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秘書検定の難易度はどのくらい?検定内容を知り試験対策を立てよう

企業の役員や、弁護士、政治家などVIPクラスの人と接する機会の多い秘書は、女性にとって憧れの仕事のひとつです。もしも秘書を目指すのならば、秘書検定は受けておきたい資格です。内容や難易度を知り、しっかりと試験対策を立てましょう。

秘書検定の難易度はどれくらいなのか

多忙な上司をしっかりと支えるのが、秘書の仕事です。そのために書類の整理や管理、スケジュール調整、来客時の接客などを身につけるだけではなく、優秀な上司のレベルに合わせて高めていかなければなりません。

もしも秘書を目指したり、秘書としてのスキルを高めたりしたいのならば、秘書検定を受けてみましょう。勉強する過程で得た知識は、どの企業に行っても役に立ちます。この記事では、秘書検定の内容や難易度を紹介します。

そもそも秘書検定とは

「秘書を目指す人が秘書検定を受けるの?」と、漠然と考えている人も多いのではないでしょうか。秘書検定は、秘書を目指す人以外にも役に立つ資格です。ここでは秘書検定の詳細をみていきます。

秘書の技能を認定するもの

秘書になりたいと思っても、新卒で秘書に採用されることはありません。なぜなら秘書は書類整理やスケジュールの管理、VIPの来客対応などをこなさなければならないので、それらの高いスキルやコミュニケーション能力が必要となるからです。

秘書検定は秘書としての技能を認定する検定です。秘書になるために、秘書検定は必須ではありません。しかし取得しておくことで、秘書として十分な働きができることをアピールできます。

秘書のポジションに最初につくのが難しいのですが、その第一歩にきっと役立ちます。

また秘書以外の職種を目指す際にも、資格欄に秘書検定合格を記載することで、社会人としての基本的な知識を持っていると企業に伝えることができ、転職や就職する際に有利です。

3級から受けられる

受験制限は特になく、1級、準1級、2級、3級を受けることができます。各級で併願もでき、1級と準1級については、筆記試験に合格していると直近2回の筆記はパスして二次の面接を受けることができます。

とはいうものの、2級と3級は筆記試験のみで内容の9割がマークシートですが、それ以上の級になると記述問題対策や面接試験の割合が大幅に増え、対策が必要となってきます。秘書検定を初めて受けるのなら、3級から始めていくとよいです。

検定の開催時期と内容

秘書検定の開催時期と内容が、どのようなものかを知っておくのは重要です。下記にまとめているので参考にしてください。

  • 3級: 2、6、11月の年3回。 筆記試験のみ(マークシート9割、記述1割)
  • 2級: 2、6、11月の年3回。 筆記試験のみ(マークシート9割、記述1割)
  • 準1級: 6、11月の年に2回。 筆記試験(マークシート5割、記述5割)+筆記合格者のみ面接試験
  • 1級: 6、11月の年に2回。 筆記試験(すべて記述)+筆記合格者のみ面接試験

また合格ラインですが、全級において筆記は60%以上正解していれば合格です。

試験内容は、秘書として必須ともいえる文書作成や、接客マナーなどの一般常識が問われます。すでに事務系の仕事に携わっている場合には、下位の級ならば比較的容易に感じられるかもしれません。

学生でも2級までなら、本屋のテキストを使用して独学でも合格できる割合は高いようです。

秘書検定の級別難易度

事務経験あったり、すでに秘書として経験を積んでいる場合には、いったい何級から受ければ良いのか迷ってしまうかもしれません。ここではそれぞれの級の難易度について詳細を見ていきます。

3級の難易度

学生がこれから社会に出るために、資格を取っておきたい。もしくは別の職種についていて、秘書に転職をしたい。このように秘書としての経験はないけれど、秘書検定で合格して社会人マナーをしっかり持っていることをアピールしたい人に向いているのが、秘書検定3級です。

秘書検定において、3級は入門の級です。秘書としての初歩的な業務を遂行できる能力や、基本的な職場常識が求められます。出題内容は秘書の資質、職務知識、一般知識、マナー・接遇、技能。これらは3級以上の級で問われるものと、大きく変わりません。

2018年の合格率は58%。上司のサポートをうまくできる心使いや対応について、出題されました。社会人としての経験があると楽に取り組め、独学での学習も可能です。

2級の難易度

3級と同じく、マークシート方式の筆記が9割です。3級よりも少し複雑な条件設定の中で、上司がスムーズに仕事をこなすためにどうサポートできるのかが問われます。

求められるのは基本的な職場常識や、書類整理などの技能だけではありません。上司の身の回りの世話や、仕事上の適切な優先順位まで考えなければならないのが、2級のレベルだといえます。

2018年の合格率は55.4%でした。就活の際は大きなアピールポイントになるため、大学生の受験が多くなっています。敬語や接遇用語を使いこなせるか、社内外の文書作成が可能か、グラフ作成などの基本的な資料作成ができるかなど、秘書の仕事の基本ができていれば合格できます。

2級も3級同様、基本的には頭に詰め込む形で対応可能な知識が問われます。そのため、過去問に取り組むといった独学学習での合格が可能です。

準1級の難易度

2級、3級までは学生の独学でも合格可能かもしれませんが、準1級は難易度が上がるため社会人の受験者が多くなります。準1級を取得することで、秘書としてエキスパートであるという照明をすることができます。

