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マルチタスクを上手く取り入れる方法【組み合わせのコツも紹介】

ひとつのことだけに集中して仕事がしたいけれど、やらなければならないことは多いし、時間が足りないと感じている人は多く存在しています。同時に複数のことを行うマルチタスクを上手く生活に取り入れ、作業効率をあげる方法を紹介します。

マルチタスクも上手く取り入れると効果的

なかなか時間が作れずやりたいことができないという人や、仕事が早く終わらない人など、事情や理由は様々ですが、上手く作業が回せない人が多く存在しています。

そこで、マルチタスクという方法をおすすめします。マルチタスクを上手く取り入れることは、複数の仕事をこなすのに効果的で、日常生活にも取り入れやすいものです。

マルチタスクの意味

マルチタスク(Multitask)という言葉はよく聞きますが、もともとはコンピューター用語として誕生しました。同時に複数の仕事をするという意味で使われ、マルチタスキング(Multitasking)とも言います。音楽を聴きながら家事をする行動は、マルチタスクにあたります。

対義関係にあたる言葉で、複数の仕事を順番にひとつずつ終わらせていく、シングルタスクと呼ばれるものがあります。音楽を聴いてから家事をするように、ひとつひとつの作業を完了させていくことを言います。

【参照リンク:https://swingroot.com/multi-tasking/

マルチタスクの組み合わせの種類

同時に複数の事を行うマルチタスクですが、実際に同時にできる内容は限られてきます。では、どのようなことを同時に行うことができるのか、組み合わせの種類を紹介します。

頭を使う仕事と身体を使う仕事の組み合わせ

日常生活で比較的実行しやすく、実はやっているという人も多いマルチタスクです。仕事以外にも家事やプライベートの時間まで多岐にわたり、取り入れやすい組み合わせ。具体的な内容として、音楽を聴きながら散歩をしたり、テレビを見ながらスクワットしたりすることなどがあげられます。

頭を使う仕事と頭を使う仕事の組み合わせ

仕事に取り入れると効率的な組み合わせですね。仕事Aの上司の承認待ちの時間で、仕事Bの進行状況の確認を行うなど、効率的に行動することが可能です。いくつもの仕事を抱えている人の中には、自然に行っている行動のひとつでもあります。

メディアとメディアの組み合わせ

注意が必要な組み合わせのマルチタスク。具体的には、テレビを見ながらスマホの操作をしたりすることです。この2つの行動を同時に行うと、脳のタスクの切り替えが頻繁に起こります。ストレスホルモンの分泌に繋がり、脳細胞に悪影響だとされています。

言語を使う行動と言語を使う行動の組み合わせ

言語を使う行動同士の組み合わせも注意が必要なマルチタスクです。仕事をしながら歌詞のある音楽を聴いたり、テレビを見ながら読書をしたりすることがあげられます。どちらにも集中できないだけでなく、ストレスが溜まる原因になります。

マルチタスクを仕事に上手く取り入れるためのポイント

メリットもデメリットもあるマルチタスクですが、上手く取り入れることで仕事の効率をあげることに繋がります。どのようにして取り入れたらいいのか、ポイントを見てみましょう。

1つのタスクの時間を90分以下にする

人間の集中力の限界は90分と言われています。そのため、1つのタスクに掛かる時間が90分以上掛かりそうな場合、30分から90分以内を目安に更にタスクを分けるようにします。作業内容によっては、どれくらいの時間がかかるのか予測できないものもあります。

時間はひとつの目安なので、きっちり90分ではなく、時間以内に終わらせられるようなタスク管理をしてみましょう。タイマーなども有効活用してみてください。

苦手なものと得意なものを組み合わせる

得手不得手なものは、多かれ少なかれ存在します。苦手なものを続けるよりも、得意なものや楽しんでできるものを間に挟んだ方が仕事は捗ります。他にも簡単な作業は気分転換になります。

ですが、楽しいからといって苦手なものを後回しにしてしまっては意味がありません。簡単な作業や得意なものが、苦手なものの気分転換になるように取り入れることが大切です。

自分の好きな順番でタスクをこなす

タスクを行う順番は自由なので、自分がやりたい順番でタスクをこなしてください。ただし、最終的にはすべて終わらせなければいけないということを念願におくことを忘れてはなりません。また、締め切りがあるものに関しても注意が必要です。

