仕事術

毎日を楽しく!効率良く仕事をこなすための秘訣を紹介

「自分の時間を作るためにできるだけ効率よく仕事をしたい」と感じている人は多いのではないでしょうか?ここでは仕事を効率良くこなすための秘訣や、そのために身に付けるべき方法を紹介しています。仕事ができる人の特徴と合わせてチェックしてみてください!

仕事をテキパキと上手にこなせるようになりたい

「どんな仕事を頼まれてもテキパキとこなしたい。」、「仕事をテキパキとこなして自分の時間を作れるようになりたい」仕事を要領良くこなす事はとても難しい事ですが、それができると自分が自由に使える時間が増えたり、より多くの仕事を頼まれるようになります。

そして、仕事をテキパキと要領よくこなしている女性はとてもかっこ良く見えます。では、仕事をテキパキと上手にこなすためにどんなスキルが必要なのでしょうか?仕事ができる人の特徴や仕事を効率よくこなすための秘訣についてまとめました。

仕事ができる人に共通する特徴

仕事ができる人から似ている雰囲気を感じ取った事はありませんか?実は、仕事ができる人には共通する特徴があります。ここでは、仕事ができる人にどのような特徴があるのかを紹介します。

仕事の仕方にメリハリがある

仕事ができる人は仕事の仕方にメリハリがあるのが特徴です。「これは本気で取り組まなければならない仕事」「こっちは少し手を抜いても大丈夫な仕事」という風に区別して仕事をします。

そうする事で本気で取り組む仕事により多くの時間を割く事ができ、完璧にこなす事ができるのです。任された全ての仕事に対して全力で取り組み、何でも完璧にこなす人はとてもかっこよく見えますが、仕事ができる人は大抵本気でやる仕事と手を抜いてやる仕事を区別しています。

仕事ができる人は、時には手を抜いて気持ちを休めながら仕事をする必要がある事を知っているのです。

自分の仕事を客観的に捉える事ができる

仕事ができる人は自分の仕事を常に客観的に捉える力があります。忙しいとつい、主観的に見てしまいがちですが、忙しい時こそ客観的に見る事ができるのです。

客観的に仕事と向き合う事で、色々な問題点や自分のミスに気が付く事ができるので、大きなトラブルを回避する事ができます。自分がどれくらい忙しいのか、どれくらい仕事があるのかを客観的に把握しているので、仕事のスケジュール調整も上手です。

仕事を早く終わらせる事のメリットを知っている

仕事ができる人は、仕事を早く終わらせる事のメリットを良く知っています。具体的にどんなメリットがあるのでしょうか?例えば、仕事が早く終わる事で残業のストレスがなくなったり、仕事のためのスキルアップを目指す時間を確保したりする事ができます。

また仕事以外に使える自由な時間が増えるので、自分のしたい事により多くの時間を費やす事ができるようになります。

そうする事で趣味や旅行にも時間を使う事ができるようになり、仕事の事ばかりを考えずに毎日を楽しむ事ができます。

プライベートが充実している

仕事ができる人は、プライベートも充実しているという共通点があります。仕事を上手くこなすために、時には気分転換をする事も大切です。その気分転換の手段が充実しているのです。

早く仕事を終えた日には、仕事以外の友人と食事に行ったり、飲みに行ったりして一時的に仕事の忙しさを忘れてしまう事も大切です。

仕事が上手くいかない日があっても、プライベートでリフレッシュして気分転換する事で明日からの仕事も頑張る事ができるのです。

仕事を効率良くこなすための秘訣

「仕事を効率良くこなすためにどんな事に気を付ければいいの?」「効率よく仕事をこなす方法がわからない……」というように、仕事に対してマイナスなイメージを持っている方も多いのではないでしょうか?

ここでは仕事を効率良くこなすための秘訣を紹介します。仕事に対するマイナスイメージを払拭してしまいましょう。

5W1Hを確認する癖をつける

与えられた仕事に対して「いつ、どこで、どうして、誰が、どのように、何をするのか」を必ず確認する癖をつけましょう。1つでも分からない事が出てきたら、すぐに上司や仕事を与えてくれた人に確認するようにしましょう。

仕事の事をどれだけ把握しているかで仕事の効率が変わってきます。また、5W1Hを知っている事で仕事の大きなトラブルを未然に防ぐ事ができるようになります。

これは道具を使わずにできる事なので、ぜひ今日から実践してみてください。

ToDoリストを活用する

仕事で行うべき事を記録するためのToDoリストを作成し、段取り良く仕事をするようにしましょう。ToDoリストをしっかりと作成して確認しながら仕事をする事で、身の回りが整理されます。

その結果、効率よく仕事をする事ができるようになるのです。ToDoリストは専用の物が販売されていますが、普段使っている仕事用のスケジュール帳に書き込んでいくのがベストです。

