退職願を提出する時期はいつがベスト？その手順と手続きのポイント
退職届はいつ提出するのが正解か
退職願や退職届を出すタイミングには、基準が大きくふたつに分かれます。ひとつ目は、なるべく損をしないで退職したいという考え方で、夏・冬の賞与支給直後に会社を辞めることを計画し、退職届を提出するという方法です。
ふたつ目は、会社の状況も考えたケースで、引継ぎがしやすい閑散期や新しい制度が始まる準備前のタイミングで退職届を提出する方法です。どちらか一方にこだわるのではなく、迷惑を極力かけず自分にも有利になるよう円満退職するのが一番だと考える人は多いでしょう。その為には把握しておきたいことがいくつかあります。
退職届を提出する前にすること
見切り発車で退職届を提出するのは後々損をしてしまったり、マナーがなっていないと白い目で見られてしまう場合があります。事前に計画することでそういった事態は避けられますので、しっかりと準備をしましょう。
まずは上司に相談する
どのような状況であっても、突然退職願や退職届を提出するのはマナー違反です。退職願や退職届を受け取ってしまうと会社側は退職を認めた事になるので、たとえ上司がその場で納得したとしても、人事責任者の了承を得なければ受け取ることができません。
もし、何も伝えず提出した場合、今まで働いていた会社との関係が悪くなり、退職願を受理されない場合もありますので注意してください。
就業規則を確認する
企業によって独自のルールが設けられている場合があるため、退職を切り出したら就業規則を確認しましょう。上司に退職を希望していることを伝え、会社として退職に合意を得た際は、書類の提出に関して会社に指示を仰ぎましょう。退職願と退職届のどちらを提出するかも会社により異なりますので、一緒に確認すれば後々困ることもありません。
退職願は退職日の2週間前までに提出できれば問題ないですが、会社によって独自の期日が定められている場合もありますので注意してください。
賞与や給与の確認
賞与を決める査定は過去の評価が基準となりますが、退職を切り出した後だと、将来における期待度を差し引かれて下げられてしまう場合が予測されます。賞与をもらってから退職を考えている場合は、賞与額が確定してから退職に向けての準備に取り掛かりましょう。
賞与の確定する日にちから、引継ぎ、有給消化の調整、給与の支払いが発生する最終日など、あらかじめ逆算しておくとスムーズです。
退職届を提出するタイミング
ギリギリになってから退職を伝えるのは思うように進まなかったり、印象が悪くなる可能性があります。そうならないためには退職日から逆算し、なるべく早めに計画を考えていきましょう。
1カ月前が最も多い
新規採用から引継ぎまで考えると、1カ月間という時間は厳しいように思えますが、他の社員がしっかり把握している場合、必ずしも遅すぎるとは限りません。
会社に迷惑をかけない範囲で有給消化を使いきり、大きなプロジェクトに関わっていない期間に引継ぎを終えると考えれば、1カ月前がギリギリ常識の範囲内と考えている人が多いようで、もう少し余裕をみて、約半数の人が1カ月半前に退職の意思を伝えはじめる人が多いようです。
有給消化の場合は早めに提出
有給消化をする場合は、早めに伝えることも大切です。なかなか言い出しにくいことかもしれませんが、残っている有給が何日あるかを確認し、退職日までに使いきりたいとしっかり意思表示をしましょう。ギリギリまで業務や引継ぎが終わらないなど、有給を全て消化できない場合もありますので余裕をもって計画を立てることも必要です。
有給があれば旅行などリフレッシュの時間にあてることもできますし、まだ転職先が決まっていない場合は就業中にはできなかったやり方で転職活動をすることもできます。心にゆとりをもつ為にも、有給はなるべく使い切りたいところです。
繁忙期は避ける
忙しいと上司の都合がつかず、退職を切り出すタイミングを失ってしまう場合があります。また、後任の選定や引継ぎの指示など上司の仕事を増やすことになってしまうので、思わぬトラブルに巻き込まれる可能性もあります。
