• HOME
  • 働く
  • 仕事術
  • 仕事を効率化して楽しむコツを知りたい。すぐできるアイデアを公開
仕事術

仕事を効率化して楽しむコツを知りたい。すぐできるアイデアを公開

毎日毎日、いつも残業がつづいている…疲れてしまって翌日も効率が上がらない…そんな悪循環になってしまっていないでしょうか? 日々効率よく仕事をする上で、気軽に取り入れられるコツをピックアップしてみましたので、ぜひ取り入れてみましょう。

効率よく仕事をして余裕を持とう

平日の夜にジムに行ったり、飲みに行ったりしたいけれど、なかなか仕事が終わる目処が立たないから予定も入れにくい…そんな悩みはありませんか?効率よく働くことで余裕を持ち、より充実した生活を過ごせるようになるコツをピックアップしました。

効率よく仕事する人の特徴

  • 毎日毎日、いつも残業。疲れてしまって翌日も効率が上がらない…夜に予定を入れたいのに、仕事が終わるめどが立たない…そんな悩みを持つ女性は少なくありません。しかし、会社にいる時間が長いからと言って、必ずしもそれが生産性に繋がるわけではありません。同じ時間で、同じように仕事をしているように見えても、残業をあまりしない
  • 同じ時間内でより多くの仕事ができる
    という人がいます。そういった効率のよい働き方をしている人にはどのような特徴があるのでしょうか。

長期的な視点に立って物事が考えられるかどうか

効率よく働いている人は、目の前の事にとらわれず、長期的な視点で仕事を捉えています。個別の仕事の締切ではなく、全体の流れの中で必要な事を整理して取り組むことで、自分のペースやリズムを維持しているのです。

たとえば、新しく何かを頼まれたときに、慌てて今の仕事を中断して、頼まれたことを優先してしまうというのはとても効率が悪い進め方です。作業を中断して別の作業をやり、また元の作業に戻る、というのは中断や再開の手間があり、より多くの時間を必要とします。目の前の忙しさに追われて、効率を下げてしまわないために、より長いスパンで仕事の全体像を捉える事が大切です。

楽観的な考え方もできる

とはいえ、予定外の事があったり、急に頼み事をされると、真面目な性格な人ほど不安になってそれを優先したり、焦ったりしてしまいがちです。結果として、仕事を中途半端なままで中断したり、持ち越すことになってしまいます。「今やっているこの仕事はいつまでには終わる」「その後でも大丈夫」という自信をもってスケジュールを考えて行くことが、最終的な効率の良さには必要不可欠です。

悲観的な人は必要以上に思いつめて思考停止してしまいがちですが、リラックスして柔軟な考え方を持つように心がけましょう。

優先順位のつけ方がうまい

急なクレームや、電話や来客応対など、時にはどうしても急な依頼を優先しなければならない事もありますが、実際には「今すぐ」やらなければならない仕事というのは多くありません。優先順位を適切に判断して、続けて集中できる職場環境を作ることが必要です。

整理整頓している

「この作業には封筒、ノリ、ボールペンと切手が必要」…その時に必要なものはすぐ取り出せるでしょうか。

パソコンのデスクトップ上も、「この書類を作る時に使うものはすべてこのフォルダから参照できる」ように分類しておくことで、迷うことなく、スピードを上げることができます。また、使わないもの・関係ないものは思い切って片付けてしまうことも必要です。余計なものが目に入らないことで集中力も上げることができます。

マルチタスクを避ける

複数の仕事を同時に進めると、ミスが起こりやすく、時間がかかってしまいがちです。一つのタスクに集中し、着実に終わらせていきましょう。

また、「頭を使って思考すること」「手を使って作業すること」「人と話し合って決めること」などの種類を混ぜることも避けましょう。種類の違う仕事を混ぜてしまうと、余計な時間がかかりますし、作業中に手を止めて「これはどうするんだろう」と考えたり、人と話し合うことでミスも増えてしまいます。

職場での時間の使い方

完璧主義の人は、仕事を完璧にしようとするあまりにいつまでも仕事を終えられない傾向にあります。

高い目標を持つことは良いことですが、どんな仕事も、自分の手を離して他の人に渡さなければ成果とはなりません。求められている以上に時間をかけて完璧にしても、必ずしも喜ばれるわけではありません。仕事を完璧にこなすことにこだわらずに、合格ラインで妥協する事を考えましょう。

