「書類整理にもう悩まない」上手に分類してすっきりした生活を
書類整理でスッキリしたい
家のあちこちにあるチラシや書類、取扱い説明書など、使いたいときに見つけられなくて困った経験はありませんか。また、職場のデスクの上や引出しは、きれいに片付いているでしょうか。
ここでは、書類整理の基本から収納方法、収納グッズ、整理整頓するメリットなど、さまざまなことを取り上げて説明します。片付けが苦手だと思っている方は、すぐに実践できる書類整理に必要なノウハウを、一緒に学んでいきましょう。
種類の多い家庭の書類
家庭の書類は、数えきれないほど種類や量があるものです。ここでは、家庭にある書類の種類や収納方法について、しっかりと学んでいきましょう。
金融証書などの重要書類
大切に長く保管しなければならない重要書類は、各家庭に必ずあると思われます。不動産の売買で使用した権利書や契約書、生命保険や火災保険などの保険証書、その他、金融機関で手続きしたものなどがあげられます。
これらは取り出して使ったり、見たりする機会が少ない書類ですが、重要書類のため、きれいにわかりやすく保管する必要があります。金銭にかかわったり、保険など他人に見られてはならない重要な書類は、どのように保管したらよいか、ポイントを押さえることが大事です。
一つめのポイントは、金庫に保管することです。金庫は火災や災害に強いだけでなく、防犯対策においては一番安全です。金庫も、大きいものから小さいものまで売られているので、それぞれに合ったサイズのものを購入するとよいでしょう。二つめのポイントは、鍵のかかる場所に保管することです。やはり防犯対策の面から、鍵のかかる引出しや、鍵のかかる部屋に保管するとよいでしょう。
また、重要書類なので、クリアファイルのような中身の見えるものではなく、書類ごとにまとめてから、中身の見えない専用の場所や入れ物を作って保管します。もちろん、どの方法で保管するにしても、それぞれの書類ごとに、自分でわかりやすいように、一つずつファイルに入れてラベリングするなど、工夫するとよりよいでしょう。
子ども関係のプリント
幼稚園や学校で、子どもたちが頻繁に持ち帰ってくるプリントは、いつでも確認できるようにしておかなければなりません。毎日のように持って帰ってくることもあり、出し入れを頻繁に行うものなので、取り出しやすく、見やすいように保管しましょう。さらに、習い事をしていれば、その分も増えてくるプリント類。管理必須であることは、間違いなしです。
子どもが学校から持ち帰るプリントは、ずっと保管しておいたほうがよいもの、毎月配られるもの、返事を出さなければならないもの、予定の日まで取っておくべきものなどがあげられます。まずは、学校またはその子ども専用のファイルを作り、保管が必要なものは、そこに綴っていくようにしましょう。できれば、すぐに内容が確認できるクリアブックなどがよいでしょう。
ここで活躍するのがコルクボードです。大きなものがあれば、さらによいでしょう。毎月配られるもの、返事を出さなければならないもの、予定の日まで取っておかなければならないものは、すぐに目に入るように、常に壁に設置したコルクボードで管理しましょう。
学校でも教室の壁にプリントごとに分け、貼っているとことも多いと思います。それと同じように、家庭でも実践すると、とても管理しやすいでしょう。
取り扱い説明書などの書類
各家庭に必ずある取り扱い説明書や保証書などは、家電や車を購入した際には、必ず付いてくるものです。時には見返したり、修理するときには保証書が必要になります。よって、家族全員が使いやすいように、わかりやすく保管したいものです。
取り扱い説明書や保証書は大きさもさまざまで、そのままににしておくとバラバラになってしまい、使いたいときに探すことが大変です。そんなときに役立つのは、じゃばら式ファイルです。じゃばら式ファイルは、種類にもよりますが、たくさん仕切りがあり、一つの区切りに多少分厚いものまで収納できます。
ファイルを開いただけで、何種類もの説明書が一度にわかるので大変おすすめです。インデックスをつけて、どこに何が収納されているかわかるようにすると、よりよいでしょう。じゃばら式ファイルのほかにも、たくさん収納するものがある方は、インデックス付きのファイルボックスなど、大きめのものを利用すると、たくさん収納できます。
住んでいる地域のお知らせ
あまり増えて困ったりすることは少ないですが、町内会や自治会での行事や会合など、その地域に関するお知らせは、住んでいる者のマナーとして守りたいもの。忘れないようにするためにも、しっかりと管理しましょう。