気持ちや業務に余裕がある閑散期のタイミングを選び、退職を伝えるようにしましょう。人事異動が内示された直後は、引き継ぎも比較的にしやすいです。
転職活動とのタイミングを見る
転職活動から退職の準備までにかかる期間は3カ月～6カ月が平均だと言われていています。内訳として、転職の準備で2週間程度、応募をしてから面接を受け内定をもらうまで2カ月程度、退職の準備や引き継ぎで2週間程度となります。
仕事をしながら転職活動をする際、面接時間のスケジュールがなかなか決まらない場合がありますので、3カ月で転職をするのはスムーズに進んだ場合と考えていいでしょう。
法律では2週間前に提出
上司に退職を切り出しても合意してくれない場合は、退職日の2週間前に提出することで退職することができます。この2週間というのは、民法627条で定められた期間になります。どうしても会社が納得してもらえなそうな場合は、内容証明郵便等で会社に退職届を提出するといった方法があることも覚えておきましょう。
退職届は原則手渡しなので、郵送はイレギュラーなケースのみです。何も言わず最初から送るようなことはマナー違反になるので、絶対避けるようにしてください。
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パートやアルバイトの退職届
雇用形態によって退職の手続きが変わる場合がありますので、自己判断せず上司や人事の指示を仰ぐようにしましょう。混乱を招く恐れがあるので、わからないことがあっても同僚や先輩に退職手続きを相談するのではなく、退職は上司だけに伝え、手続き方法も上司や人事から教わるようにしてください。
必須でない場合もある
パートやアルバイトが退職する場合は退職届を提出するケースは少く、口頭で伝えるだけで大丈夫なところがほとんどです。しかし勤務先によって退職届が必要な場合もありますので、事前に退職届が必要か聞いておきましょう。
言い出すタイミングやそのあとの人間関係に悩み、そのまま何も言わず去ってしまうという選択は大勢の人に迷惑をかけるので避けたいところです。どうしても上司へ言い出しづらい場合は直接言うのではなく、まずはメールを使い、話したい事があるので時間を空けてほしいなど伝えてみてはいかがでしょうか。
退職の意思を明確にできる
退職の話を切り出しているにも関わらず進展しない場合は、ただでさえ気を使う期間なのに気になって業務にも集中できなくなってしまいます。そんな時は待っているだけではなく、退職届を用意することで明確に意思表示することを選択肢として考えてみるのもいいでしょう。
手渡しが基本
退職届は、直接上司へ手渡しが原則です。上司には話しづらいから直接本社に郵送というのはマナー違反となりますので、よほどの理由がない限りやめておきましょう。手渡しするときは、他の従業員に見つかると噂が広まり、トラブルになる場合もありますので、なるべく見つからないように渡すようにします。
形式は正社員と同様
退職届の形式は正社員と同様で、指示がない場合は縦書きにします。手書きであればA4やB5の便せんかその大きさに該当する用紙を準備し、油性か水性の黒インクの万年筆やボールペンで書くようにします。書面にして退職の意思を残すことが目的なので、こすると摩擦で消えてしまうようなペンは使用しないようにしましょう。
一時期手書きが推奨されていましたが、今はパソコンの使用もだいぶ浸透してきたので、手書きでもパソコンを使用してもどちらでも構いません。
タイミングを読んで円満な退職
退職の意思を伝える場合、マナーをしっかり守り、順序とタイミングを間違えないことで円満退職につなげることができます。繁忙期に退職を切り出してしまうと、上司は後任の選定など仕事がさらに増えてしまいます。そして、周囲が忙しいなか引き継ぐとなると、後任者や周りの人に大変な思いをさせてしまう場合もあります。
会社を去るといっても同じ業種で転職した場合、仕事で再び顔を合わせる場面も出てくるかもしれないので、印象を悪くするようなことは避けたほうがいいでしょう。新しい生活を楽しくはじめるためにも、後味が悪くならないように、退職のタイミングは慎重に考えることが重要なポイントとなります。
