仕事の悩み

仕事ができる人の特徴とは。行動特性を知り、自分自身に取り入れよう

職場には、大きく分けて2つのパターンの人がいます。それは「仕事ができる人」と「仕事ができない人」です。仕事ができる人の特徴を知ることはとても大切です。彼らの行動パターンを取り入れ、「仕事ができる人」に自ら変わっていきましょう。

仕事に対する姿勢を見てみよう

管理職の仕事の1つは、仕事のできる部下の行動特性(コンピテンシー)を観察し、そのコンピテンシーを仕事ができない部下に教え、身に着けさせることだといわれます。そうすることで仕事ができる部下を増やすのです。

もしもあなたが「仕事ができる人になりたい」と思っているのならば、仕事ができる人の特徴や行動パターンを知り、まねてみてはいかがでしょうか。形から入ってみて、はじめてわかることもあります。

この記事では、仕事ができる人の具体的な行動パターンや、性格、手帳の使い方や悩みなどをまとめています。できることから自分自身に取り入れてみましょう。

仕事ができる人の行動パターン

仕事ができる人には、特有の行動パターンがあります。自分自身はどうなのか、振り返ってみましょう。

論理的に行動できる

仕事ができる人は、論理的に行動できます。論理的に行動するというのは、感情に左右されないで頭の中でしっかりと行動原理を組み立てて動くことです。そのため独りよがりの仕事にならず、人から聞かれたときにも、相手が理解できるようにしっかりと仕事内容や、やっていることを言葉で説明することができます。

論理的に行動できる人は、仕事の優先付けも得意です。それは「やりたい」ことではなく「やらなくてはならないこと」をきちんと把握し、着実に実行することができるからです。デスクの上や、デスクトップ上に優先順位をメモしたタスク表などをおいている人が多いのが特徴。

返答が早い

返答が早いということは、それだけ処理能力が高いということです。また「相手は早く答えを知りたいだろうな」という相手の立場に立った考え方も持っています。

返答というのは、実はすぐに誰でもできることです。もしも判断が難しいことならば、少なくとも「本日中に上司に確認して折り返します」など、自分自身が実行する予定期日くらいは伝えることができるでしょう。ダラダラと相手を待たせるのはよくありません。

また、返答は電話や直接会ったときなどに限りません。メールのレスポンスもそうです。1日に何十件もメールを受け取っていると、少しでも後回しにしたメールは埋もれてしまって忘れてしまうことがあります。

しかし仕事の早い人は、メールを読んで、短時間で対応できるようなものはどんどんこなして片付けてしまいます。そして、未対応のものは、忘れないようにフォルダわけをしてできる限り早く対応する努力をしているのです。

失敗したことがある

できる人は、失敗しないような気がしてしまいますがそんなことはありません。たとえば大手の有名な社長などは、多くが若い頃に手痛い大失態をしているものです。何億もの借金から立ち直った話など、挫折からの成功はその社長の武勇伝のようになっているでしょう。

そのように、できる人は多くの経験を積んでいます。「若いうちは、苦労は買ってでもしろ」というのは、若いうちの失敗はまだ立ち直りができるからです。そしてそれらの経験は人生の上で大きな財産に。

ミスがないように小さい仕事を重ねるのもよいですが、もしも自分の手に余るかもしれない大きな仕事のチャンスが来たときには、失敗を恐れずにチャレンジしてみましょう。

早くて丁寧な仕事ぶり

仕事が早いだけでなく、丁寧なだけでもなく、それを兼ね揃えているのが仕事ができる人です。その上質の仕事は整理された環境から生まれるといえます。

たとえば紙の書類など、乱雑にフォルダに入れていると「○年の○○の資料が必要なんだけど」といわれたときにすぐに出せません。探すだけでも時間をかけてしまいます。しかし多少の時間をかけても日付や内容で書類を分類していれば、ノータイムでサッと資料を出すことができます。そのように書類をサッと出すことができれば、非常に格好よいですね。

整理整頓は、紙の書類やデスク上だけでは足りません。PC内のフォルダや、メールのフォルダなどもしっかりとわかるように名前をつけて区分しておきましょう。

優先順位を決めて動ける

仕事ができる人は、必ずと言ってよいほど「ToDoリスト」を作っています。ToDoリストとは、仕事の緊急度や重要度が一目でわかるようにリスト化したものです。それらをデスクトップや、机の上に置いておくだけで仕事の質は変わります。