こちらの書類も、学校のプリント類と同じように、コルクボードなど、見えるところに貼っておくと一番よいですが、専用のファイルを作って保管しておいてもよいでしょう。やはり、地域のお知らせは家族で共有すべき情報なので、居間や家族の集まる場所に、わかるように保管しておくことをおすすめします。
レシートなどの明細や領収書
毎日といっていいほど増えるのが、レシートや領収書。家計簿をつけたり、クレジットの明細を確認するなど、家計を管理するためには欠かせないものです。ほかの書類に比べると、小さいものも多いので、バラバラにならないよう気を付けましょう。
レシートやクレジットカードの明細などは、家計簿をつけるときなどに利用することが多いです。まず、まだ家計簿につけていない、新しいレシートやクレジットの明細など、保管するボックスを用意し、一日ごと、一週間ごと、一カ月ごとでもよいので、そこに溜めてから整理するようにしましょう。
箱に溜まったものは家計簿に記入し、必要のないものはすべて捨てましょう。取っておきたいレシートや明細は、ブック形式のクリアファイルに保管すると、すぐに確認できるので便利です。こちらのファイルも、半年ごとや一年ごとに確認し、要らないものは捨てるようにしましょう。溜まってしまうと、ファイルも窮屈になって見返しにくくなってしまいます。
どこにも属さない紙
新聞に挟まっているチラシやメモ、そのほかにも、保管しておきたい書類は必ず出てきます。管理しないと、どんどん溜まって厄介なので、しっかりとわかりやすく整理していきましょう。
「いつか使うかもしれない」、「もしかしたら必要になるかもしれない」と思われるチラシや書類は、結構あるものです。こういった書類は、ファイルなどにしまってしまうと、そのまま忘れてしまったり、見返したりすることが難しくなります。この場合は、壁掛け収納がおすすめです。常に確認できる居間などに設置し、いつでも目に付くところにしまうことがポイントです。
また、ウォールポケットもおすすめです。さまざまな種類がありますが、透明なウォールポケットを使うと、チラシやメモは一目瞭然で確認でき、たくさん溜まっていくと、透明なので見栄えも悪くなってきます。そのタイミングでいらないものは捨てて、整理するとよいでしょう。さらに、写真も飾れるので、ちょっとしたインテリアにもなりますよ。
家庭での書類整理の仕方
家庭内にはさまざまな書類がありますが、散らかってバラバラだったものは、どのように収納していけばよいのか、何からやったらよいのか説明していきたいと思います。
まずは紙をすべて集める
まずやるべきことは、家の中にある書類や紙を、とにかく1カ所に集めましょう。集めるだけでもかなりの量になりますが、今まで溜めてきた書類を整理する絶好のチャンスです。
重要書類から小さなメモまで、すべての書類を出しましょう。いろいろな発見があったり、失くしていたものが見つかったりなど、1カ所に集めるとだけでも少しすっきりとしてきます。
完全に不要な書類を捨てる
集めた書類や紙の中から、期限の切れたチラシやDM、そのほかのメモなど、本当に必要のない書類はすべて捨てましょう。捨てることが片付けの第一歩になるので、思い切って捨てることが大切です。
家の中のすべての書類を集めてみると、とても多くて驚くかもしれませんが、この捨てる作業により、量は3分の1ほどになってきます。根気のいる作業ですが、とてもすっきりします。ただし、書類にはたくさんの個人情報が載っているので、破棄するときには十分注意しましょう。
保管が必要な重要なものを集める
大切に保管しなければならない重要な書類などは、1カ所に集めて保管するとよいでしょう。長期にわたって保管しなければならない契約書や証書、保険証券などは、大切に保管しつつも、どこにしまったのか忘れないようにしたいものです。
そのためにも、大事な書類を保管する場所を決めて、1カ所にまとめて保管して、必要なときにさっと取り出せるようにしておきたいです。これらの重要だと思う書類は、家族で確認し合いながら、皆でしっかりと管理するようにしましょう。
整理しにくいものはルール作り
整理が難しい書類や紙などは、しっかりとルールを作り、保管しやすいように保存法を工夫してみましょう。書類の保存期間で区別するなど、自分で管理しやすいルールを作るとよいでしょう。
整理した本人しか収納場所がわからないとなると、大変不便です。そこで、ルールを作ることで、家族みんなで共有できる情報になります。
