資格・語学

秘書検定二級を取得するメリット。ビジネスマナーや常識も学べる

就職活動に活かせる資格を取りたいけど、メリットや取るのに必要な難易度はどのくらいか悩んでいる人も多いと思います。この記事では、就職やその後も活かせる資格の秘書検定二級がどのような資格か、受験問題や受験方法、勉強方法もあわせてみてみましょう。

秘書になるためだけに秘書検定を受けるわけではない

秘書検定と聞くと、秘書になりたい人が受ける検定と思ってしまいがちです。ですが秘書検定の内容を見ていくと、ビジネスに役立つ事柄から、お葬式で扱う香典についての知識など、常識問題もたくさん含まれています。

これらの知識は、就職してから身につけるとなると大変です。秘書検定二級を取得しておくと、こうした常識的な知識を持ち合わせているというアピールポイントにもなります。自己研鑽にもつながる資格が、秘書検定なのです。

秘書検定とはどういうものか

それでは、まずは秘書検定がどのような資格なのか、おおまかな概要と就職で有利な級を知っておきましょう。

秘書検定とは

ビジネス検定の1つで、ビジネス上のマナーから一般常識まで、幅広い内容を問われます。ファイリングや電話の取次ぎといった内容から、香典の返し方まで様々です。3級から準1級・1級までの4段階に分かれており、上の級になるほどより高度な知識や、高い難易度の対応が求められます。秘書というと女性を思い浮かべがちですが、一般常識を問われることから、男女問わず取得している人が多い資格です。

受験内容は秘書に必要とされる素質、職務知識、一般知識、マナー・接遇、技能の5分野が問われます。9割がマークシート方式なので、どのような対応をすべきか、言葉にどんな意味があるのか、きちんと理解して覚えていることが求められます。

就職で有利に働くのは秘書検定何級からか

秘書検定二級は社会人としてのマナーの中でも、一般常識的な問題が多数出題されるレベルです。難易度は下から2番目ですが、ファイリングの知識やお茶くみの正しいやり方など、新入社員のうちに任せられることが多い仕事についての知識も得られます。そのため就職活動の面では、すでにこうした知識を覚えていますよ、というアピールに繋がります。

そのため、学生のうちに取得しておくと、特に事務系の就職に関しては有利に働きます。自分の知識を高めるきっかけにもなるので、取得しておいて損はない資格の1つです。就職してから取得する人も多いくらいなので、学生のうちに取得しておくと、就職後はより上の級を目指すという自己研鑽にもつながります。

秘書検定2級の問題を紹介

一般常識とは言っても、実際にどのような問題が出るのか分からないと不安ですよね。ここでは実際に、秘書検定2級でどのような問題が出るのかを、実例と共に見ていきましょう。

「貴殿ますますご発展のこととお喜び申し上げます」は合っているか

上司の留守をどう扱うかなど、秘書特有の職務知識の分野で問われる問題です。この文章は一見すると正しい文章のように感じてしまいますが、実は正しくない使い方です。まず貴殿とは個人のことを指すのですが、その後ろの「ご発展のことお喜び」の部分は、会社や団体が成長していることを喜んでいるという意味になります。したがって、最初の「貴殿」とのずれが生じてしまうので、誤りと分かります。

こうした手紙やメールで使用する慣用句は、社会人として就職してからも使う機会がとても多く、知っておいて損ではありません。意外と間違えて覚えていた、と気づくこともできるので、社会人になってから取得する人が多いのもうなずけます。

同僚の家族に不幸「不祝儀袋」をどう書くか

9割がマークシート方式の秘書検定ですが、その中には実際に書き方を問題用紙に書き込む記述形式の問題もあります。その1つが、こうしたマナーや接遇方法です。この問題は上司に頼まれて、不祝儀袋に上司の名前を書く必要があるとき、不祝儀袋の裏側をどう畳むかを答える内容になっています。

不祝儀袋は、上書きに「御霊前」や「御香料」と書き入れ、会社名と上司の名前をその下へ書き込むのが一般的です。封筒タイプならそれだけで良いのですが、上包みが付いている場合には、頭をお辞儀させるように上側を下にかぶせるように畳みます。このように不祝儀袋はたたみ方や名前の書き方などが決まっており、普段の生活でも役に立つ知識です。

自分が作成した案内状が間違っていたらどうするか

技能の分野で問われる問題で、1時間時間を間違えて会議を案内してしまった場合に、どう対応するのが最も良いのか選ぶ、もしくは間違えた対応がどれかを選ぶという問題が出題されます。実際の現場では、上司に報告してわびた後、再案内を電話やファックスで知らせ、改めて送り状を出すなどミスを自分でリカバーする力を求められます。