また新人などによくある失敗は「これ、そんなに急ぎの仕事じゃないのでお願いできる?」と上司に頼まれ、勝手に自分の中で、急ぎでないのなら今やっている仕事が終わってからでいいかと、優先順位を後回しにすることです。翌日の朝などに「え、あの資料まだ作ってないの?困ったなぁ」などといわれてしまうことがあります。

これは「急ぎの仕事」の度合いが上司と、部下で食い違っていたためです。この場合、しっかりと「いつまでに仕上げればよいのでしょうか?」という確認が必要。優先順位や、重要度を確認しておくことは、大切です。

ミスをすぐに報告できる

ミスが起きたときに、怒られるのが嫌だったり自分でなんとかしようとして、さらに状況を悪化させてしまうことがあります。たいていのミスは時間が経つほど、問題を大きくさせてしまいますが、ミスは誰でもあります。起きてしまったときには、隠さないで上司にすぐに報告することが重要です。

また仕事ができる人は、そのミスがどのような影響を周囲に及ぼすのか事態の予測をします。そのため、関係する部署や人への連絡がとてもスピーディーです。

仕事ができる人の性格

仕事ができる人の性格というものもあります。そのような性格ではないから仕事はできないというわけではなく、性格も心がけ次第で変えていくことができます。

だらだらと悩まない

決断力がある人は、物事の意思決定が非常にスピーディーです。たとえばある大きな仕事がきた場合を考えてみます。自分の手に余るかもしれない重要な案件を、引き受けるか否か。決断力がある人は、だらだらと悩みません。「どうしよう、受けるべきかな、いや、難しいかな」などと非建設的なことを考える時間を使うのがもったいないと考えているのです。

仕事ができる人は、仕事を引き受けたら即座に、「どのように成功させていくか」という手段をすぐに考え始めています。できるかできないかではなく、やると決めたらやり通す意思を持っているといってもよいでしょう。

コミュニケーション能力が高い

コミュニケーション能力が高い性格は、非常に仕事をする上で得といえるかもしれません。なぜなら、コミュニケーション能力が高い人の周りには人が集まります。

仕事は自分一人の力ではできません。特に大きな仕事を請け負った際には、多くの人に助けてもらわなければならないでしょう。仕事ができる人は、多くの人脈を持っています。そしてそれらを頼ることができるのです。

わたしは人付き合いが得意でないから、仕事ができる人になるのは難しい、と諦めるのは焦燥です。人が集まるような場所や、飲み会の席に積極的に顔を出すようにして、人と交流しておくだけでもずいぶん違うものです。

仕事ができる人の手帳に学ぶ

手帳の使いかたひとつで、仕事の質が変わることがあります。仕事ができる人はどのように手帳を使いこなしているのでしょうか。

1日のなかでの見る回数が多い

手帳に忘れず書き込むことはもちろんですが、書き込んだことを忘れていては元も子もありません。そのため優秀な人は必ず何回も手帳を確認し、ミスをなくします。

1日のうちで朝一番に手帳を確認する人は多いと思いますが、その後はいかがでしょうか。スケジュールを記憶したような気がしていても、記憶というのは非常に怪しいものです。自分の記憶を信じすぎず、メモを信じるようにしましょう。

またスケジュール変更や、ちょっと気になったことなども後回しにしないで、すぐに手帳に記すようにしてください。後回しにしたことさえ忘れてしまう可能性があります。

アナログ手帳を使いこなす

最近では電子手帳が普及していますが、やはり使いやすくて便利なのはアナログ手帳です。書き込む作業により記憶に残りやすく、また簡単に見直せます。ちょっとしたメモや、考えたことを手帳に書き留めておくのにも便利です。

また電子手帳は、名前などを登録してある場合、肝心のその名前を忘れてしまった場合には検索もままならないかもしれません。しかしアナログ手帳の場合は、名簿一覧を眺めれば思い出す可能性が高いです。使いやすいシンプルなアナログ手帳を1つ持つことをおすすめします。

常にスッキリとさせておく

手帳は常にスッキリとさせておき、ものを挟みすぎないようにしてください。お財布でも、領収書などでぱんぱんに膨らんだお財布を持つ人はお金がたまらないともいいますね。手帳も同じです。

特にもらった名刺などを挟んでおくと、ふとした瞬間にどこかへ落としてしまったりします。個人情報ですし、なくしたからもう一度くださいというわけにもいかないので、名刺は名刺入れにすぐ入れる習慣づけは必要です。