家庭でのさまざまな書類分類方法
ここからは、ルールを決めて分類した書類を、どのように収納していくのか、書類の収納に適した収納グッズをいくつか紹介していきたいと思います。
クリアファイルの活用
クリアファイルのように透明なものに収納すれば、一目瞭然で何の書類かを判断できます。チラシや期日のある書類などは、期間が来たら破棄するなど、一番簡単な収納方法でしょう。
クリアファイルもブック式になっていたり、複数の書類が入れられるようになっていたりと、さまざまなものが売られています。100円未満のものからあり、安くて簡単に収納できる優れものです。バラバラになっている書類は、一度クリアファイルに入れ、それからボックス式の収納を利用することで、一段とわかりやすくなります。
じゃばら式のファイルで収納
取り扱い説明書など、少し長い間保管するものなどは、じゃばら式のファイルを利用すると便利です。じゃばらファイルにラベリングすることで、誰でもわかりやすく、かつ出し入れが簡単にできるとっても便利なアイテムです。
じゃばら式ファイルは、たくさんの書類がどこに入っているのか、開くだけでわかりやすい形状になっています。持ち運びも簡単にでき、いろいろな種類がある書類や取り扱い説明書などを、保管するのに最適です。
バインダーで分類
ファイルにリングのみ付いているバインダーは、何といっても自由に増やせることが最大のメリット。出し入れがとても簡単で、たくさん収納ができます。インデックスを使うとよりわかりやすく、さまざまな書類を収納できるでしょう。穴をあけて閉じるタイプや、そのまま閉じられるものなど種類も豊富なので、用途によって使い分けるとよいでしょう。
料理をする方はレシピを綴ったり、勉強している方は、ルーズリーフを使用してノート代わりに使ったり、パンフレットを綴ったり、用途は人それぞれに考えられる大変便利なものです。
できる人のデスクの書類整理
仕事のできる人のデスクは、どのようになっているでしょうか。あまり書類に埋もれてぐちゃぐちゃなデスクを使っている人は、少ないと思います。理想のデスクは、今やっている仕事に必要なものだけがデスクにあり、集中して作業できる状態だと思います。では、どのようにしたらよいのか見ていきましょう。
破棄するものをピックアップ
デスクにいらない書類があると、仕事もはかどらなくなってしまうものです。たくさん散らかっている書類を整理する際には、一度自分で思いつく、破棄してもよいものをピックアップしてみましょう。そして、必要のないもののメモを作り、そこから書類整理をスタートしてみることもよい方法です。
たとえば、付箋で一つずつ書類の名前を書きだしてみましょう。付箋に書き出したら、カテゴリーごとにわけていくと、破棄するものがわかりやすくなります。
書類はルール別に分類
仕事で使う書類は、自分でルールを決めて保管するとよいでしょう。締め切りのあるものは、締め切り別に日付順で保管したり、それぞれの仕事を進行別に保管したりと、ルールは人それぞれに作れます。ルールを決めて保管するだけで、書類を探す手間も減るため、仕事の効率も上がってくるでしょう。
書類整理で分類したあとに大切なことは、必ず見出しや、ラベリング、インデックスを付けることです。付けることで探しやすさと、わかりやすさは格段に上がります。今は、デザインの豊富なマスキングテープや仕切りなど、いろいろな種類のものがあるので、うまく使い分けられるとよりわかりやすいです。
収納場所を決める
収納場所を決めなければ、せっかく書類を分類してもむだになってしまいます。重要な書類や、長く保管しておく書類は引き出しにしまい、毎日チェックする書類などは、書類棚など見えるところに保管するようにしましょう。
個人情報が書かれたものや機密書類は、デスクの上に出しっぱなしでは、問題の起こる原因となってしまいます。よって、しっかりと保管場所をつくりましょう。所定の位置を決めることは、仕事の効率を上げるためにとても大事なことです。
家庭では、居間に収納したほうがよいもの、キッチンに収納したほうがよいものなど、それぞれの書類に合った収納場所を考えましょう。使いたいときに使いやすい場所になければ、いくらきれいに片付けても、むだになってしまうこともあるので、よく考えて収納するようにしましょう。
整理が苦手な人のための書類整理
収納方法や収納グッズも、さまざまな便利なものがありますが、中には本当に整理が苦手な方もいると思います。そんな方のために、少しでも片付く方法をいくつか学んでいきます。