試験内容はそれまでと異なり、1次試験の筆記、そして筆記合格者のみ受けられる2次試験の面接で構成されています。そのため過去問を解くといった知識系の勉強だけではなく、通信教育や企業が行っている講座などで面接対策をする必要がでてきます。

2018年の合格率は40.5%でした。知識だけではなく、仕事上での判断力や対応力が求められます。また面接試験では、人柄の表現力もみられるようです。面接は3人一組で約10分行われ、「あいさつ」、「報告」、「状況対応」を実践します。

1級の難易度

1級の難易度は、秘書検定の中で最高難易度です。秘書のエキスパート中のエキスパートといえるでしょう。求められるのは上司が携わっている仕事を理解した上で秘書がすべきことを判断すること。上司の指示により動くだけではなく、先を読んでサポートしていく秘書としての高い能力が求められます。

2018年の合格率は23.0%でした。面接試験は2人一組約11分のロールプレイング。上司への「報告」と来客への「応対」を実践します。人柄の表現力も問われるので、面接対策はしておかなければならないでしょう。

また面接に合格しても、すぐに1級だと認定されるわけではありません。合格してから1年以内に、次の資格を取得する必要があります。

  • 英検2級以上、TOIEC470点以上
  • 和文タイプ3級以上
  • 英文タイプCクラス以上
  • 和文速記3級以上
  • 英文速記60ワード以上
  • ペン字3級以上
  • 珠算3級以上
  • ワープロ3級以上

上記の資格を1年以内に取得できない場合は、たとえ面接に合格していても1級は得られず、準1級となります。

秘書検定に合格する為の勉強方法

秘書検定で合格するためには、試験対策を行っておく必要があります。どのような勉強方法があるのかみていきましょう。勉強するコツをつかむだけでも、大幅に合格までの時間短縮をすることができます。

筆記試験対策をする

1級から3級まで、すべての級に筆記試験があります。過去問やテキストを解くことで、知識系の問題は対応できるでしょう。特に3級と2級は、実務経験がない学生でも合格可能です。

テキストでしっかり学習

筆記試験では、大きく分けて「理論」分野と「技能」分野の出題があります。出題範囲は1級から3級まで変わりません。しかし、級が上がるごとにより専門性が求められます。

<理論分野>

  • 秘書として必要とされる資質
  • 職務知識
  • 一般知識

<技能分野>

  • マナー・接遇

例えば理論分野の一般常識の場合、3級ならビジネスマナーなどの一般常識や一般会計、財務などが問われます。しかしこれが1級になると、企業のしくみ、経営学、人事や労務管理、マーケティングや生産管理などが出題されます。

秘書検定の入門である3級、2級は、テキストによってしっかりと知識を頭に入れておけば誰でも合格することが可能です。しかしそれ以上の級では、面接試験もあるのでテキストにプラスアルファの対策が必要です。

とはいっても、まずは筆記試験で合格しなければなりません。受験する級の内容を、しっかりとテキストや参考書で学習しておきましょう。

過去問や模擬試験問題を解く

テキストで知識をつけたら、過去問や模擬試験問題を解いてみましょう。わからない部分はテキストで復習をして、過去問は間違いなく解けるようにしておいてください。

また、過去問を通勤や通学などの隙間時間を使って解きたい場合、とても良い手段があります。それは秘書検定試験対策のアプリです。中には過去問の無料アプリがあるので、利用してみるのもよいでしょう。

無料サイトの中には、300問という大量の過去問や予想問題を含むものや、正解率をリアルタイムで見ることができるものなどもあります。自分に適したサイトを探すことで、効率的に勉強を進めることができます。

面接試験対策をする

準1級以上になると、筆記試験合格者のみ面接試験が行われます。ロールプレイングなどが行われるので、対策が必要です。ここでは面接試験対策の方法を見ていきます。

通信講座を受講する

面接試験まで進む可能性があるのならば、面接対策講座を開設している通信講座で、面接対策講座を受講するとよいでしょう。独学が苦手な人や、準1級や1級を受ける人は、合格への近道となることが期待できます。

通信講座の場合の面接対策は、DVDで模擬面接の事例を確認したり、面接のコツを学んだりすることです。メリットは家にいながら学習できること。逆にデメリットは、面接練習を第三者の視点から見て評価を受けられない点です。

専門機関で面接講座を受ける

面接試験合格のための講座を開いている企業や、面接の練習をしている専門学校等の講座を利用するのもよいです。

ロールプレイングや挨拶など、実践的な試験対策を行うところが多いようです。できていると自分で判断していても第三者の視点からはそうでなかったりするので、しっかりと指摘してもらうのはとても良い経験となるでしょう。

全国どこでもやっているわけではありません。そのため自分で通える場所を探さなければなりませんが、通信講座に取り組まない場合は面接対策として受講をしたほうがよいです。

秘書検定は級ごとに合った学習と対策をする

もしも秘書検定を受けようと思ったら、自分が秘書として働くならどのレベルからなのか判断し、受験する級を決めましょう。そして選択した級にあった勉強法をする必要があります。

特に学生でも合格しやすい3級・2級と、それ以上の級で難易度の開きが大きく注意が必要です。テキストに取り組むのはもちろんのこと、便利なアプリなどを使用して過去問に取り組んでみてください。万全の準備をしておけば、心安らかに試験当日を迎えることができます。

秘書検定が役立つのは、決して秘書に限ったものではありません。転職や就職の際の強みとしてぜひ活用しましょう。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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