また汚い字でメモをしたり、暗号のように書いてしまうと後で自分でもわからなくなってしまいます。手帳の中も整理整頓するつもりで、わかりやすさを心がけましょう。

見やすい手帳への工夫

手帳を見やすくキープするのは、意外に楽しいものでもあります。重要事項には付箋をつけて目立たせたり、案件ごとに色分けするなど自分なりの工夫をしてみてください。

色は、色数が多すぎると逆にわかりにくくなってしまいます。黒の他に3色くらいを使用するのがよいです。3色ボールペンなどを持ち歩くようにすれば、ペンを複数持つ必要もなくスッキリと荷物がまとまります。

できる人とできない人の違い

できる人の特徴を知るだけでなく、できる人とできない人を比較してみましょう。それによりみえてくるものもあります。

情報管理の効率を考えるかどうか

不必要な情報は削除したり、ファイリングをしっかりするなど、情報管理の効率をできる人は考えます。情報の取捨選択がうまいのです。

逆に仕事ができない人は、デスクトップ上にファイルが散らばっていたり、メールボックスが削除されていない不要なメールでいっぱいだったりします。

この違いはなんでしょうか。それはもちろん自分自身がスピーディーに仕事をこなすことを考えているからというのもありますが、根本的に「仕事は共有するもの」という意識が、できる人の心のすみにあるからかもしれません。

もしもあるプロジェクトの担当者が、急病となったとします。部下が仕事を2、3日引き継ぐときにパソコンを開いたとき、できる人のパソコン内は整頓されていてわかりやすいでしょう。そしてできない人のパソコンを開いたときには、まったくどこになにがあるのかわからないのです。

休憩時間への考え方が違う

違いは休憩時間への考え方にもみられます。仕事ができる人はオンオフの切り替えがうまく、休憩時間はしっかりと休みをとるために、業務時間中は集中力を維持します。

逆に仕事ができない人は、休憩時間にも仕事をし続けるのです。一見、まじめで仕事熱心にみえますが、人の集中力というのはそれほど長時間維持できるようにはできていません。業務時間に集中力を欠いて、時間がかかってしまっているので仕事が終わらずに業務外まで仕事を残してしまっているだけなのです。

一時間のうちに、どのくらいの仕事量をこなせるか。そのような仕事効率をしっかり考え、休めるときに休むのが仕事ができる人なのです。

全体の把握力があるかないか

自分の現在行っている仕事しかみえていない人は、仕事ができない人です。期限内に終わらせればそれで十分だと考えています。

仕事ができる人は、全体のプロジェクトや会社の中で、自分がどのような仕事をこなしているのかがみえているため、状況の変化に合わせて最適な方法を選ぶことができます。

取引先が、より早い納期を希望しているらしいなどという話を耳にすれば、あらかじめ自分が抱えている仕事の優先準備を上げます。そして上司からなにか指示があった際には、速やかに対応するのです。仕事ができる人は全体の把握力がある人ともいえます。

仕事ができる人になるポイント

どのようにすれば仕事ができる人になるのでしょうか。コツをつかむためにポイントをみていきます。

仕事への意識を見直す

業務への考えかたを見直してみましょう。たとえばミスをしたときに「もうイヤ、会社やめたい」と思ってしまうことはないでしょうか。しかしこれは非建設的で、非常に感情的な意識です。

ミスをしたときに考えるべきなのは、そこからどのようにミスを挽回するかなど、反省よりも改善です。そして自分のできることを集中して短期間で終わらせること。そのような意識の変化が、仕事の量と質に非常に影響してきます。

一つ一つの確認に手を抜かない

慌てているとミスが出てしまい、その修復に時間がかかってしまいます。また、ミスは上司や顧客からの信頼を失わせる原因ともなります。そこは時間がかかっても一つ一つの確認に手を抜いてはいけません。急がば回れなのです。

特に給与計算や経理などの仕事は、自分のミスが直接会社や従業員に痛手を与えてしまいます。そのように自分の仕事の結果がどのようなところに影響をしているのかを考えながら仕事をすれば、一つ一つ丁寧に、そして執拗に確認する習慣ができることでしょう。

どうしてもケアレスミスをしやすい性格なら、チェックシートを作成したり、必ずダブルやトリプルチェックを提出前にかけると決めておくとよいです。

過信せずに人の意見を聞く

自信家や、独りよがりの仕事をしてしまう人は、どうしても他人の意見を素直に受け入れることができていません。もしも自分の性格がわかっているのならば、誰かがアドバイスをしてくれようとしたときに「ハイハイ、わかってますよ」という心の声を封じましょう。