こうした、実際に起こりそうなことに関する問題も出題されるので、問題を解きながら実践的な知識を身に着けられるのも、秘書検定の特徴です。

秘書検定の二級を受験する

秘書検定をぜひとも受けたい、と考えたときに押さえておきたい、2018年の検定の内容やスケジュール、おすすめの参考書について解説していきます。

秘書検定二級115回試験

  • 開催日 2018年6月17日
  • 二級試験時刻 14:50~17:00
  • 開催地 全国各地

同じ日に全ての級の筆記試験が開催されるので、開始時間がまちまちになっており、注意が必要です。開催地は全国各地に用意されるため、自分の居住地に近いところをブロックごと選びます。また受験資格に年齢や資格の制限がないので、誰でも受験可能です。
開催地は詳しくは公式サイトを確認して、自分の居住地に近い場所がどこか見ておきましょう。

秘書検定二級受験のスケジュールと受験料

いくら試験を受けたいと考えていても、申し込みが正しくできなければ受験はできません。秘書検定二級は、4月5日から申し込み開始で、5月16日が申し込みの締め切り日です。受験料は、2級は4,100円です。申し込み方法は3つあり、インターネット申し込み、書店申し込み、郵送申し込みの3つがあります。

インターネットでの申し込み

・専用サイトから申し込み
・クレジットカードorコンビニエンスストア利用
・入金時点で完了

書店カラの申し込み

・検定案内(願書)を全国の受験申込受付書店・大学生協などで入手
・書店で支払い
・専用封筒で郵送して完了

郵送での申し込み

・検定案内(願書)を全国の受験申込受付書店・大学生協などで入手
・現金書留で送付
・受験料と願書を送付した時点で完了

受験後は6月19日より模範解答が公式サイトで公開され、7月6日に合格通知が送付されます。合格基準は、理論と実技のそれぞれに分類される問題の正答率が60%以上となっており、2級の合格率はおよそ60%前後といわれています。申し込みが完了していれば、6月4日に普通郵便で受験票が発送されます。

申し込んだのに6月10日になっても郵送されてこない場合は、6月15日までに検定協会まで問い合わせが必要です。受験をキャンセルしても受験料の返金はないので、申し込んだら必ず受けられるように、周辺の予定は出来るだけ空けておきましょう。

秘書検定二級の勉強方法

勉強方法は大まかに分けて2つあり、参考書の暗記と普段の生活で実践するという方法があります。参考書を使いながら、授業やバイトがある平日は1日20分ほど、土日はできれば1~2時間ほど時間を確保できれば、ある程度の分野を勉強することができます。暗記が中心となるので、既に知っている知識はより精度を高め、全く知らないジャンルを覚えることに時間を割きましょう。

参考書は分野別に分かれている教科書のような解説タイプと、問題が豊富なタイプの2つを用意するのがおすすめです。平日はその分野ごとに解説を読みながら問題を少しずつ進め、土日に分からなかった分野をできるだけ集中して取り組んでいきましょう。特に記述形式のジャンルでは、自分で実践するというやり方は、まったく知識がない状態でも実際に体を動かしながら覚えられるので、より問題が分かりやすくなります。

また受験が近づいてきたら、実際の試験時間の長さである2時間を目安に、模擬試験にチャレンジしておきましょう。長時間の集中は学校の試験でも慣れているかと思いますが、実際の試験で緊張しないようにする効果もあります。

早稲田教育出版の参考書

自分の学習スタイルに合った参考書を選びたいときには、早稲田教育出版の参考書がおすすめです。じつはこれらの参考書は、秘書検定を実施している公益財団法人実務技能検定協会が編纂に関わっているため、情報の信頼度も高いのが特徴です。

問題を羅列した問題集や、テンポよく学べるイラストの豊富なタイプ、丁寧な解説で教科書のように読み込めるタイプなどがあるので、自分の勉強スタイルに合わせて選ぶのがおすすめです。

カラーで読みやすい参考書


分かりやすい参考書が欲しい、という人には「秘書検定2級に面白いほど受かる本」がおすすめです。秘書検定の講師として活躍する筆者が分析して書いた本なので、これ1冊で受験に合格できたという人も多く、まずは問題や内容を勉強してみたい、という人にもぴったりです。

解説にプラスして練習問題も充実しており、しかも出る順になっているので効率の良い勉強ができます。実生活が忙しい、勉強している暇がない、という人にとっても、手に取りやすい1冊です。

秘書検定二級で一般常識を身に着けよう

秘書検定二級では「知っていなければ恥ずかしい」ともいわれる、一般常識が多く出題されます。問題そのものも難しくないので、一般常識を学ぶつもりで受験してみるのもおすすめです。大学の生協などでも簡単に受験申し込みができるほか、ネット上にも例題が載せられているので、気になる人はまずチェックしてみましょう。

秘書検定二級を受けて、一般常識を身に着けてみませんか。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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