕事中にどうしても頭が働かない時や、集中できない時ってありますよね。根性で作業を続けても効率は上がらず、無駄なエネルギーを消費するだけです。頭の中を整理する、ミスした時や感情的になった時の気持ちの切り替え、疲れた時の気分転換には、休憩時間を作りましょう。

糖分を補給して血糖値を上げることで、ストレスが解消されやすくなり集中力が増します。また、ストレッチは緊張や気分をほぐす効果がありますよ。上手に休憩時間を取り入れてリフレッシュすることで、仕事の効率が上がります。

モチベーションを維持して効率を上げる

誰にだって気持ちが乗らない時がありますよね。そんな時に試してみてください。

仕事をゲーム感覚で楽しむ

今日の仕事を作業ごとにメモに書き出し、終わったら消し込みをかけて仕事量が一目でわかるようにします。一つ終わるごとに１ステージクリア！定時までに終わったらレベルアップ！など、マイルールを決めておくと、モチベーションが上がりやすくなりますよ。仕事の抜け漏れ防止にもなって一石二鳥です。

1ヵ月の目標を決める

１ヶ月ごとの目標を決め、達成したら自分へのご褒美を作るなど、頑張る理由を作るとモチベーションが上がりやすくなります。ちょっと頑張ったら達成できるレベルに目標を設定することがポイントです。達成感の積み重ねによって自信がつき、人生がより豊かになりますよ。

夜にあえて予定を入れてみる

例えば毎週木曜日の夜に、楽しみなお稽古を習いに行くとしたら、木曜日の定時前に仕事を終わらせるように逆算して、木曜日以外の日も頑張れてしまいます。計画的に仕事をすることは、無駄をなくす良い方法ですし、短期の計画は実行力をアップさせる効果があります。

また、自分磨きのための時間を持つことで向上心や好奇心が生まれて、仕事のモチベーションも上げることができますね。

考えすぎない反省で切り替える

ミスをしたときに、ショックを受けて落ち込んでも、何もいいことはありません。ミスをしてしまったことは仕方がありません。それよりも原因を分析し、いち早くリカバリーすることが大切です。同じミスをしないように解決策・具体策を見いだして、むしろ経験値が上がったと前向きに捉え、気持ちを切り替えましょう。

ミスしたからといって「だから自分はダメなんだ」などと落ち込む必要などないのです。ピンチはチャンス！解決できたら、あなたの評価は上がりますよ。ここが頑張りどころと捉えましょう。

コンディションを整えてモチベアップ

人は感情の生き物ですから、体調が悪いとモチベーションも下がってしまいます。また、体力の低下は判断力の低下に直結します。無駄のない働き方をするためにも心身ともにコンディションを整えましょう。食生活を見直したり、睡眠時間をたっぷりとったりすることで疲れを取りましょう。適度な運動を取り入れて、体力をつけることも大切です。

また、午後3時ごろは仕事の効率が落ちやすくなるというデータがあります。この時間には、仕事が中途半端でも5分ほど休憩して、お茶を飲むとか、太陽光を浴びるなどすると、集中力が増してくると言われています。そして、肩こりや腰痛、偏頭痛など慢性的な症状に困っている場合は、我慢せずに早めに病院で診てもらいましょう。コンディションを整えることが仕事の質アップにつながります。

仕事を効率化させるアイデア

パソコンソフトの機能や仕事アプリを上手に取り入れて、仕事のスピードアップを図りましょう。

よく使うワードを辞書に登録

パソコンを使うタイピング作業で効率を上げる方法の一つに、「辞書登録」があります。よく出てくるフレーズや漢字、固有名詞、メールアドレスなどを辞書登録しておくと、少ないワードで変換できるようになりますので、入力時間の短縮ができますし、誤変換の修正作業が減りますので大変便利です。

ショートカット機能をうまく使う

よくアクセスするファイルやフォルダ、プリンターなどのショートカットキーを作ってデスクトップに貼り付けておくと、そのアイコンをダブルクリックするだけで開くことができます。毎回保存先を探す手間やファイルを開く手間が省けますので、時間短縮になります。また、更新データを間違えたり、保存先を間違えたりするようなミスを防ぐことができます。

見えるリストでやり忘れも防ぐ

「To Doリスト」の活用は是非ともお勧めしたい仕事効率アップ方法です。やることが多くて何から手をつけたらいいかわからなくて混乱しそうな時、やることを書き出すだけで頭の中が整理されて気持ちが楽になり、また、生産性を上げることができます。ポイントは２つ。

1.「やるべきこと」と「できればいいこと」に分ける：「To Doリスト」に入れる項目は、「やるべきこと」だけに絞ります。リストを肥大化させず、シンプルに箇条書きすることで、ミスを防ぐことができます。忘れやすいことは大きな字で書き出しましょう。

