仕事の悩み

仕事のミスが起きたときにできる対策と気持ちの切り替え方法を紹介

仕事をしている人ならば、多くの人が経験するであろう「ミス」。自分のミスだけでなく、後輩や先輩などのミスに遭遇することもあります。そんな時、果たしてどういう行動が望まれているのでしょうか。ミスが起きる理由と共に、その後の対策を考えましょう。

ミスは誰にでも起こりうる

「何度も確認作業をして、準備も段取りも完璧にできているから、自分がミスなんかするわけがない」と思っていても、ミスが起きてしまうのが現実です。

自分だけは大丈夫と思わずに、ミスは誰にでも起こりうることだと理解しておくことが大切です。そして、ミスをしてしまった場合はどう乗り越えるか、どんな行動を選択するかが重要になってきます。自分の仕事の場合に置き換えて考えてみましょう。

仕事でミスが多い理由

仕事ではいろいろなミスが起きます。同様にミスの原因は一つではありません。どんな理由でミスをすることが多いのか見ていきましょう。

憶測で判断してしまう

「たぶん」、「恐らく」というような言葉でなんとなく済ませてしまうことはないでしょうか。自分が経験してきた中で、今まではこうだったから今回も同じ流れだろうという考えが、無意識のうちに働いてしまうこともあります。

仕事での経験はとても大切なものですが、それを憶測の基にしてしまうのは良くありません。また、自分の不確かな記憶を、確認もせずに行動に移してしまうとミスが起きやすくなります。

記憶はとても不安定なものである場合が多いと言われていて、一部が他の記憶と混ざってしまうと、自分では確実だと思っていても実際は間違った行動になってしまうのです。

準備が足りない

ミスが起きる大きな要因の一つが、十分な準備がされていないということです。準備はすべての基本と言えます。準備を中途半端なままにしておくことで仕事自体に支障が出ることも多く、特に自分一人で準備している時は、何が足りていないかにも気付かず、準備が不十分になってしまってミスにつながることもあります。

集中力に欠けている 

仕事をしながら他のことを考えていたり、自分のプライベートの予定ばかりを気にしていたりなど、目の前の仕事に対して集中力が欠けているとミスが起きやすくなります。

また、連続勤務や長時間勤務など、仕事のしすぎで無意識のうちに集中力を失ってしまうこともあります。一人で多くの仕事を抱えている時は、すべてのことが同時進行になりがちで、集中力を維持するのはさらに大変です。

あやふやなままで仕事をしている

真剣に仕事をしているのであれば、分からないことを質問することは決して恥ずかしいことではありません。自分の思い込みで仕事をしてしまうと、必ずと言ってよいほどミスをしてしまいます。取り組んでいる仕事の目的をしっかりと理解するためにも、分からないことはその場で聞いてしまうことが一番です。

なかなかできないとはいえ、聞かないと後々大きなミスに繋がる可能性があるということだと思うのでここは言い切ったほうが良いです。

ミスを減らすための有効な対策

ミスを減らしたい時はどうしたらよいのでしょうか。いろいろな対策はありますが、自分に合った対策をとることが一番です。実際の仕事で有効的なミスを減らす対策を考えていきます。

確認作業に手を抜かない

確認作業は終わりがないと言うほど、どれだけしても完璧ということはありません。ちょっと気になるけど、一度確認しているから大丈夫というのはとても危険です。

確認作業をしている中で、少しでも不安なことが出てきたら、先輩や上司に確認したり、自分でも調べなおしたりするようにしましょう。

書類などのチェックは、目視だけではなく指差し確認や声に出して確認することも有効的な方法です。ダブルチェックを行うと、より正確さが増して安心です。面倒くさいと感じることもあるかもしれませんが、ミスが起きてから後悔しても遅いので、手を抜かずに確認作業をしっかりと行いましょう。

一通りの段取りをつける

仕事のほとんどは、どれだけ良い段取りが出来上がっているかで決まると言われています。スタートからゴールまでの道筋がしっかりとできていれば、途中で焦ってしまってミスをすることも少なくなります。