わかっている。でも、相手は自分のことを真剣に心配してくれているのだからしっかり耳を傾けよう。良薬口に苦しというように、苦言こそ聞いておいたほうがよいことなのだから、と殊勝になるとよいです。

自分の意見に素直に耳を傾けてくれる部下はかわいいもの。目をかけられて得こそあれ、損することはないでしょう。

できる人と一緒に仕事をしてみる

できる人と一緒に仕事をするチャンスがあるのならば、ぜひその機会をムダにはしないでください。彼、もしくは彼女の一挙手一投足をしっかりと観察し、見て学ぶことです。

なにができる人を、できる人たらしめているのかを感じ取ってください。メモの取り方、口調、表情、手帳の使い方、仕事の優先順位の付けかたなど自分より優れた点をみつけたら、その日からでも自分の行動に取り入れてしまいましょう。

昔の徒弟制度は、すべてが見て学べでした。最近では上司が手取り足取り指導するところも多いようですが、自ら動くことは非常に重要です。

自分に投資する

自分に投資をすることは、大切です。投資といってもさまざまで、英会話を習ってもよいですし、現在の仕事に関係するようなスキルを磨けるような資格を狙うのもよいでしょう。

芸は身を助けるといいますが、自分ができることを少しでも増やしておくことは将来絶対にプラスとなります。仕事ができる人は、自己投資を惜しみません。

また仕事上で使用する道具にお金をかけたり、洋服やメイクにお金をかけたり、より経験を積むことも自己投資です。たとえば総務の仕事をしていて上司が年末調整の講習会を受けに行くとします。ダメもとで「自分も勉強したいので一緒に行くことはできないでしょうか」と積極的に声をかけてみてはいかがでしょうか。新しい仕事を覚えられるほかに、上司に積極性をアピールすることにもつながります。

相手の気持ちを考える

仕事は1人で行っているものではなく、多くの人たちが分担して1人ではできない大きなことを成すものです。そのため、チームワークは不可欠。人の和を大切にし、先回りして考えたり、相手の立場に立った気遣いができる人は、上司や取引先の覚えがよくなります。

また上司にゴマばかりする人は、上の覚えがよくてもうまくチームを率いることはできません。同僚や部下がなにを考えているのか、困ったり悩んでいることはないのか観察できる人は、それ自体が強みになります。

困っていそうな人がいたら、声をかけてみましょう。相談に乗れることや、悩みの解決に一役買ってあげられるようなら、手間暇惜しまずに行ってください。いつかは、それがあなた自身に返ってきます。

仕事ができる人の悩み事

仕事ができる人には、仕事ができる人なりの悩みが常につきまとっています。どのような悩みがあるのかみていきましょう。

変化を嫌う上司がいる

優秀な人は、なんでも物事は停滞したらそれは後退と同じだということを知っています。そのため新しいことにチャレンジしたり、働きかたの改善を試みたりします。しかしどの時代でも変化を嫌う上司がいるもので、意見を反対されたりつぶされたりすることも多いのです。

そのように優れた部下の足を引っ張るような上司に当たってしまったとき、できる人は思い通りに仕事を進められない悩みに直面します。解決方法は多々あります。

うまく上司を懐柔し思うように仕事を進めていく人、上司と真っ向から対立して頑張る人、そして会社に見切りをつけて自分が思い通りに動ける社風の会社へ転職する人。どの道を選択するのかはその人次第でしょう。

仕事を任せられ過ぎる

仕事を任せられすぎるというのは、仕事ができるゆえの悩みです。仕事が丁寧かつスピーディーな人に、どうせなら仕事を依頼したいと思うのは依頼者にとって当然のことです。

しかし仕事を任せられる人にとっては、非常に大変です。現在進行中の仕事が予定通りに進んでいたとしても、急な仕事を差しはさまなければならなくなることもあります。また仕事の量が増えすぎて、残業が増えたりプライベートを犠牲にせざるを得ないケースも出てくるかもしれません。

最近の若者は、残業代が出なかったり休日手当がない管理職になりたがらない優秀な人も増えています。それは仕事ができる人なりの悩みといえます。

できない部下に囲まれている

優秀な人は、自分ができるためにできない人の気持ちがわからない人たちも多くいます。その場合、できない部下に囲まれていることにストレスを感じます。

ついつい部下に頼ることをせず、自分がやったほうが正確で早いと考え、仕事量が増えることに。もちろんできる人は、次に部下を育てることを考えるでしょう。一人で仕事をこなすよりも、部下全体の力を底上げしたほうがプロジェクト自体も成功することがわかるからです。