玄関にゴミ箱を置く
どうしても部屋に書類やチラシが散らかってしまうという方は、そもそも部屋に持ち込まないということも一つの手です。ポストに入っているものは、すべて家の中へ持ちこんでしまうものです。そこで、玄関にゴミ箱を置き、DMやチラシなどを確認して、不要になったものをすぐに捨てられるようにしてみましょう。
玄関で捨ててしまえば、自然と部屋に持ち込まなくてすみますね。玄関にゴミ箱は、あまり置く習慣がないかもしれませんが、まずばインテリアの一つとしてトライしてみましょう。
細かく分類しない
書類を分類するといっても、あまり細かく分類してしまうと面倒くさくなり、収納するという習慣がなくなってしまうことも事実です。整理整頓が苦手な方は、長期保存するもの、短期保存するものと2種類程度に分け、整理していくようにしましょう。
契約書や保険証書などの重要書類、取り扱い説明書などは長期保存するもの、チラシやメモ、期限のある書類は短期保存というように、分けてみるとよいでしょう。たった2種類ですが、探すときには以前よりも探しやすいはずです。
整理は一度にしない
書類を一度に整理しようとすると、根気も体力もいるものなので、少しずつ整理していくようにしましょう。今日は学校関係の書類を整理し、明日は重要書類など、種類や場所別に整理してみましょう。場所別に整理すると、その場所にあったファイルや収納グッズを購入し、きれいにできるということも一つのメリットです。
期限のある書類や学校のプリント、DMやチラシなどは、次々と溜まっていってしまうものなので、最初に片付けてしまうとよいです。片付けているときに書類が溜まっていってしまうと、やる気もなくなってしまうので、順番を決めて整理するようにしましょう。
悩むくらいなら捨てない
整理していく中で必ず出てくる、「捨てるか捨てないか」で悩むこと。結論からいうと、悩んだものは捨てないでとっておきましょう。片付けの最中に悩むことは、時間のむだになってしまいます。
悩むものは悩むものでまとめ、後日じっくりと整理してもよいです。しっかりと臨機応変に書類を分けられるようになることは、とても大切です。
究極は一箱収納
整理整頓か苦手な人は、最終手段として、全書類を一箱にまとめてしまうというやり方があります。この箱にすべての書類を入れると決め、スペースを確保してしまうのです。必要な書類を探すのに時間がかかりますが、書類はその箱にしか入れていないため、なくすこともない「究極の方法」といえるでしょう。
まとめる箱は、段ボールでも、衣装ケースでも何でもよいです。片付けが苦手な方は、試してみるとよいでしょう。
書類整理で得られるメリット
書類整理は、ただ片付けることだけではありません。書類が片付くことでのメリットはたくさんあり、メリットを知れば、書類整理も苦ではなくなるはずです。なぜ書類整理するのかを理解していきましょう。理解して書類整理をすれば、格段にきれいに収納できるでしょう。
仕事の効率アップ
書類が整理整頓できているということは、デスクの上はいつもきれいな状態になります。作業スペースも増え、仕事の効率が上がることは間違いなしです。ルールや場所を決めた収納は、急な電話や来客、その他急ぎのときも、あせることなく書類の位置が一目瞭然でわかります。また、時間も有効に使え、格段に仕事の効率が上がるでしょう。
ビジネスマンは仕事で書類を探すのに、年間150時間以上もの時間を費やしているといわれています。この150時間もの時間を仕事に活かせたら、どれだけの仕事ができるでしょうか。書類整理には時間がかかっても、それだけやる価値はあるということです。
気持ちがすっきり
家に帰って家の中がきれいに片付いている、職場に行ってきれいなデスクに座る、さらに旅行や出張に行って宿泊先のホテルがきれい…どれもとっても気持ちがいいと感じませんか？
整理整頓という作業で、不要な書類を思い切って捨てることにより、気持ちもすっきりしてきます。きれいなデスクで、すっきりした気持ちで仕事に取り組めば、いつも以上の結果が出たり、上司からの評価も上がるかもしれません。家庭では家事がはかどり、笑顔が増えること間違いなしです。
部屋がおしゃれになる
整理整頓する際に、ファイルを同じもので揃えて統一感を出したり、部屋に合わせた色彩で、収納グッズを選ぶことも楽しいです。今は100円均一のお店などでも、本当におしゃれなものなど、種類も豊富に売られています。自分の好きなファイルや収納グッズを使い、楽しみながら整理整頓できるとよいですね。