休憩時間をしっかり確保する

どんなに上手くタスクを組み合わせても、単純作業だとしても作業していることは変わりません。そのため、脳には疲労が蓄積されていきます。

タスクとタスクの間に、適切なタイミングで休憩を取り入れ、脳を休ませてあげることが必要です。

重要なタスクにはマルチタスクを取り入れない

マルチタスクは組み合わせによって、ひとつの作業時間で2つのことをこなせます。ですが、電話や会議など、相手がいるような作業での聞き逃しを避けたり、相手に嫌な印象を与えないためにも、重要なタスクにはマルチタスクは取り入れないようにしましょう。

タスクを組み合わせるのは2つまでにする

マルチタスクの取り入れは便利ですが、実際に脳が一度に処理できるタスクは1つだけです。マルチタスクは、脳のタスクスイッチの切り替えを行うことで成立します。

電話をしながら料理をして、テレビを見るなど3つの組み合わせをやろうと思えばできますが、どんなに慣れている作業でも、脳には処理できる限界があります。タスクの組み合わせは、2つまでに抑えるようにしましょう。

マルチタスクを取り入れるメリット

仕事やプライベートなど様々なシーンで取り入れることができるマルチタスク。推奨するメリットを説明します。

脳細胞を活性化させることができる

頭を使う作業と体を使う作業の組み合わせによって、脳細胞を活性化させることができます。認知症治療にも取り入れられており、認知力に良いとされています。

他にも外国語学習に取り入れられており、テキストを見ながら声に出して読むことで記憶力にも良い影響があると言われています。

作業時間の短縮に繋がる

頭を使う作業と身体を使う作業の組み合わせの場合、2つの仕事を同時に行うことで同時に終わらせることができます。

また、頭を使う作業と頭を使う作業の組み合わせの場合、上司の承認待ちなどの時間を他の仕事に割り当てることで、有効に使うことができ時間短縮に繋がります。

苦手な仕事でもこなしやすくなる

得意な仕事と嫌いな仕事を交互に行うことで、苦手な仕事への抵抗感も減り最後まで作業しやすくなります。どうしても苦手作業が多い人は、好きな音楽を取り入れていましょう。

好きな音楽を聴きながらでしたら、苦手な仕事でも楽しく進められ効率があがります。

満足度が高くなる

細かなタスク単位で仕事をこなしていくことで、その度に達成感が得られます。細かくタスクを完了していくので、苦手なものやできるか不安な仕事も簡単にできたりします。

結果、最終的に全ての仕事を終えた時の満足度が高くなります。

マルチタスクのデメリット

マルチタスクは万能ではなく、マルチタスクを控えたほうがいい場合もあります。デメリットを知ってから、マルチタスクの取り入れ方を考えてみましょう。

集中力の低下に繋がりやすい

マルチタスクは組み合わせが重要です。組み合わせ次第ですが、かえって気が散ってしまったり場合によってはタスクの邪魔になってしまうこともあります。

他にもタスクの切り替えが上手くいかないと、あれもこれもと焦ってしまい、1つの作業に集中できなくなって作業効率の低下にも繋がります。

IQの低下に繋がる

ロンドンの大学の研究チームが示している説で、徹夜した時と同じくらいIQが低下するとされています。そのため、作業効率が低下し、それぞれのタスクに集中できないとされています。

ストレスが溜まりやすい

マルチタスクは脳がタスクスイッチを切り替えを行うことで、同時に複数の作業をこなせるのです。シングルタスクのように1つのことに集中して行うわけではないので、必要以上に脳に負荷がかかりストレスに繋がっていきます。

マルチタスクを上手く取り入れるためにおすすめの本

上手く活用すればマルチタスクのメリットは仕事の効率をあげてくれます。マルチタスクを上手く取り入れるために、具体的にわかりやすくマルチタスクを扱っている書籍を紹介します。

一気に10の仕事をこなす!マルチタスク・ワーキングのすすめ

マルチタスクの手法を具体的に挙げています。マルチタスクの練習法も載っています。この本を読んでトレーニングすれば、マルチタスクをマスターすることができます。

すべての仕事は10分で終わる?マルチタスクでも仕事がたまらない究極の方法?

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マルチタスクを上手く取り入れて仕事を上手にこなそう

マルチタスクを取り入れることで仕事の効率をあげることができ、気持ちと時間に余裕が生まれやすくなります。メリットとデメリットを踏まえた上で、タスクを上手く組み合わせ、仕事もプライベートも効率よくこなしていきましょう。

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