1. 優先度はつけない：優先度をつけると自分にプレッシャーを与えてしまい、ストレスになってしまいます。仕事を進める上で、最初に取り掛かると気持ちが楽になるものから手をつけていきましょう。

あらかじめテンプレートを作っておく

稟議書や決済書など、決まった形式のデータをよく作成する場合は、あらかじめテンプレートを作っておくだけで効率化できます。また、よくメールに使うお決まりの文言も、テンプレートを作っておけば作業時間を短縮できます。

人間関係も効率化の鍵

仕事の効率化を図る上で、人間関係は大きな鍵を握っています。普段からコミュニケーションをとって、連絡・報告・相談をしやすい関係を築いておきましょう。何気ない雑談の中から苦手な作業を円滑に進めるヒントを得たり、仕事を依頼しやすくなったりといったメリットがあります。

また、意思疎通がしやすくなることで、伝達漏れや行き違いによるタイムロスが発生しにくくなり、仕事がはかどります。ただ、仕事においてデメリットになる人とは、人間関係と仕事を引き離しておいたほうが良いでしょう。

アプリを仕事に役立てる

ビジネスシーンで活躍する、仕事効率化アプリが沢山出ています。iphoneやipadを使っている方は、アプリで効率化を図ってみると良いでしょう。

・ノートアプリ：手書きメモ・PDFデータの取り込み・データに注釈を入れる・書き出し・ノートをとりながら音声録音ができるなど、優れた機能を持つアプリが開発されています。

・カレンダーアプリ：リマインダーと連携しているものもあるので、スケジュール管理に便利です。

・コミュニケーションアプリ：社内での伝達だけでなく、グループ分けをして企業間でのやり取りが可能なものも開発されています。音声通話やビデオ通話も可能で、クラウドストレージを併用して容量問題をクリアすることもできます。また、TwitterやSkypeといった外部サービスと連携できるものもあります。

仕事の効率化を助けるツール

仕事の効率化に役立つ文房具や雑貨もたくさん出ていますね。選ぶポイントは、シンプルなデザイン、女性らしいデザインがオススメです。オフィスで使用するものですから、実用性とデザイン性と持ち合わせた、仕事の邪魔にならないものがいいですね。

キョクトウ フォブ Todoリスト

[wpap service=”with” type=”detail” id=”B0091FU56E” title=”キョクトウ フォブCのり付M Todoリスト E239″]

To Doリストのポストイット版です。

目につくところに貼ってある方が、「やるべきことは何だったか」を探す時間の短縮になりますし、仕事の抜け漏れを防ぐ効果が高くなります。終わったものから捨てていけるので、残りの仕事量も一目でわかりますね。

GENERAL ARMOR モニタースタンド

[wpap service=”with” type=”detail” id=”B07589HF2T” title=”モニター台 机上台 パソコンスタンド  キーボードトレイ USBポート付き 収納力抜群 ブラック 【メーカー直…”]

モニター台を置くことで、邪魔なラインをスッキリ隠すことができ、キーボードやマウスも収納できるので、作業スペースを整理整頓して広く取ることができます。また、液晶モニターの位置を上げることで、見やすくなり、目の疲れや肩のコリが軽減され、作業効率も上がります。しかも、付箋を貼ると目立ちますので、大事なメモを見落とすようなミスが減って、便利ですよ。

クツワ 虹色やること手帳

[wpap service=”with” type=”detail” id=”B07DYQ4PCV” title=”クツワ 虹色やること 手帳 2019年 A5 ウィークリー パターンドット・ピンク SH961A (2018年 11月始まり)”]

スケジュール管理アプリが苦手な人には、カスタマイズしやすい手帳がオススメです。その場合は、どこに書いたかが検索しやすいものを選びましょう。また、仕事ごとに色分けしておくと、進捗状況も時系列で見やすくなります。

スケジュール管理のみならず、ミーティングや会議の内容を記録するために使用することを考えれば、記入スペースが広い方が仕事用としては使いやすいでしょう。ポケットが付いていると、名刺を挟んだりメモを挟んだりしてもバラバラと落ちてこないので、何かと便利です。

仕事を効率化させて一目置かれる存在

効率よく、無駄なく働くには、ミスをしないことが一番です。ですから、人間誰しもミスをするものだと思って、自分だけではなく、部下や周りのスタッフに何かを伝える場合は、相手もミスをしないための工夫をすることが仕事の効率化につながります。「仕事は速いがミスが多い」のでは信頼されませんよね。仕事が早く正確にできる人は、一目置かれる存在になることでしょう。