スケジュールと一緒にToDoリストを確認する事で、見落としがなくなり必要な仕事を必要な順番でこなす事ができるようになるので、是非実践してみてください。

嫌な仕事を後回しにしない

面倒だと思う仕事ほど先にやってしまうように癖付けしましょう。そうする事で大変な仕事が後に残らないので、効率よく仕事を進める事ができます。面倒だと感じる仕事が最後の最後まで残ってしまうと、その仕事の効率が大幅に落ちてしまいます。

また、難しい仕事は分からない事が出てきたときに相談する事ができるように、最初の方に着手するようにしましょう。

トラブルは即座に対応する

トラブルは、そのまま放っておくと後から大変な事になってしまう場合があります。トラブルが起きたらそのままにせず、すぐに対応するように心掛けましょう。

また、トラブルが起きた時はメールではなく電話で報告するのがベストです。電話で報告する時は、先に謝罪をして「いつ、どこで、どうして、誰が、どのように、何をしてしまったのか」しっかり伝えるようにしましょう。

次のトラブルが誘発してしまわないように、的確な情報をもって対応する事が非常に大切です。

何でも一人で解決しない

分からない事や自信がない事は自分一人で解決するのではなく、その仕事を良く知っている人や上司に確認を取るように心掛けましょう。分からない事を一人で解決しようとする行為は、トラブルを生み出してしまう可能性があります。

任された仕事に疑問点や不安な点がある時は、必ず分かる人に確認を取るように心掛けてください。また、納期をチェックした時に一人では難しそうだと感じた場合は、上司に確認を取り早めに他の誰かに依頼をするようにしましょう。

仕事ができる人になるために身に付けるべき事

仕事ができる人になるためには、仕事に必要なスキルを身に付ける事が大切です。「仕事に必要なスキルってどんな物があるの?」という方に、ここでは仕事ができる人になるために身に付けるべきスキルを紹介します。

柔軟なコミュニケーション力と適応力

何があっても動じない適応力と、誰とでもやりとりする事ができるコミュニケーション力は仕事においてとても重要な力です。適応力は色々な仕事をこなす事で身に付いてくる物なので、嫌な仕事や面倒な仕事に対しても積極的に取り組むように意識してみてください。

コミュニケーション力を身に付けるためには、相手の立場を常に考えて、相手がどのような気持ちになるのかをよく考えながら仕事をするようにしてみてください。

話をする時は相手に分かりやすい言葉を選ぶように心掛けましょう。どちらも少しずつ身に付くスキルなので、焦らずにゆっくりと身に付けていってください。

仕事内容をタスク化する力

仕事内容を全てタスク化する事ができれば仕事が効率良く進み、仕事をどんどんこなせる人になる事ができます。慣れるまでは任された仕事を全てリストアップし、それらがどれくらいの時間で完了する物なのかを書き出しておくようにしましょう。

書き出す事で同時進行する事ができる仕事が見えてきます。また、納期と所要時間を関連付けて考える事ができるようになるので、早く着手しなくてはいけない仕事が分かるようになります。

最近ではタスク管理に便利なスマートフォンアプリも増えてきているので、それを活用してみるのも良いでしょう。

自分の力量が分かる自己管理力

自分がどれくらいの時間でこの仕事が出来るかを常にシミュレーションして計算できるようになりましょう。同じ仕事を与えられても、その仕事にかかる時間は人によってそれぞれです。

その時の自分の経験や実力でもかかる時間は変わってきます。仕事を与えられたときに、今の自分ならこれくらいの時間でここまでできるという事を常に考えて仕事をするようにしてみてください。

徹底したスケジュール確認

仕事ができる人になるためには、スケジュールをしっかりと把握して今するべき事を理解して仕事をする必要があります。見落としていた、忘れてしまっていたという事がないように徹底してスケジュールを確認するように心掛けましょう。

また、仕事を与えられたらその場で直ぐにスケジュールを確認する事を忘れないでください。他の仕事と納期が被っていたり、日程が被っていたりした場合はその場で相談するようにしましょう。

仕事を上手くこなすためには、自分が完璧にこなす事ができる無理のないスケジュールを自分で組んでいく事が大切なのです。

仕事ができるようになると毎日が楽しくなる

「毎日毎日、残業ばかりで疲れてしまう」「今日もあの嫌な仕事をしなくてはいけない」そんな悩みを抱えながら仕事をしている人が多いと思います。

仕事ができるようになり、色んなスキルが身に付けばそんな悩みも吹き飛んでしまうかもしれません。そして仕事が楽しいと感じる事も増えていくでしょう。

仕事ができるようになると、自分が自由に使える時間も増えていきます。自由に使える時間が沢山あると、精神的にも余裕が生まれ、ストレスのない生活をする事ができるようになります。ストレスのない生活はそれだけでも楽しい物です。

ぜひ仕事をテキパキと上手にこなせるようになって、ストレスフリーの生活ができるようになってください。

LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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