さらに、「万が一途中でハプニングが起き、予定とは違う方向に進んだ場合はこうしよう」という複数の段取りを用意しておくと安心です。

ミスを回避できるだけでなく、どんなことにでも対応できるという良い印象を持ってもらうことができ、相手からの信頼を得ることにつながります。

体調を整える

体調管理は、仕事のひとつと言っても良いほどの重要事項です。寝不足などの体調がベストな状態ではないまま仕事をすると、集中力に欠けてしまいどうしてもミスをしやすくなってしまいます。

自分の不摂生のために、周りに迷惑をかけるようなミスをしてしまっては良くありません。バランスのとれた食事をしっかりし上質な睡眠時間を十分確保することでミスを減らしていきましょう。

また、仕事が立て込んでいる時などは、どうしても生活が不規則になり体調を崩しやすくなってしまいます。頑張れば頑張ろうとするほど仕事をする時間が増えてしまうので、思うように休息も取れません。

そのような状態が続くと、疲れなどからミスも多くなってしまいます。ミスを減らすためにも、現状を報告し、仕事を割り振ってもらうことも必要です。

自分以外の人の仕事方法を学ぶ

仕事ができる人や先輩などの仕事方法を学ぶことも良い方法です。説明を聞くだけでなく、少し観察してみると、自分では気付かなかったような仕事方法が見つかることもあります。

自分のやり方に限界を感じている時は、なるべくミスをしないために、周囲の人たちがどのようなことに気を付けて仕事をしているかを知ることが有効的な対策になります。

ミスを怖がり過ぎない

ミスをしてしまったらどうしようと怖がっていると、逆にミスをしてしまうこともあります。そしてさらにミスが怖くなるという負の連鎖になってしまいます。

これでは本当は上手くいくはずの仕事も、そうはいかなくなってしまいますよね。仕事に慎重になることは悪いことではありませんが、自分の仕事に自信を持つことも大切です。

怖がるだけでなく、「どうしたらミスが起きないのか」と自らミスに立ち向かっていくぐらいの勇気も必要です。そうすることで少しずつミスが減っていき、仕事に対しても自分に対しても自信が持てるようになります。

仕事の責任を改めて考える

社会人としての自覚、仕事に対する責任を自覚することは、ミスを減らすことへの大きな一歩です。向き合っている仕事に対して、自分はどれだけの理解ができているだろうかと改めて考えることで、丁寧な仕事ができるようになります。

なんとなく仕事をするのではなく、任されていると自覚することで一歩先のことが見えてきます。何が足りないか、もっとこうしたほうが良いのではないかなどと考えることで、自然とミスも少なくなってきます。

ミスをしたときの謝罪のポイント

ミスをしたらまずは謝るというのは基本的なことですが、謝罪一つで相手との関係が変わってしまうことがあるのでとても重要な行動になります。良好な関係を崩さないためにも、しっかりとした謝罪が必要です。

率直に謝る 

まずは、気付いた時点で自分のミスを認めて素直に謝罪することが重要です。いろいろな経緯があってのミスであったとしても、仕事相手に言い訳と取られて、ミスをしたことによって与えた悪い印象がさらに悪化してしまうことがあります。

お客様とのトラブルの場合は、先方へ出向いての謝罪が一番です。しかし、どうしても無理な場合は電話で連絡を取り、信頼を失わないためにも時間を空けずに謝罪しましょう。後回しにしてしまうと、信頼関係が崩れてしまいかねないので、すぐに行動に移すことが大切です。

誠意のある謝罪をする

心のこもっていない謝罪は、必ず相手に見透かされてしまいます。迷惑をかけてしまった相手へ、本当に申し訳ないという気持ちをもって心の底から謝りましょう。

できれば、謝罪の後に現状を回復するための改善策や、同じようなミスを起こさないために今後どうしていくかを提示しましょう。ただの謝罪ではなく、すでに今後の対応も考えているという誠意が伝わり、新しい信頼を得ることができる場合もあります。