DIYで自分で収納するものをつくってみてもよいでしょう。部屋のイメージに合わせて、自分の好きなデザインで収納できれば、片付けが楽しくなります。今の部屋が、確実にワンランクアップしますね。
探す時間が減る
整理整頓をすることで、自分が使う書類をパッと探せることはもちろん、家族で同じ書類を共有することが多い家庭でも、探す時間が短縮できます。
たとえば、取り扱い説明書などは、じゃばら式のファイルでインデックスをつけ、きれいに保管しておくと、家族で共有するのにとても便利です。整理整頓は自分のためたけでなく、家族にも役立つ大事なことです。
片付ける習慣がつく
一度きちんと整理整頓しておけば、自然と片付ける習慣が生活の一部として身につくはずです。書類やチラシそれぞれに置く場所を作ることで、自然と片付けられるようになります。
一度手にした書類は、どこにしまうべきかを自分で分類しておけば、すぐに判断でき、そのままにしてしまうということもなくなるはずです。散らかった書類で悩むことのない、快適な生活を目指しましょう。
掃除がしやすくなる
書類整理をして、きれいなデスクや部屋になれば、今まで散らかっていて掃除できなかったところも、掃除が行き届くようになります。散らかったままだと、掃除もままならずに負の連鎖ともいえます。
片付けの習慣がつけば、以後は散らかる心配もなく、掃除もしやすくなるため、埃とは無縁の生活をしていけるでしょう。
書類整理後の注意ポイント
書類整理が終わっても、気を付けなければならないポイントがあります。書類整理をしただけでは、今後の片付けにつながりません。せっかく片付いた書類を、再び散らかさないためにも、いくつかポイントがあります。きちんと理解し、きれいな状態をキープできるように、しっかりとポイントをおさえましょう。
書類は積み重ねない
持ち帰った書類は、絶対に積み重ねないようにすることが鉄則です。それぞれの書類に置き場所ができたので、すぐに収納できることが理想ですが、忙しくてなかなかできないことも多いでしょう。そんなときは、一時保管場所をつくるとよいでしょう。
しかし、一時保管でも積み重ねたりせずに、ファイルに入れて縦置きで保管しましょう。積み重ねてしまうと忘れてしまう書類も出てきて、前に逆戻りしてしまいます。
職場のデスクでも、書類の保管は寝かせるなどして、重ねないように注意しなければなりません。書類は一番大きな引出しに、クリアファイルやボックス、仕切りなど、いろいろなファイルを利用して、必ず立てて収納するようにしましょう。仕事で忘れてしまう書類が出てしまうと、重大なミスにつながりかねないため、注意しましょう。
1カ月ごとに見直す
書類はこまめに見直すことが大切です。長くても１カ月ごとに見ていきましょう。光熱費や学校のプリント、多くの書類が一カ月で区切られています。一カ月はとてもよいタイミングだと思います。
一時保管した書類は、すぐにいっぱいになってしまいます。したがって、こまめに見直し、要らないものはすぐに破棄して、そのほかの書類はしまうべき場所へ保管していくようにしましょう。ここの見直しを放置してしまうと、片付けることが面倒くさくなってしまいます。
とにかく溜め込まない
書類の整理整頓の基本は、とにかく溜め込まないこと。持ち帰った書類は、その日のうちに所定の場所へ片付ける、または一時保管した書類は頻繁に手に取ること、手に取ったらすぐに分類することが大切です。そして、パッと捨てることもとても大事です。一時保管場所が、常に空になるように心がけていくとよいでしょう。
そして、カバンの中も大事です。カバンの中は見落としがちで、書類が丸まって、カバンの底に放置されていては大変です。職場での営業カバンなども同じです。カバンの中もデスクの引出しと同じように、しっかりと収納できるように、クリアファイルを使用するなどして工夫してみましょう。ここでも、縦にしまうことがポイントです。カバンも中身の収納場所を決め、常にきれいにしておきましょう。
書類整理で効率アップしよう
書類整理によるメリットはたくさんあります。書類が探しやすく、見やすくなるだけでなく、仕事の効率も上がります。そして自分のためたけでなく家族のためにもなります。
さらに、書類整理することで、家事や仕事が楽しくなり、普段の生活に余裕がうまれます。決して難しいことではありません。少しでも時間を作って整理整頓をすることが、人生の効率アップの第一歩になることは間違いありません。
1日5分でもよいので寝る前に行うなど、習慣づけるとよいですが、最初は自分のペースで少しず始めてみましょう。