どうしたら部下が育つのか。自分だけではなく、人の成長のことまで考えていかなければならない。そのような悩みに直面しているのができる人です。

仕事ができる人のお財布

仕事ができる人には、その持ち物にまで特徴があります。それが顕著にあらわれるのはお財布かもしれません。

お札をシワにしない長財布

優秀な人は、お金の大切さを知っています。そのためお金の取り扱いかたも変わってくるのです。まずはお札などの丁寧な保管。几帳面というわけではありませんが、シワのあるお札よりもシワのないお札を好む傾向があります。

そのためお札をシワにしない長財布を使用することが多いです。確かに、部下などを連れて飲みに行き、さっとお金を払うときにカードで払ったり、きれいな札束が出てくるとちょっとできる感じがしますね。長財布はかさばって持ち運びしにくい気もしますが、それは慣れの問題です。

また急な結婚式などが入ったときにもピン札は必要になります。そんなときのために、常にシワのないお金を準備しておくことは、できる大人にとって必要なことです。

カード類を入れすぎない

お金が溜まらない人のお財布は、領収書やポイントカードなどがたくさん入っていてパンパンだ、とはよくいわれます。逆にお金が溜まる人のお財布は、本当に必要なものだけが入っていて薄いのが特徴です。仕事ができる人のお財布は、もちろん後者です。

たとえばレジに並んでていてお金を出したりカードを出すときに、時間をかけずにサッと出せたらスマートです。もしも、もたもたして小銭をバラバラと出して数えたり、カードがどこに入っていたのか「あれ?あれ?」といいながら探している姿は、周りからみっともなくみえることがあります。

プライベートが色濃く表れるお財布だからこそ、整理整頓はしっかりしておきましょう。

自分の財布の中身を把握している

財布を開けたときに、思ったよりもお金が入っていなかった。そんな経験はないでしょうか。できる人は、身の回りのことは大体把握しており、それは財布の中身も同じです。

残金やカードの残高などもすべて把握しています。そのためついつい物を買いすぎたり、クレジットカードの引き落とし日に、慌てて振り込みに銀行に駆け込むようなことはありません。そして毎月しっかりと家計簿をつけて家計を把握している人も多くいます。

仕事ができる人のデスク周り

デスク周りで、その人の仕事ぶりはよくわかります。仕事ができるコツのすべてが詰まっているといってもよいでしょう。

収納場所が決まっている

なにか文房具などを使用するときに、何も考えずに手が伸びるように筆記用具などの収納場所は固定されています。机の中をガチャガチャと探したり、頭で考える時間がもったいないことを知っているからです。

また書類も内容や日付ごとに分類され、一目でわかるように収納されています。ラベルの使いかたや色分けが非常に上手で、自分以外の人がファイルをみても必要な書類がすぐに取り出せるようにしてあるのはさすがです。急病などで休んだ際にも、電話の問い合わせですぐに対応することができるでしょう。

使いやすいようにカスタマイズ

業務を引き継ぐことなどもありますが、できる人は自分が使いやすいようにカスタマイズすることが得意です。前任者がファイリングなど不得手な人だと、書類がバラバラだったりします。そのまま使用すると仕事に時間がかかるので、自分でラベリングをしたり情報を取捨選択して、不要なものはゴミ箱に捨ててしまいます。

仕事ができない人は、不必要なものを捨てられないことがよくあります。そのため必要なものが埋まってしまい、探すのに時間がかかるのです。逆に仕事ができる人は、必要なものを必要なところにおいておくことができます。

常に整理整頓を心がけている

効率アップのために、常に整理整頓を心がけています。デスク周りはもちろんのこと、気がつけば共有の文房具置き場などを片付けていることも。

整理整頓をしておくことで、仕事がスピーディーに進むほかに、周りに整理整頓することができる人であることをアピールできます。女性なら、女子力のアピールにもなるでしょう。整理整頓をすることは、プラスのことしかありません。

自分の仕事と向き合い意識改革をしよう

仕事ができるようになりたい。そう思った時点で、仕事ができる人になるスタート地点に立っています。

周囲にいる仕事ができる人を見本にするなど、彼らの特徴を知りそれらを自分自身の仕事に取り入れてみてください。自分の仕事と向き合い意識改革をすることで、あなたの仕事効率もアップしていくことでしょう。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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