ミスをした時のとるべき行動

ミスをしてしまい悔やむ気持ちは誰しもありますが、それだけでは今後に何も生かされません。自分の行動次第で同じミスをしないようにすることができるので、しっかりと対策しましょう。

新しいミスを重ねない対策をとる 

ミスが重なると、周囲の人に迷惑をかけてしまい信頼も失われてしまいます。そうならないように新たなミスをしないための対策や行動が必要です。

失敗を正直に報告する

ミスを隠し続けることで、最初は小さなミスであったはずなのに大問題になってしまったり、新たなミスが発生してしまうこともあるのです。

そうならないためにも、上司や先輩にしっかりと報告して、自分だけで解決できない時は指示を仰ぎましょう。  

焦らないで対処する

ミスをしてしまった時は、「どうしよう!何とかしなければ!」という思いからついつい焦ってしまい、いつもはしないようなケアレスミスをしてしまうことがあるので注意が必要です。

深呼吸などをして頭をクリアにし、冷静に落ち着いて対処するようにしましょう。性格上どうしても焦ってしまう人は、同僚などに声をかけてもらえるようにしておくのも良いかもしれません。  

同じミスを繰り返さない対策をとる

同じようなミスをしてしまうのには必ず理由があります。自分に合った改善方法を探して実行に移してみましょう。

身の回りを整える

自分のデスクや鞄の中の状態は、仕事にも影響を及ぼすので見直しが必要です。資料や事務用品が散乱しているなど、デスク周りが散らかっていると仕事を効率的にできなくなり、同じようなミスを繰り返してしまうことにつながります。

身の回りを整理整頓してスッキリさせておけば、何がどこにあるのか一目瞭然です。仕事がしやすくなるので、ミスが減るだけでなく仕事の効率も良くなります。

メモの取り方を見直す

上司からの指示や、取引先からの連絡事項など、ミスを防ぐためにメモを残すことはとても有効な対策です。それでも同じミスを繰り返してしまう人は、自分のメモの取り方を見直してみましょう。

せっかくのメモも、書かれている内容が後になって分からなくなってしまっては意味がありません。書き方にルールを作り、分かりやすいメモを残すことが大切です。自分以外の人が見るメモという前提で書いてみると、必然的に見やすいメモが作れます。  

自分の失敗パターンを理解する

自分が同じようなミスをしてしまうときの共通点は何なのか、パターン分析してみるのも対策の一つです。むやみに行動に移すよりも、自分に合った対策であったほうが効率的なので、ミスにつながってしまった仕事の仕方や行動を分析してみましょう。

そこから、自分がとるべき対策が分かってきます。自分の行動は自分では気付かない場合もあるので、周囲の人に聞いてみるのも良いです。自分のミスから目をそらさずに理解しておくことで、今後のスキルアップに繋がります。

気持ちの切り替え方法

ミスをした後に必要なことの一つが「気持ちの切り替え」です。スムーズな気持ちの切り替えは、次の仕事に前向きに取り組むことにつながります。

ミスこそチャンスと考える

ミスをミスのまま終わらせないことは、自分の成長につながる大切な考え方です。起きてしまったことは仕方がありません。時間を戻すことはできないので、ミスをしたことは新しい成長につながるチャンスだと切り替えましょう。

「ミスをした原因を考えて行動することでスキルアップできる」という良い方向にもっていきます。それでもどうしても引きずってしまうときは、「この日までは落ち込んでも良い」と自分で決めて、思う存分落ち込むのも良いかもしれません。しっかり落ち込んだ後のほうが、スパッと立ち直れる場合もあります。

誰かに相談する 

一人で考え込んで余計に落ち込んでしまう場合、第三者に話を聞いてもらうだけで気持ちが楽になったり、誰かに相談することで解決できることがあります。

信頼のできる上司や先輩、同僚などに話すことで、自分一人だけでは思い付かなかったようなアドバイスや今までの経験談を聞くことができ、解決策を探すヒントが見つかるかもしれません。