TVでも話題の飲む日焼け止め!サンタンブロックで日差しケア 美肌スペシャリスト、美容家:飯塚美香さん(キレイナビ主催)がプロデュースした飲むだけ簡単、便利なサプリが衝撃!
PR:キラ★リズム

効率よく仕事をする方法

これまでの内容で、「効率を良くする事」「悪くする事」の要因が見えてきたのではないでしょうか。

それでは、具体的に今日から始められる仕事術についてご紹介します。

ToDoリストを作成する

まずは「ToDoリスト」を作成してみましょう。簡単な箇条書きで十分です。今日一日でやらなければならないことを、紙でも、パソコン上のメモでも良いので書き出してみましょう。そうすることで、優先順位が見えてきます。また、一つの事が終わったら、項目を線を引いて消していくと、着実に仕事が終わっていることがわかり、達成感にも繋がります。

すぐ使える状態にする

仕事に取り掛かるまでに時間がかかると、モチベーションや集中力も低下してしまいます。デスクは常に整理して、よく使うものは取り出しやすいところにまとめるなど、仕事に取り掛かりやすい環境を保ちましょう。あまり使わないものは思い切って邪魔にならないよう、遠いところにしまってしまうことも必要です。パソコンでの文書の作成は、テンプレート(ひな形)を用意しておくことで作業を減らすこともできます。

達成したいイメージを具体的に持つ

漠然と仕事を進めていると、何をどこまでやったかが不明瞭になりがちです。一日では完結しない仕事だとしても、具体的なゴールを設定して「ここまでを終わらせる」という事を意識するようにしましょう。仕事が終わらないから残業をしなければならないと考えるよりも、仕事は○時まで、終わったら○○をする、と予定を入れてしまうほうが結果的に短時間で終わらせることができます。予想外のことがあったとしても、長期的に前向きなイメージを持つことで、必要以上に慌てず落ち着いて取り組むことができます。

似ている仕事はまとめて行う

同じ道具を使う仕事は、一つの時間にまとめてしまうと準備や片づけもスムーズです。todoリストを作成すると、まとめて行える仕事が明確になります。たとえば、種類の違う書類でも、印刷が必要なものは都度プリントするよりも、まとめてプリントしてしまうほうが時間の節約になります。判子を押す作業は、別の判子を使う仕事でもまとめて行えば、その度に朱肉を出したり、片付けたりの手間が省けます。todoリストからまとめて行える仕事を抜き出してみましょう。

先に苦手な作業を終わらせる

どんな人も、苦手な仕事をついつい後回しにしがちですが、早い時間にその時間を取ることで、誰にも邪魔されずにその仕事に没頭することができます。来客や電話の少ない時間帯は会社によっても変わってきますが、一般的に午前中や早い時間に作業を行うことで、より集中して取り組むことができるようになります。苦手なことや気が重いことは頭が疲れてしまう前にやってしまうようにしましょう。

人に任せる

仕事は自分の力だけでやらなければならないというものではありません。責任感の強い人は仕事を抱え込みがちですが、同僚や後輩がいる人は、人に頼ってみるということも大切です。相手を信頼し、お願いする事は自分の評価を下げることにはなりません。特に後輩には、説明したり、任せてみることも重要な仕事の一つであるといえます。無理な残業で自分で終わらせるのではなく、余裕のあるうちに予定を立てて人に依頼することも考えてみましょう。

効率よく仕事を済ませて夜に時間が持てるようにしよう

何時間働くかは人によって違いますが、一日は24時間なのは誰もが同じです。夜は趣味や休息を十分に楽しむ時間にできることが、長期的に仕事を続けていく事につながっていきます。仕事に追われるのではなく、ポジティブに仕事を楽しみ、コントロールすることができれば、生活にも気持ちにも余裕を持つ事ができます。todoリストを作ることから始めて、ダラダラ残業に悩まされない「効率の良い人」を目指しましょう。

この記事が気に入ったら
いいね ! しよう

Twitter で

LITORA編集部

自分らしい生き方を見つけたい。大好きなものに囲まれる生活をしたい。暮らしや仕事、オシャレも美容も恋愛も“自分らしく心地よく”を軸に自分のライフスタイルに合わ...

プロフィール

関連記事一覧

編集部おすすめ記事一覧

ピックアップ記事一覧