話を聞いてもらったり、自分以外の話を聞くことでポジティブになり、次の仕事に思い切って取り組むことができます。客観的な意見は、今後仕事をしていく上での自分の財産にもなるので大切にしましょう。

プライベートでリフレッシュ

仕事だけで頭がいっぱいになってしまっては、ストレスが解消されずなかなか気持ちを切り替えることができません。そんな時は、自分の趣味に没頭したり、行ってみたいと思っていた場所に出掛けて気持ちをリフレッシュさせましょう。

食べたいものを食べ、読みたい本を読むといったようにして、自分のために時間を使ってください。そうしているうちに自然と前向きな気持ちになったり、良い打開策が見つかることもあります。

早めに就寝する 

考え込んで夜遅くまで起きていると、睡眠不足で次の日の仕事に支障をきたしてしまうなど何も良いことがありません。その日あった一日の出来事は、寝ている間に頭の中で整理されると言われています。

さらに、ぐっすり眠れば体力も精神力も回復でき、スッキリとした状態で仕事に取り組むことができます。無駄に遅い時間まで起きているのではなく、早めに寝て新たな気持ちで朝を迎えましょう。

もしチームの仲間がミスをして落ち込んでいたら

ミスをするのは自分とは限りません。もしチームの誰かがミスをしてしまったらどうしたらよいのでしょうか。声のかけ方やアドバイスの仕方を注意するだけでも、相手の心を軽くしてあげることもできます。丁寧な対応が必要です。

話をじっくり聞く 

ミスをしてしまった人に対しては、いきなりアドバイスをするのではなく、まずは話をしっかりと聞きましょう。パニックになってしまっている場合は、落ち着いた場所に移動するのも効果的です。

聞き手になることで、現状の相手の気持ちを引き出すことができます。中には話すだけでスッキリして糸口が見つかる人も少なくありません。

そうでない場合は、いったん相手の話を受け入れて、その後にアドバイスできることがあれば伝えるようにしましょう。もし逆の立場だったらどうだろうかと相手のことを考えてあげることで、自分のスタンスも見えてくるはずです。

一緒に原因や対策を考える

後輩や部下がミスをしてしまった場合は、一緒に考えていくことも一つの対応策です。なぜそうなってしまったのかとミスの原因を一緒に考えることで、起きたミスに対する理解がお互いに深まり、原因が明らかになります。

そして、決して命令するのではなく、対策を具体的に説明していくことで今後のとるべき行動を伝えましょう。そうすることが、これからの仕事のレベルアップにつながり、起きてしまったミスが良い経験にかわっていくこともあります。

ミスを共有して対応する 

ミスをした人を責めているだけでは、そこからは何も生まれません。ミスをした本人の精神状態も悪くなる上に、仕事の質は今後それ以上良くならなくなってしまいます。

そうならないためにも、どのような経緯でどんなミスが起こってしまったのかを周囲で共有することが必要です。ミスをした本人だけではなく、周囲の人たちへの教訓にもなります。

何事も「知っておく」ということはとても重要で、ミスをしてしまった時のフォロー体制も整えることができるので、みんなで協力してしっかりと対応していきましょう。

仕事のミスは適切な対処が大切

仕事をしていると、どんなにしっかりした人であってもミスをしてしまうことがあります。それはどうしようもないことで、重要なってくるのはその後の対策や行動です。

ケアレスミスから大きなミスまで、どんなミスであっても対処の仕方ひとつで状況は良くも悪くも大きく変わっていきます。もちろんミスの原因を考えて反省することもとても大切ですが、そこで立ち止まらずにしっかりと適切な行動をとりましょう。

自分のミスだけではなく、他の誰かのミスであったとしても、改善できるように一緒に取り組んでいくことで学べることもたくさんあるはずです。ミスをマイナスとだけ捉えているばかりではもったいないです。チャンスが来たと思って、前向きに考えていくことも大切です。


LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

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